技术公司文件控制程序

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1.0 目的：

为使文件管制作业具有一致性，因而统一文件制作之结构、格式、纲目及文件编号原则，并说明文件管制作业之细节活动，以达成品质手册中所记叙之文件管制政策及目标，从而保证本公司品质管理系统之有效运作。 2.0 范围：

2.1 本程序适用于本公司各部编订二、三、四阶体系文件时，必须遵照编写之依据。 2.2 凡本公司有关品质系统的二、三、四阶文件编号均适用之。

2.3 本程序适用于本公司)所有与品质相关文件之发行、变更、修订、登录、作废等有

关作业。

3.0 定义： 3.1 文件制作:

3.1.1 目的：编写文件之目的陈述。 3.1.2 范围：界定文件之适用单位及人员。 3.1.3 定义：说明不常使用或易混淆之字义。 3.1.4 权责：叙述涉及文件之人员或单位之职责。

3.1.5 管理/ 程序/ 作业内容：叙述那些人员在何种时机或状况，以何种方式或流

程执行某件工作，并产生何种表单/ 记录。

3.1.6 附件：将文件内容提及之流程图/ 表单/ 记录，于6.0 附件列出所有附件名

称及表单名称。

3.1.7 相关文件：详细登录与此项作业相关之文件名称及其文件编号。 3.2 品质管理系统文件： 3.2.1 品质(一阶文件) 3.2.2 程序(二阶文件) 3.2.3 办法/ 规范(三阶文件)

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3.2.4 表单/ 记录(四阶文件) 3.3 技术资料列管文件：

如规格书、BOM、图面、承认书、作业指导书、操作说明、外来文件 .等皆属之,

请参照《技术文件管制办法》。

4.0 权责： 4.1 文件制作: 4.1.1品质单位：

负责ISO9001等相关品质管理系统之品质手册制订，经管理代表审核，呈总经理核准后，依5.3.3 权责划分表规定实施。 4.1.2 各权责单位：

负责二、三、四阶文件之制订，经单位主管审核、核准，依5.3.3 权责划分表

规定实施。

4.2 文件编号:

4.2.1 文件编号原则之制(修)订：品质管理系统文件由总公司品质单位负责文件编号原则之制(修)订。

4.2.2 文件编号原则之应用：公司内之各部门。 4.3 文件管制:

4.3.1 品质管理系统文件：

由相关单位权责人员负责文件之制(修)订、变更、申请及签核等作业文管人员负责文件之保管管制作业。 4.3.2 技术资料列管文件：

由研发、工程、品管等相关权责单位负责制(修)订、变更、发行及作废等作业。

5.0 程序内容： 5.1 文件制作:

5.1.1 文件格式及字体：

各类文件所使用之格式，全公司应统一，其资料包含如下： 5.1.1.1 公司名称。 5.1.1.2 文件名称。

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5.1.1.3 签署栏(制订、审核、核准)。 5.1.1.4 文件编号。 5.1.1.5 版本。 5.1.1.6 制定日期。 5.1.1.7 修订日期。 5.1.1.8 页次

5.1.1.9 新发行文件内容字体采用楷体_GB2312,12号或小四号字。 5.1.2 文件内容：

5.1.2.1 各类文件的内容结构：

◎ 手册(一阶文件)：

0 .公司简介 1.范围 2.引用标准 3.术语和定义 4.品质系统要求 5.管理职责 6.资源管理 7.产品实现 8.测量分析和改善。 ◎ 程序(二阶文件)：

1.0 目的2.0 范围3.0 定义4.0 权责5.0 程序内容6.0 附件、表单7.0

相关文件。◎ 办法/ 规范/ 作业文件(三阶文件)：

结构可包括目的、范围、定义、权责、使用仪器/ 量规、作业内容(步骤) 、表单

相关(参考)文件、附件、注意事项 .. 等项目，内容结构顺序无特别硬性规定。 ◎ 表单/ 记录(四阶文件)：

应包括表单名称(抬头)、签署栏位，表单右下角要有版本、文件编号。其余格式、结构则无特别硬性规定。 5.1.2.2 各阶层文件的串接： ◎ 一阶文件串二阶文件。

◎二阶串二阶，二阶串三阶，二阶串四阶。 ◎三阶串三阶，三阶串四阶。 ◎ 异中求同，同中求异。

5.1.2.3 文件内容中第一次提及引用之二、三、四阶文件要列出该文件之名称，必须以《》

括住，如《文件管制程序》，若第二次以上提及不作硬性要求。

5.1.2.4 文件内容中提及之流程图/ 计划表/ 管制表等附件内容，要列出该附件

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之名称，并于后面注明附件次序，如XXXXX作业流程(附件一)，

将附件按顺序附于后页。

5.1.2.5 6.0 附件、表单:需将内容中所提及之流程图(或计划表等附件内容)列出名称及附件顺序, 而直属于此份文件之四阶表单/ 记录需在6.0 附件中列出,其它参考之表单/ 记录不须于6.0 中列出,除流程图须附于内容最后页外, 四阶表单/ 记录不须附于后页。

5.1.2.6 7.0 相关文件:需将内容中所提及之所有一.二.三阶文件列出文件之名称

于7.0 中, 若为直属文件则在文件编号后面再注明＂(上阶文件)＂或＂(下阶文件)＂。

5.1.3 文件章节编号之规定： 5.1.3.1 章节编号规定如下：

1.0 目的： 2.0 范围： 3.0 定义： 3.1 3.2 4.0 权责： 5.0 程序内容：

6.0 附件、表单：

7.0 相关文件：

7.1 7.2

5.1.3.2 章节编号以不超过四码为原则，超过之码以◎代之。

5.1.3.3 任何文件应以5.1.2.1 规定之项目及顺序编写，章节中项目如未使用

时，应

填上"略"或"无"字样，例如：3.0 定义：略，6.0 附件：无。

5.2 文件编号:

5.2.1 一阶文件《质量手册》编码原则：

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5.2.1.1

－

(

手册)

流水编号

品质管理系统

宇衡源文件

5.2.2 二、三、四阶文件(程序/办法/规范/表单/记录)编码原则：

5.2.2.1 二阶 YHY－

流水编号

二阶文件程序

5.2.2.2 三阶 YHY－

行政单位代号

三阶文件(办法/规范)

5.2.2.3 四阶 YHY－

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研发单位代号

5.2.3 一、二、三、四阶文件编号说明：

四阶文件(表单/记录)

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5.2.4 技术文件编码原则:

请参照《技术文件管制办法》规定实施。

5.2.5 文件版本管控:

品质管理系统文件版本的管控原则以版本加版次来管理,首次发行为A0 版(其A.B.C ..Z 简称版本,0.1.2.3 9 简称版次),以后变更修订时若仅为修改一小部份内容者,则版本的变更仅变更版次就可以(依序为A1.A2. A9,B0 B9 Z0...Z9) ,若为修改大部份内容或全文修订时, 则版本需直接变更跳至下一版本(依序为B0.C0.D0.E0 .Z0),而有关版本的变更由总文管人员依流程签核完成后做管控,正式发行成为生效文件。而有关技术资料列管文件版本的管控请参照《技术文件管制办法》。

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5.3 文件管制:

5.3.1 品质管理系统文件之制作、审核、核准与发行管理依品质管理系统文件制作流程图(附件一)所示办理。

5.3.2 技术资料列管文件之制订、审核、核准与发行管理悉依技术文件制作流程图(附件二)所示办理。

5.3.3 文件之制订、审核、核准与发行其相关的签核流程与发行、保管单位悉依权

责

划分表办理。

权责划分表

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5.3.4 文件核发：

5.3.4.1 本公司文件于发行前，均依5.3.3《权责划分表》所授权之适当人员审核及核准完成。

5.3.4.2 文件经核准后，经由文管人员盖“受控文件”章发行为正式文件，如为第一、二、三、四阶文件者修正为新版及正式文件，而旧文件必须回收，归档为过期文件档中并加盖“过期文件”印章，文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》，技术资料列管文件则依5.3.4.5 及5.3.4.6 条例规定办理。 5.3.4.3 第一、二、三、四阶文件由各单位提出申请，核准完成修正发行，不再另外发行。而各单位有特别需求必须列印时，申请完成经核准后，传到文管人员处,文管人员必须依申请需求文件，列印给申请单位。

5.3.4.4 文件之列印或影印本应为不可擦拭之版本，不可使用铅笔或涂改液涂改。50 55张三）。而第一、二、三、四阶文件直接由文管人员做管控，各单位需要修改、列印时，必须提出申请。

5.3.4.5 技术资料列管文件之分配单位，请参照《技术文件管制办法》规定办理。 5.3.4.6 技术资料列管文件发行时，由发行单位盖好红色或蓝色的“技术文件”

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含日期发行章后,才可发行，千万不可用盖有影印发行章的文件发行。 5.3.5 文件变更、修订：

5.3.5.1 请参照品质系统文件变更修订流程图(附件三)及技术文件变更修订流程图(附件四)。

5.3.5.2 文件之变更修订分为版本变更修订及暂时性变更修订。 ◎ 版本变更修订：

变更修订须变更版本者，依附件三或附件四流程图办理,若仅为修改一小部份

内

容者,则版本的变更仅变更版次就可以(例如:A0 -> A1 , B0 -> B1 , C0 -> C9 .等)若为修改大部份内容或全文修订者, 则版本需直接变更跳至下一版本(例如: A0-> B0,C5-> D0, E6-> F0),而有关版本的变更由文管人员依系统流程签核完成后做管控,正式发行成为生效文件。 ◎ 暂时性变更修订：

列印或影印文件若发现有文字错误或误记更正，可由文管人员权宜在文件正(副)本直接暂时性修订,并签名或盖章不必办理版本变更修订，并口头或E-MAIL 通知管理代表，待下一次版本变更修订时再一并修正。

5.3.5.3 版本变更、修订之作业，若为品质管理系统文件应由申请单位填写《文件更改申请单》提出申请变更内容，经核准，依5.3.4 规定。技术资料列管文件请参照《技术文件管制办法》规定办理。

5.3.5.4 技术资料列管文件经核准及变更盖“技术文件”发行章后，始可发行文

件给相关

单位。

5.3.5.5 因设计变更而牵涉之文件变更，其作业流程悉依《工程变更规范》办理。 5.3.5.6 在正式生效文件中可查看各阶文件,而文管人员并可同时查看已失效及

作

废文件。除了品质单位主管人员可列(影)印保留保管一份为正本外,其余各单位 (四阶表单除外)并无列印权限(除非要在提出申请),而有关技术资料列管文件请

参照《技术文件管制办法》实施。

5.3.5.7 文件经多次变更修订后，若为品质管理系统文件则由品质单位人员重新

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列印

一份出来，保存并归档,以备外部认证公司审查之用。技术资料列管文件，各单位依《技术文件管制办法》重新发行新版本。

5.3.5.8 过时与作废之技术资料列管文件之处置应于变更文件分配之时，由发文

单位统一回收或由收文单位自行作废或加盖明显标识“作废章”以防误用。 5.3.6 文件之建档及档案索引：

5.3.6.1 文件之建档应考虑文件之内容、性质、确定为简单扼要之名称为案名。 5.3.6.2 技术资料列管文件参照《技术文件管制办法》实施。 5.3.6.3 文档之建立，以机种别或文件编号之分类建成档案管理。 5.3.7 技术资料列管文件之处理与归档发行：

5.3.7.1 附件以随同原文装订为原则，如遇特殊原因不便合订时，得另行存放，但须注明附件另存，以利查考。

5.3.7.2 归档时应立即将新入档文件作发行，以方便日后之查询及档案调阅。 5.3.7.3 凡客户或供应商所提供有关产品的外来文件均应加以适当之管制，由收文之权责单位人员编号列管及归档保存并填写《外来受控文件清单》，必要时应分配至相关单位参考使用，或由相关单位人员向技术资料文管单位提出申请。请参照《技术文件管制办法》规定实施。 5.3.8 文件需求与调阅：

5.3.8.1 申请者应且需经过保管单位主管之核准。

5.3.8.2 借阅人对所借之文件，负有保管之责，非权责主管许可不得复印。 5.3.8.3 借阅人应保证借阅文件之清洁性及完整性。

5.3.8.4 借阅人归还文件时，管理文件人员应检视文件是否完整，方得结案。 5.3.9 文件之保存：

5.3.9.1 易燃或危险物品禁止靠近文件保存之场所。 5.3.9.2 文件保管之场所须防鼠虫及防潮。 5.3.9.3 文件保管之场所禁烟及使用火烛。

5.3.9.4 文件保管之场所四周严禁放置汽油、化学品等易爆易燃物品。 5.3.10 保存期限：

5.3.10.1 若合同中有规定文件之保管年限，应依所列期限从其规定。 5.3.10.2 品质管理系统文件，其保存年限依程序书所述规定办理。

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5.3.10.3 技术资料列管文件，其保存年限至该机种淘汰作废为止。 5.3.11 文件档案之清理销毁和印章制做：

5.3.11.1 需销毁之文件档案填写《文件销毁申请表》，经管理者代表批准后再销

毁，

其余多出文件可自行撕毁。

5.3.11.2 各单位依所需求之印章之尺寸自行订制使用。 6.0 附件、表单：