学生会档案管理制度

学生会档案管理制度

南开大学滨海学院学生会档案管理制度

第一章 日常档案管理办法

一、院学生会档案是学生会组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字、图像、声像资料，是院学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

二、院学生会档案由办公室统一分类管理。各部门档案由本部门秘书整理，秘书处监督管理。每学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。

三、院学生会档案包括人事档案、工作档案、财务档案及活动档案等。

四、各部门策划筹备各项活动的所有资料，必须一式两份由办公室统一存档，以备查找。

五、档案上交日期：在该项活动结束后一周内。

六、档案形式要求：对于各部文件档案，应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带、CD、VCD等介质，应向办公室索取档案袋，待资料收集完后一并上交。

七、档案上交时由办公室签收。

第二章 档案内容

一、人事档案，包括个人履历简介、年度工作鉴定，以及其它有关材料,由主席团负责考查记录。

（一） 个人履历简介是院学生会成员的基础档案，由有关个人及

部门填写。

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（二） 年度工作鉴定是对学生会成员一年工作的评定，一式三份，

每年由学生会送一份到被鉴定人所在院系、团委，作为评

定奖学金、评选三好生、优秀学生会干部的依据之一。

二、工作档案，包括院学生会工作目录，各部门工作档案，上级及外

单位来文以及其它有关档案，由办公室整理保管。

（一） 院学生会工作目录是学生会的大事记。工作目录应按日期

顺序记录，并标明详细内容及相关档案所在页码。

（二） 各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、相关决

定、意见建议、经验总结等认真详实地加以记载，由分管

主席定期检查并交由办公室整理后将重大事项列入工作目

录。

三、财务档案，包括账款科目、现金明细表、各种相关票据、凭证等，

由办公室负责，定期检查，核对账目。具体规定见《南开大学滨海学院学生会财务管理制度》。

四、活动档案，活动档案内容包括活动企划书、活动筹备情况、活动

进程及结果、活动新闻稿、照片等各种文字与影像资料。活动结束后由主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起提交办公室存档。

第三章 档案查阅办法

五、查阅要求

（一） 各部门可以根据工作所需向办公室借阅有关文件，但须由

主席团审批通过，不得将有关文件作非工作之用。

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（二） 各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文

件上乱涂乱写，并应及时归还。若有遗失应作出书面检讨，由主席团作出相应的警告、批评。

（三） 档案阅毕后应及时归还，过期未还，办公室有权进行查询

并作相应处理。

（四） 查阅前应对照办公室档案清单，明确档案名称及档案号。

（五） 认真填写索档单，并由部长及以上干部签字。

六、借阅手续

（一） 借阅档案须持有证明，由主席团授权后方可借阅。借阅档

案须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、部门、联

系方式、借阅内容及时间等。

（二） 借阅档案应办理登记手续，包括编号、内容、时间、借阅

人员、记录人，做到责任落实到人。

（三） 借阅时间不得超过一周，未经主席团批准同意，延期归还

者，办公室将给予口头警告或批评。

（四） 复制文件须征得主席团同意。

（五） 外单位借阅院学生会工作档案时，须向团委提出书面申请，

并经主席签字同意后方可生效。

七、办公室对外借档案应做好外借登记工作，包括编号、内容、时间、

借阅人员个人资料、签字主席、记录人员。外借期限为一周，逾期借阅者，须再次向团委提出书面申请，待批准后方可延期借阅。

南开大学滨海学院学生会

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