档案目录格式规范

新文书档案目录格式

（一）归档文件目录

归 档 文 件 目 录

年度：2008 类目：2 保管期限：永久 盒号：004 件号 文 号 责任者 文 件 材 料 题 名 日 期 页数 备注 031 大唐国际计[2008]XX号 大唐国际计[2008]XX号 大唐国际计[2008]XX号 大唐国际 关于下达大唐国际发电股份有限公司2008年第一批小型基建计划的通知 关于下达大唐国际发电股份有限公司2008年第二批小型基建计划的通知 关于下达大唐国际发电股份有限公司2008年第三批小型基建计划的通知 2008.01.12 3 032 大唐国际 2008.04.12 4 033 大唐国际 2008.10.22 6

①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用 15（行）*15（mm）分布。

③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符 数量具体情况而定）。

④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。

注：纵向目录表格格式均参照以上。

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（二）全引目录式样

0--5大类档案全引目录索引

年度:2008年 一级类目 保管期限 起止盒号 起止件号 文件所在 页号 1 18 50 5 30 70 8 40 75 存放柜号 永久 党群工作 长期 （0类） 短期 永久 行政管理 长期 (1类) 短期 永久 经济管理 长期 (2类) 短期 1-2 1-12 1-5 3-6 13-15 6-7 7-9 16-20 8-10 001-050 001-150 001-060 001-100 001-198 001-090 001-150 001-280 001-120 25 30 38 25 31 38 25 31 39

①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm）， 整表宽度为155mm。

②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。 ③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量 具体情况而定）。

注：索引表格格式均参照以上。

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（三）新文书档案备考表式样

备 考 表

盒内文件情况说明： 整 理 人： 检 查 人： 整理日期: 年 月 日 ①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。 ②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。 ③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。 - 3 -

（四）新文书档案卷盒脊背

30

全宗号 年度 一级类目名称 30

30 30 保管期限 10 25 全宗号 年度 一级类目名称 310 30 起 （ ） 止 件 号 （ ） 盒号 60 30 25 25

保管期限 起 （ ） 止 件 号 （ ） 盒号 220 25 50 25

档案盒盒脊式样 档案盒底边式样

单位：mm

(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)

①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。

- 4 -

（五）新文书档案全引目录脊背

（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）

全引目录

年度

全引目录

年度

文书档案

文书档案 全1册

说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；

2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每

册注明“第M/N册”。

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第 1/3 册

示例一 示例二

（六）科技档案卷盒脊背

保管期限 30

档号 案卷题名

20

60

310 110

盒 号* 20 20

D D=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm（可根据需要设定）

注：“虚线框”含义同上；*表示是可选设置项。

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（七）科技档案全引目录脊背

全引目录

**类

全引目录

**类

全引目录

**类

科技档案

科技档案科技档案 全 1 册

说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；

2、科技档案分二级或三级类目组织全引目录。一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，

每册注明“第X/N册”。

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第 1/2 册 第 2/2 册

示例一 示例二

图A7 全引目录脊背

会计档案目录格式

（一）案卷目录

会 计 档 案 案 卷 目 录

年度：2008 分类号：433 盒号 ①以上字段从左至右依次保持宽度为15、85、25、25、20（mm），整表宽度为170mm。

案 卷 题 名 保管期限 存放地点 备注 - 13 -

（二）案卷目录

会计档案全引目录索引

年 度 类 别 案卷目录 所在页号 1 2 3 4 9 10 11 12 存放地点 会计报表(430) 会计账簿(431) 2006年 工 资 单(432) 会计凭证(433) 会计报表(430) 会计账簿(431) 2007年 工 资 单(432) 会计凭证(433) 会计报表(430) 会计账簿(431) 2008年 工 资 单(432) 会计凭证(433) 50号柜 60号柜 70号柜 80号柜 50号柜 60号柜 71号柜 85号柜 ①以上字段从左至右依次保持宽度为25、80、25、25（mm），整表宽度为155mm。。

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（三）会计档案全引目录脊背

全引目录

年度

会 计档案

(注：照片、录音、录像、光盘、磁盘、实物档案全引目录与此基本相同)

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档案销毁清册

大唐国际XXX公司 XX档案鉴定销毁清册

立 档 单 位： 销毁清册编制单位： 销毁清册编制时间： 审 批 人 意 见： 审 批 人 签 字： 审 批 时 间：

档案销毁时间： 监销人签字：

（此线下为详细目录）

档案销毁目录

序号 文 件 材 料 题 名 日 期 档 号 原保管 鉴定意见 期限 - 36 -

①鉴定销毁清册是佐证档案鉴定工作进行的凭证性材料。

②鉴定同意（或部分同意）销毁的，执行人需要在“档案销毁时间”和“监销人签字”处签字确认执行，未签字视为未执行；鉴定不同意销毁的，需在“档案销毁时间”和“监销人签字”处以“\\”划去，显示闭环，不能置空。 ③以上字段从左至右依次保持宽度为10、80、20、25、15、20（mm），整表宽度为170mm。

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档案利用效果登记表

档案利用效果登记表

利用日期 档号 & 题名 主要内容 利用部门 利用者 （利用填表以“次”为单位，借阅多份文件的可只填写文件档号） （若上格没有填写文件题名的，要写清楚文件的主要内容；若不填请以“\\”代替） 用途 利 用 效 果

①此表在形成比较突出的利用事例的时候，由档案人员注意提交给利用者进行详细填写。不用每次填写。 ②表格距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。整表宽度为170mm。 ③表格至顶端纸边35mm。

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