干部人事档案整理审核工作讲义

按照最新规定编写的干部人事档案整理审核工作讲义。

干部人事档案整理审核工作讲义

中共南郑县委组织部 李传亚

2014年3月

第一部分 干部人事档案整理审核工作概述

干部人事档案的审核整理工作，是档案建设的基础工作，是干部人事工作的重要环节，是一项政策性、专业性、操作性很强的技术工作。我们要认真贯彻落实中央、省、市委组织部关于审核整理干部人事档案工作有关文件精神，扎实开展审核复查整理工作，进一步提高干部人事档案质量，确保我县干部人事档案数字化工作按期完成，更好地为干部人事工作提供优质服务。

一、什么是干部人事档案

干部人事档案是党和国家机构、社会组织在组织人事管理活动中以及个人形成并经组织审查认可的，记载和反映干部的经历和德才表现情况，包括干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、廉政情况等内容文字材料的历史记录。是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

二、什么是干部人事档案整理工作

干部人事档案整理工作是将收集起来的干部人事档案零散材料，以每个干部为单位进行鉴别、归类、排序、编目等技术加工装订成卷

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的工作过程。

三、干部人事档案审核整理的作用及意义

1.审核工作是为进一步解决部分干部人事档案材料不全、信息不准、案卷不规范等问题，提高干部档案质量，确保干部信息来源的真实性、准确性、完整性，为各级领导决策提供可靠依据；

2.整理工作是将杂乱零散的干部人事档案材料，转化为有条理，有系统的干部人事档案的必要途径；

3.整理工作是保证干部人事档案完整与安全的重要手段；

4.整理工作是为实现干部人事档案目标管理达标升级，对档案材料进行保密与保护的有效措施，使干部人事档案工作更好地为干部人事工作服务，为各级领导决策当好参谋；

5.整理工作是为干部人事档案数字化工作打好基础，为组织人事工作提供优质化服务和实现科学管理及利用的重要条件，有利于提高查阅利用效率。

第二部分 干部人事档案整理工作

一、干部人事档案材料的分类：干部人事档案材料分十大类 第一类 履历材料

凡是以反映个人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料均属本类。具体包括：

1.1988年版、1999年版干部履历表；

2.各类人员的履历表（书）、简历表、登记表；

3.个人从事革命活动的简历材料；

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4.本人填写的反映个人经历的材料。

注：①1999年版《干部履历表》要严格按照填表说明填写，没有内容的项目要填“无”，需要本人签名的、单位审核盖章的要签名、盖章，必须有本人的近期二寸正面半身免冠彩色照片；

②各种登记表不包括毕业生登记表、招工登记表、入伍登记表、退伍登记表、各种代表登记表；

③职工履历表中有招工意见的归第九类2小类。

第二类 自传材料

1.本人历次所写自传（思想自传、历史自传、反省自传、小史、小传）及带有自传内容的材料；

2.报告个人有关事项的材料。

第三类 鉴定、考核、考察材料

1.考核登记表，民主评议和组织考核的综合材料、组织审定的考察材料、定期考核材料等材料；

2.各类人员历年的鉴定（包括自我鉴定）；

3.以鉴定为主要内容的各类人员登记表；

4.组织上正式出具的鉴定性的表现情况材料；

5.出国、出境、调动的鉴定；

6.经济责任审计结果报告。

7. 后备干部登记表。

注：①1994年以来的《年度考核登记表》应齐全，有本人签名和组织盖章；

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②历次民主评议党员材料应齐全。

③与干部任免审批表相应的考察材料或表现材料归第九类。 第四类 学历和评聘专业技术职务材料

包括学历、学位、成绩表、授予学位的材料、学历证明书和评聘专业技术职务、培训材料。

分四小类：

第1小类为学历学位材料：

1.高中毕业生登记表；

2.中专毕业生登记表；

3.普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；

4.学生(学员、学籍)登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；

5.选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料；

6.国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

第2小类为职业（任职）资格材料和评（聘）专业技术职务（职称）材料：职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。

第3小类反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记

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表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。

第4小类培训材料：为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料。

注：①除有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）外，一般论文不归档，只归考评老师的评语；

②报考大中专试卷一律不归档，只保留成绩。

③过去学生登记表归第一类，学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第三类，此次统一调整到第四类。

第五类 政治历史情况的审查材料

1.审查干部政治历史情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交代或情况说明材料，作为结论依据的调查证明、证据材料，甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料；

2.家庭出身、家庭成员、本人成份、主要社会关系等政历情况的调查报告和证明材料。

3.入党、入团、参军、提干、出国的政审材料；

4.更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间和参加革命工作时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。

注：①更改（认定）姓名过去是归第一类，此次调整到第五类。

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②三龄一历认定材料也归入第五类。

第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料

1.批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书、预备党员转正申请书、入党考察材料（如：申请入党积极分子考察登记表、发展党员考察表等）；

2.中国共产党党员登记表、党员暂缓登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；

3.被劝退或除名党员的主要事实依据材料；延长或取消预备党员的组织意见（记载组织意见的入党志愿书可收集归档）；退党材料；

4.中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料；

5.加入或退出民主党派的材料。

第七类 表彰奖励材料

1. 县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

2.创造发明和各种业务、技术奖励、通报表扬、立功授勋与嘉奖材料；

3.有突出贡献和拔尖人员审批表。

第八类 涉纪涉法材料

处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说

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明材料；解除(变更、撤销)处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料

本类又分为四小类：

第1小类为工资材料，包括：转正定级、调资、奖励晋级、各种津贴、保险福利待遇材料。（与个人报酬有关的材料）

第2小类包括：

1.干部调配、干部任免材料，录用和聘用审批表，聘用干部合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；

2.公民应征入伍登记表，军队授衔、提高职级待遇的登记表、审批表，军队转业、复员、退伍军人登记表、审批表；警察晋衔、晋级，检察官、法官等级评定材料；

3.招工、以工代干人员转干审批表、登记表；

4.退（离）休审批表。

（简单的来说与身份、职务发生变化有关的材料归入九类二小类。）

第3小类包括出国、出境人员审批表、登记表；

第4小类包括党代会、人代会、政协代表会、工青妇代表会、民主党派代表会等代表登记表、批件。

第十类 其他可供组织上参考的材料

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1.体检表；

2.大、中、专学生通知报到、分配、调动介绍信；

3.工资转移单；

4.入学通知书、准考证；

5.部队配偶体检、结婚报告、申请；

6.住房情况；

7.加入工会有关手续；

8.个人需要保存入档的总结材料。

9.干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告、善后处理情况、遗书等；

二、档案材料的排序

1.按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第七类、第十材料。其中：第十类体检表排在最前，其它材料按时序排列。

2.按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、第六类、第八类材料。

第五类、第八材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。其中第五类中政审材料先本人后家庭成员，再社会关系，社会关系按血缘关系分。

例：第五类审查材料放在批复材料之后，排列顺序为：批复－审查结论－证明、调查材料（本人－父母－妻子－兄弟姐妹－祖父母－

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舅－姑－叔－姨）

第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。

例：入团志愿书－申请－退团－入党志愿书－入党申请－转正申请－培养材料

3.第四类、第九类材料按材料性质相对集中分四小类排序，每小类中每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。

三、干部档案整理工作程序

组卷→编分类号→打印目录→技术加工→装订→检验

(一)、组卷：

干部档案以人为单位，一人一卷，档案材料以件为单位，一份完整的材料为一件。组卷就是经过鉴别把材料按类别组织起来。这一过程要做的工作有：

1、鉴别档案材料（注意同姓名人员材料鉴别），剔出不属归档范围的材料。

不属归档范围的材料有：

①述职报告；②思想总结；③工作总结；④思想汇报；⑤重复的入党申请书（留近期的）；⑥两份以上的材料；⑦各种试卷（大中专招生考试）；⑧毕业证书（作学历证明的入档）；⑨论文（除有重大影响的论文）；⑩工作转正申请。

红头文件原则上不归档，如果没有任免表可以归档利用。有职务（任免）审批表和职务任免文件的，正本装任免表，附本装文件。

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2、散页组件。就是将属同一件的材料分散页用回形针别在一起在一起。档案材料上的订书钉、大头针等金属装订物应当拆除。

3、横式粘贴。干部档案材料都必须横放，原竖着的材料要重新粘贴在A4纸上，幅面过大的档案材料要先下后右折叠。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。

4、裁补三角标签，补残缺。原先的三角标签一律裁切掉，并将卷面残缺的部分尽量用相似的纸进行修补。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。

5、分类、排序。分类排序后按类别层叠排放。

(二)、编分类号：

一律用铅笔，把号码编在右上角，距上边缘1厘米，右边缘1厘米处。原有编号能擦的擦掉，不能擦除的用铅笔划一横。编号时注意不要把顺序弄错。第四类、第九类编3个号，其余类编2个号。

例：9－1－1，9－1－2，

1－1，1－2，1－3，

(三)、打印目录：

目录登记要逐项认真填写，不得空缺，要做到登记与实际材料的内容、时间、页数相符，准确无误，不得错登和漏登。

序号：材料类号用汉字的“一”至“十”，二级类号用（一）至（四），顺序号用阿拉伯数字。

材料名称：材料名称就是材料的标题，是目录登记的核心内容。标题采取客观记实的原则，材料原标题是什么，就登记什么。对于材

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料标题过长的要采取缩写，注意概括全面并简明额要。材料没有名称的要自拟一个，语言规范，用铅笔写在原材料的正上方。

材料形成时间：材料形成的时间，一般以最后的时间为准，也就是以材料办理完毕、正式生效的时间为准。复制件，以原材料的形成时间为准。材料最后未签署时间的，可根据材料内容和特征，考证出时间并注明依据，如无可靠依据，一般不再注明。作为证明材料的摘抄件，以摘抄时间或单位签署意见的时间为准。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全，如1988年11月1日，不能填为88年11月，或者1988年等。

页数：材料的每一面只要有文字的都算为一页，空白面不算页数，文字无意义的（如：某面仅有“×××印制”字样）也不算页数。

备注：材料属文件的在备注栏内填上文号。

目录登记后，要检验核对做到准确无误。

目录做完后要填写整理注明、备考表、职务变动表。

整理注明上要写明所缺材料，材料整理前材料文字有无损失情况等。

职务变动表放在目录后，填写时从任副科级填起，同一单位，连任同级职务不再重填。任免时间要填齐全，同一职务的免职在同一任职的后边填上免职时间。职务变动时间以最终审批时间为准，有注明审批时间的按注明的时间。部门填写要具体（如：某同志任某乡书记，部门就要写明是某县某乡）。有任职文号的要填上任职文号。有没有职务任免的，干部的姓名、性别、出生年月和籍贯也要填上，籍贯填至

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省县。

(四)、技术加工：

按照新的要求：档案材料左边、下边对齐，卷内有不同幅面的材料，右边、上边不能对齐是正常的，不再要求“四边齐”。

根据档案材料实际情况，适当的对材料进行技术加工，加工包括：裁边、贴边、扎边、包边。

1、裁边：针对原档案已装订过的装订孔，裁掉但不能伤字，注意正反面。

2、贴边：幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。多页的用横式或竖式鱼鳞式粘贴法，单页的用掌上明珠粘贴法。对字到边的用透明胶带和贴纸增加边宽，右边超过A4幅面的折叠。材料有撕裂的要用透明胶带粘贴，材料中有孔又不能裁的要将孔补起。

档案材料原已整理成16K的，材料幅面不再增大。

3、包边：两页以上的材料都要包边。

4、扎边：三页以上的散材料和原成册去掉金属装订物的材料都要用缝纫机扎边，凡扎边的材料都要包边，对包边宽度不够装订的，要填补平。

粘贴时要注意保持卷面整洁，多余的糨糊迅速用卫生纸擦掉。技术加工完成后将材料平铺晾开，上面压上重物以保平整。

(五)、装订：

材料晾干后，将材料整齐用重物压平，以使装订出的档案平整。

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装订好的档案，档案目录位于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。

档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。干部人事档案如果太厚，应该分成两卷装订；分卷装订时，必须保证同一类材料分放在同一卷中。

干部档案盒标签要书写干部的姓名、籍贯，书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。

(六)、检验：

检验是干部人事档案装订成卷后，系统全面的查看档案是否合格的一项工作。它是干部人事档案整理工作中最后的把关，也是消灭差错的必要环节。

1、检验卷内的档案材料是否都属于该干部的，有无张冠李戴现象，撤出的材料是否符合规定。

2、检查材料分类是否准确，每类材料的排列是否准确无误。

3、检查目录登记与实际材料是否相符，材料名称、形成时间、页数的填写是否准确。

4、检查材料上的金属物是否已全部拆除，裱糊、折叠是否合乎要求。

5、检验装订是否整齐，有无压字、伤字现象，卷皮书写是否规范整洁。

四、档案整理工作注意事项

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1、严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部人事档案工作相关规定，保密党和国家秘密，确保档案安全，不得向任何人泄露档案内容；

2、档案出入库需严格登记程序，要有登记记录。

3、不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、添加档案材料或伪造档案；

4、不得擅自处理或销毁档案材料；整理中因不属归档范围的材料，须进行登记，经主管领导审批后方可分情况处理。

5、工作人员不得整理本人和亲属的档案；

6、严禁在工作室吸烟，保持室内整洁，防止污染档案；

第三部分 干部人事档案审核工作

加强干部人事档案的内容建设，是干部人事工作对干部人事档案工作提出的必然要求。干部人事档案的内容是干部人事档案工作的重要基础，也是干部人事档案工作的价值所在。做好档案审核工作，对提高干部人事档案工作的利用服务水平，切实发挥档案在干部人事工作中的作用，体现组织部门坚持公道正派选好人用好人具有重要意义。齐全、完整、真实、规范的档案材料能够比较全面、客观地反映干部的政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、专业技能、工作实绩等方面的情况。

干部档案审核是数字化工作流程中重要组成部分，材料齐全了才

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能更好的进行整理编码。通过审核档案一是查漏补缺，按要求把材料收集齐全；二是去伪存真，对档案的真实性进行审核，使干部档案信息真实准确。

一、审核内容

①档案材料是否齐全完整。审核中发现材料不齐全或不完整的，要采取措施进行收集补充，力求做到1999年版干部履历表、任免考察材料、年度考核表、学历学位材料、副高以上职称材料、干部教育培训材料、入党志愿书、干部任免审批表、公务员登记表等关键材料齐全完整。

②档案材料是否手续完备。审核中发现干部人事档案材料没有办理完毕的，如没有单位盖章、没有落款时间、没有审批意见、没有填写完整的，均须补办有关手续或重新补填有关材料。

③档案案卷是否条理规范。审核中发现档案整理不规范或档案零散材料较多的，要进行规范整理。

审核登记要求：一是认真填写《干部人事档案材料审核登记表》，二是填好《干部人事档案缺少材料登记表》，便于索取催收补办完整。

二、审核责任

①坚持“谁审核、谁督办、谁落实”的原则。

②采取“边审核、边落实、边整理”的办法。审核整档人员经管档人员同意，直接与全县相关单位联系档案材料的补充收集、完备手续和内容确认等事宜，做到既负责帮助完成档案整理任务，又负责帮助管档单位解决落实审核出来的问题，并帮助逐项落实到位，对敷衍

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塞责者要追究责任。

三、审核项目

第一类 履历材料

1、应有1988年版《干部履历表》，不补栏目内容和手续，缺少的，不补填。

2、1999年版《干部履历表》，栏目要逐项填写，应有照片、本人签名、填表时间、单位公章。栏目空白的，应填“无”；档案中有材料，栏目中未填写内容的，不补填。

3、1999年版《干部履历表》缺少的，由本人补填。

4、干部人事档案材料必须与1999年版《干部履历表》栏目中内容相符，缺少的应补齐。

第三类 考核、考察材料

1、1994年以来《年度考核登记表》应齐全。《年度考核登记表》要有等次、本人签名、填表时间、审批单位印章。缺少材料的，要补填。

2、任期经济责任审计结果报告。对领导干部进行经济责任审计中形成的审计材料是考察干部的一项重要参考依据。对干部本人进行过审计的，应有任期经济责任审计结果报告。不管干部现任何职，只要曾做过经济工作，在应该审计的岗位上工作过，就应有审计报告。审计材料是近几年新出现的档案材料，有时内容比较多，许多单位将这类材料放在文书档案中，但是干部的审计情况在干部工作中的作用越来越重要，因此正在修订中的《干部人事档案材料收集归档规定》将

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审计材料列入收集归档范围，如果干部档案中没有这类材料，可以通过文书档案复制补充，实际操作中只要求存放结论性审计材料即可。

第四类 学历、学位、培训、职称材料

1、学历、学位材料应齐全。缺少学历、学位材料的，通知本人查找或补办。

“文革”期间入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；

恢复高考制度后入学的，大学本（专）科学历须有高校学生登记表、高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表。

硕士研究生学历须有报考攻读硕士学位研究生登记表、硕士研究生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业研究生登记表、授予硕士学位决定，参加硕士研究生单独考试的，还应有专家推荐表。

同等学历申请硕士、博士学位的，须有学位课程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料，其中授予硕士学位的还须有国家统考科目成绩合格证书（通知单）复印件。

党校学历须学员登记表、学员成绩表和学员毕业鉴定表。

2、1999年版《干部履历表》栏目中，填写97年后参加2个月以上理论、专业、技能培训的，材料应齐全。缺少的，由培训单位补充培训情况证明。

《干部任用条例》将干部参加党校培训等作为选拔任用干部的一个条件，作了明确要求，因此，档案中应该有能够体现干部参加各种理论、专业、技能等方面培训情况的材料。1997年以来参加两个月（含

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两个月）以上理论、专业、技能等方面培训相关材料是审核重点。这些材料可结合1999年版《干部履历表》和《干部任免审批表》所填写的情况进行审核。对缺少的材料要认真查找 、补充。

3、有专业技术职务或任职资格的，应有《专业技术职务任职资格评审表》、《专业技术职务任职资格通知》或《资格考试合格人员登记表》，缺少的，由有关单位补充证明材料。

4、专业技术人员档案材料，评聘不一致的，聘书材料不补。 第五类 政审材料

更改参加工作时间或连续工龄的，应有组织人事部门的批复。凡没有组织批复的视为擅自更改，不予承认。

第六类 入团、入党材料

1、中共党员应有《入党志愿书》、1985年《党员登记表》和1990年《党员民主评议表》。

2、缺少《入党志愿书》的，要认真查找；确实找不到的，要由其原单位党组织出具证明（需由县级或县级以上党委组织部门审核），证实其党员身份，现所在单位党组织要在其重新填写的《入党志愿书》有关栏目里注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，报上级组织审查同意后，连同原单位党组织的有关证明材料，一并存入本人档案。如果原单位现在已不存在，干部现所在单位党组织在能够确认干部党员身份的前提下，出具书面证明，在其重新填写的《入党志愿书》有关栏目里注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，报上级党组织审查同意后，将补填材料存入本人档案。

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3、1985年是正式党员的，应有《党员登记表》，审批单位印章。缺少的，由干部当时所在单位党组织写出情况说明。

4、1990年是正式党员的，要填写《党员民主评议表》，手续齐全，缺少的，由干部当时所在单位党组织写出情况说明。

5、部队转业干部缺少《党员登记表》、《党员民主评议表》的，不另补材料。

6、干部加入、退出民主党派的，材料应齐全。

第七类 奖励材料

1、1999年《干部履历表》或《干部任免审批表》栏目填写的，获得县以上的奖励，材料应齐全，缺少的，要收集，收集不全的，可用奖状、证书复印件替代，归入人事档案，档案中有获奖材料，《干部履历表》栏目中未填写奖励内容的，不需补填。

第八类 涉纪、涉法材料

1、干部受行政处分的，应有处分批复（通知）、决定、报告、本人检查。如解除处分，还必须有解除处分的决定材料。

2、干部受刑事处分的，应有法院判决书、报告、本人检查。

3、干部受党纪处分的，应有处分批复（通知）、决定、报告、本人检查。

缺少上述材料的，要收集；如确实收集不到的，要从文书档案中复印替代。

第九类 工资、任免材料

1、1993年以来《工资审批表》，要有填表时间及印章，材料应齐

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