档案室的建立及规范管理工作项目可行性计划方案

档 案 管 理

工

作 计 划

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档案管理是科学化、系统化的管理工作l、除了对专业方面的要求之外l、对软件方面的制度建设和硬件方面的设施配备等也提出了严格的要求.主要从以下几方面l、谈谈对档案工作的简要理解和认识及下一步的工作计划.

一、档案室的建设

档案室是档案管理的基础和前提l、档案室的筹建要遵循一定的原则和要求. （一）档案室建设规范

1、适用范围

为适应公司档案管理需要l、使档案室建筑设计符合功能、安全、卫生等方面的基本要求l、制订本规范.

档案室建筑设计除应符合本规范外l、尚应符合国家现行有关强制性标准的规定. 2、档案室设计原则

（1）原则上档案室设在办公楼二层-三层l、一层太潮湿l、顶层太暴晒.

（2）档案室应集中布置l、自成一区.区内不应设置其他用房l、其他用房之间的交通也不得穿越档案室.

（3）档案查阅室应与档案室分开自成一区.朝向以北向为宜l、避免朝西l、不宜设在地下室.

3、档案室建设要求

（1）档案室面积不应小于40平米l、以能存放20-30年档案为佳.档案库房和档案员办公室分开l、最好为里外套间形式.

（2）档案室内净高不应低于2.4m.当有梁或通风管道时l、其局部净高不应低于2.2m. （3）档案室内墙及地面都应做好防水处理.

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（4）档案室的温湿度要求应符合表3.1的规定.每昼夜波动幅度要求温度不得大于±2℃、相对湿度不得大于±5%.

档案室的温湿度要求 表3.1 温度 相对湿度

（5）档案室楼面均布活荷载应为5kN／m2.采用密集架时l、不应小于12kN／m2l、或按实际需要确定l、考虑楼层板承受力.

（二）档案库房管理制度

档案库房要有专人管理l、钥匙专人保管l、钥匙要集中存放l、不准随身携带.非本室工作人员未经许可l、不准擅自进入档案库房l、确保档案安全.

1、确保档案室安全l、门窗及时关闭上锁l、非工作人员不经允许不准进入档案室l、节假日、周末要进行安全检查.

2、库房内严禁吸烟和堆放易燃易爆品及其他杂物l、落实“六防”措施l、保持库房整洁.

（1） 防火.室内严禁吸烟l、严禁放易燃品.

（2） 防尘.门窗缝隙要密封l、经常打扫卫生l、保持整洁.

（3） 防潮.室内放温度计、湿度计l、要经常观测室内温度、湿度变化情况. （4） 防虫.室内每年放置一次性杀虫药剂. （5） 防鼠.室内每年放置一次防鼠药剂. （6） 防强光.门窗设不透明布帘l、以防曝晒.

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温湿度范围 14~24℃ 45%~60% 采暖期 不小于14℃ 不小于45% 夏季 不大于24℃ 不大于60% 3、 做好库房温湿记录l、并根据季节的变化采取适宜措施l、以延长档案的寿命. 4、库房内橱柜要排列整齐l、统一编号l、橱柜从左到右l、橱内从上到下编号排列l、档案橱、架等设备l、要注意保养维修.

5、对库内档案要经常检查l、发现问题及时解决.正确使用库房内的设备l、不断进行维修保养l、使之安全运转.

6、档案管理人员要增强事业心和责任感l、严格查阅制度l、每次下班前对库房门窗、电源等进行详细检查l、杜绝以外事故的发生l、确保档案的安全.

二、档案室设施配备 （一）档案室设施配备

1、原则上采用密集架存放档案l、档案室内配备适量组密集柜.楼面均布活荷载不满足密集架要求时采用铁皮五节档案柜存放档案.档案室内装具排列的各部分尺寸：主通道净宽不应小于1.00ml、两行装具间净宽不应小于0.80ml、装具端部与墙的间隔不应小于0.60m.

2、档案室配备一台不小于两匹的壁挂式冷暖空调进行室内恒温；同时配备足够数量的自动灭火器.

3、档案室配备办公桌一个l、桌面面积不小1500*700mml、用于整理档案资料. 4、档案室应安装防盗门l、档案室位于建筑物5层以下设有窗户的应安装防盗窗护栏. 5、配备除湿器l、保持室内合适湿度.温度计、湿度计.

6、配备现代化管理设备：具体电脑、放像机、刻录.机、照相机、摄像机、复印机、录音机（笔）、扫描仪、移动硬盘、U盘、打孔机、订书机、粉碎机等现代化设备.

7、档案盒（文书档案盒和科技档案盒两种）；档案专用章；其他办公用品等. 8、档案管理软件l、可根据情况选用. （二）档案现代化设备管理使用制度

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1、档案现代化设备要专人管理l、经常检查、保养l、不准外借.

2、电脑操作要专人负责.程序运行要严格按照操作规范和系统要求进行.操作员不准私自更改运行的程序.要自觉接受领导的监督和指导l、自觉遵守各项管理制度.

3、工作期间l、严禁个人使用放像机、摄像机等设备进行娱乐l、否则视情节轻重给予经济处罚.

4、凡本单位人员因公借用照相机、摄像机者l、其所拍照片和录像要完全由档案管理人员决定是否存档.

5、微机室的管理人员l、要经常检查门窗、电源l、杜绝一切隐患l、确保各种机器的安全运行.

三、档案管理制度 （一）管理思路

1、为加强档案管理工作l、提高档案管理的整体水平l、使档案管理工作更好地为生产、经营、基本建设等各项工作服务l、根据国家有关法律、法规等一系列规定、规范、标准l、结合山东泉利置业有限公司(以下简称“公司”)具体情况制定本办法.

2、公司档案是指各部门在生产、管理、开发、建设、经营等活动中形成的、有保存和利用价值、并按归档要求整理归档的文件资料、音像制品、奖品实物等全部资料.

3、档案管理工作是公司工作的重要组成部分l、是企业管理的主要基础工作之一.公司各部门应把档案管理工作纳入本部门重点工作.

（二）管理原则

公司档案是公司各项工作活动的真实纪录和历史凭证l、必须实行集中统一的管理原则l、确保各类档案达到完整、准确、系统、安全和有效利用.

（三）管理目标

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综合行政部是公司档案管理工作的归口管理部门l、综合行政负责人对档案管理负直接责任l、对公司档案管理工作进行统一管理.主要任务是：

1、贯彻和组织实施党和国家有关档案管理工作的方针、政策；接受档案主管的领导、检查和监督；研究制定公司各类档案管理的实施办法、规范、标准和制度；对公司各部门的档案工作进行检查、监督和指导；直接管理公司的档案.

2、综合部设专职档案管理人员l、具体负责公司文件资料、实物和音像制品的档案管理工作l、业务上接受上级档案管理部门的检查、指导和监督.同时与各部门的兼职档案员进行工作上的联络和对接.

（四）管理重点

1、各部门是档案工作的日常管理部门l、承担文件、资料、图纸和实物档案的收集、积累、整理、立卷归档工作l、并应定期按有关要求向综合行政部移交.移交的档案资料应达到“齐全、完整、系统、准确”的要求l、并应在移交书面文件材料的同时移交电子版材料.

2、财务部具体负责公司会计档案资料的管理l、规范会计档案的借阅、保管及销毁手续l、保证会计档案的完整及保密l、以充分发挥会计档案的作用.财务档案也可以根据公司实际情况同文书档案归档在一起.

3、综合部具体负责公司人事档案资料的整理、立卷、鉴定和管理工作l、做好档案统计l、保证档案的安全和质量.

4、各部门或个人均有权查询、借阅与本职工作有关的档案资料l、并应按规定办理必要的手续.

（五）主要管理措施

档案的管理主要从归档范围、归档要求、归档时间、档案保管、档案保密、档案借阅利用、档案复印、档案统计、档案鉴定销毁等方面进行.

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综合行政部是公司档案管理工作的归口管理部门l、综合行政负责人对档案管理负直接责任l、对公司档案管理工作进行统一管理.主要任务是：

1、贯彻和组织实施党和国家有关档案管理工作的方针、政策；接受档案主管的领导、检查和监督；研究制定公司各类档案管理的实施办法、规范、标准和制度；对公司各部门的档案工作进行检查、监督和指导；直接管理公司的档案.

2、综合部设专职档案管理人员l、具体负责公司文件资料、实物和音像制品的档案管理工作l、业务上接受上级档案管理部门的检查、指导和监督.同时与各部门的兼职档案员进行工作上的联络和对接.

（四）管理重点

1、各部门是档案工作的日常管理部门l、承担文件、资料、图纸和实物档案的收集、积累、整理、立卷归档工作l、并应定期按有关要求向综合行政部移交.移交的档案资料应达到“齐全、完整、系统、准确”的要求l、并应在移交书面文件材料的同时移交电子版材料.

2、财务部具体负责公司会计档案资料的管理l、规范会计档案的借阅、保管及销毁手续l、保证会计档案的完整及保密l、以充分发挥会计档案的作用.财务档案也可以根据公司实际情况同文书档案归档在一起.

3、综合部具体负责公司人事档案资料的整理、立卷、鉴定和管理工作l、做好档案统计l、保证档案的安全和质量.

4、各部门或个人均有权查询、借阅与本职工作有关的档案资料l、并应按规定办理必要的手续.

（五）主要管理措施

档案的管理主要从归档范围、归档要求、归档时间、档案保管、档案保密、档案借阅利用、档案复印、档案统计、档案鉴定销毁等方面进行.

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