华工活动相关文件规范说明

1．活动策划模板

第十九届“金秋木棉”研究生文化节—— （楷体_GB2312，四号，居左）

“×××××××”

××××××

（活动主题及名称，如“宏辞论道”第三届研究生辩论赛，宋体，小

初/一号，居中，可以根据标题长短灵活处理字号）

活动策划书

（宋体，初号，加黑，居中）

主办单位：华南理工大学研究生团委、研究生会

承办单位：×××学院团总支、研分会

××××年××月××日

（宋体，三号，加黑，居中）

注：各学院上交的策划书请务必有封面，至于是否有目录可以灵活处理

××××××

（活动名称及主题 宋体，二号，居中，加粗，与正文空一行）

一、 活动目的及意义 （内容略）（一级标题，宋体，四号，加粗，序号

自动生成，序号后统一用“、”，以下作相同处理）

××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（正文均为宋体小四，段前段后间距为0.5行，行间距为固定值，18磅）

上文与下一个大标题间有一个空行

二、 活动的可行性分析（内容略）

三、 活动的影响力分析（内容略）

四、 活动内容（内容略）

阐明活动的主要形式、组成部分，奖项设置等内容

1、 活动形式

（宋体，小四，加粗，行间距为固定值，18磅，此后无标点符号） 2、 ××××

五、 活动流程（内容略）

活动的时间进度安排 工作安排 时间安排 大赛组委会成3月底 立 大赛前期宣传 3月底 参赛作品的收4月上旬至4集 月中旬 评委确定 4月中旬 预赛阶段 4月下旬 备注说明 具体的工作安排待定 宣传地点主要在学生宿舍楼，内容见前面说明 接受电子格式照片或普通照片，直接投稿给本次比赛的组委会 可以邀请老师或者对摄影艺术有一定研究的人士担任 为期不超过2天，选出若干件优秀作品进入决赛阶段 预赛结束后尽快公布结果 预赛结果公布 预赛结束 19：15 19：30 19：35 19：40-21：00 21：00-21：20 21：30 大赛的后期宣传 后期工作 决赛结束后 活动结束后 决赛当天各参赛选手、评委以及观众进入会场（12号楼107室） 决赛正式开始 主持人作简短的致词，并介绍到场的评委 比赛阶段。各参赛选手依序上台展示自己的参赛作品，并作简单的说明（包括摄影技术，作品意义以及影响等等），时间限定3分钟，评委在台下打分。 评委整理比赛结果，宣布获奖者名单，并颁发奖金。 决赛结束。 主要是获奖作品及作者的公布 进行一些关于本次活动影响力的调查活动 该表为某摄影比赛的策划流程，仅作参考，表格内容还可以再具体或细化。 除了表格外，可以采用其它形式，但应包含足够信息。

六、 奖项设置

七、 活动经费预算（内容略）

项目 单价（单位：元） 总计：×××元 表格内容还可以再具体或细化

数量 合计（单位：元） 备注

八、 活动的其他相关工作（该项目可以灵活处理，内容略）

××××学院团总支、研分会

×××年×月××日

（落款：宋体四号，加粗，靠右）

其它格式的说明

页眉：真诚服务 共同进步（注：需要提交纸质版的策划书时封面和目录页没有页眉、页脚和页码）；

页脚：华南理工大学研究生会 ； 页码：必须有，居右下。

页眉页脚页码格式规范：仿宋_GB2312，四号字，加粗，居中。页眉前四个字每两个之间间隔两格，“务”“共”之间间隔十格。页码采用Times New Roman字体，小五号，居右。

注：

各学院上交的活动策划书所包含的内容不得少于该模板列出的项目，各学院可以自行添加其他相关内容。

2．活动总结模板

华南理工大学研究生会活动总结表

活动名称 活动时间 主办单位 承办单位 活动地点 总负责人 总负责人 总负责人 填表单位 校研究生会××部/××学院研分会 如主讲嘉宾、到场嘉宾及领导、到场人数等 参与者 情况 活动的亮点、创新点（包括因客观因素未能实现的想法） 活动效果 及 成功经验 不足之处及建议

包括报名人数或参赛队伍的情况（是否有联队参加等） 活动 报名 情况 （获奖情况请注明获奖人的学院） 奖项设置及 获奖情况 备注： 1、 此表由活动的主办单位和承办单位的总负责人分别填写，内容要求客观真实；所填内容可以是个人的意见或看法，同时也提倡是主要参与人员讨论的结果；

2、 该表的电子版和纸介版各一份请于活动或工作结束后的一周之内上交至研究生会秘书处备案；E-mail： msc.scutgsu@yahoo.com.cn 联系人：

3、 填写表格的内容篇幅不限，表格可以延长；

4、 请将该表和其他相关资料（新闻报道、图片、视频）一并交于秘书处管理。

华南理工大学研究生会秘书处制

3．大会议程模板

华南理工大学

第二十三届研究生会第二次全体成员大会议程 （主标题 黑体 小二 加粗 居中 空一行）

时间：2008年3月10日19：00 地点：340104课室

（ 时间地点 黑体 小三 加粗 居中 1.5倍行距）

主持人：魏争

一、 介绍到会领导、嘉宾 二、 宣布大会开幕 三、 领导讲话

四、 作第二十三届研究生会工作报告 五、 领导、嘉宾退场 六、 研究生干部第七期培训 七、 交流互动 八、 向嘉宾赠送礼品 九、 宣布大会闭幕

（黑体 标号、序号自动生成 字号随内容而定）

4．工作总结模板

华南理工大学研究生会 ～ 年度 部工作总结

（主标题 黑体 小二 加粗 居中）

（如有副标题 黑体 小三 居中或靠右）

前言：（宋体 四号 加粗）

（全文其他文字都是宋体 小四，行距固定值18磅，段前间距0.5行，段后间距0.5行，此两项在段落对话框中设置）

一、 主要工作内容和成绩（宋体 四号 加粗 标号，序号自动生成）

1、（宋体 小四，行距固定值18磅，段前间距0.5行，段后间距0.5行， 标

号自动生成 以下同） 2、 3、

二、 工作经验

三、 工作展望

四、 结束语

注：上述板块只是参考，总结者可以根据具体的情况进行调整。

（与正文间隔两行 宋体 四号 加粗 居右）

华南理工大学研究生会××部部长/执行部长

（日期宋体，四号，加粗 年月日写全） 年 月 日

5．通知书写规范

华南理工大学研究生会通知书写规范（草稿）

一、 综述

为了推进华南理工大学研究生会组织体系标准化管理、规范化建设，树立研究生会整齐，高效的工作形象，现对组织内外部日常交流所用通知写法做出以下规范意见，请有关各方讨论审议：

通知一般由标题、正文和落款三部分组成。具体写法如下： （1） 标题

通常可以采用三种形式，一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如“校研究生会纳新通知”。一种是由事由和文种构成。如“关于各学院迎新宣传工作任务的通知”。一种是由文种直接作标题如“通知”或“紧急通知”。建议采用前两种形式，在事由较长时建议采用“关于××的通知”形式。 （2） 正文

在写正文之前，要在标题之下、正文之上顶格写出被通知对象的名称，在名称后加冒号，或将名称以“抄送”形式写于最后一页的最下方。 正文由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代形势背景、通知缘由、根据。

主体说明通知事项，或写发布规章制度、办法、措施等，或写带有强制性、指挥性、决策性的原则(或指示性意见)、具体工作要求等。若是要求提交名单或材料，应详细写明时间、地点、联系人及联系方式等信息，建议分条开列。总之，一定要把布置的工作或需周知的事项考虑周到，阐述清楚。 结尾多提出贯彻执行要求。如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”，“请研究贯彻”等习惯用语，也可以选择性地不写习惯用语。 （3） 落款

落款写出发布通知的机关名称和通知发布日期。一般需写全称，日期要完整，一般避免用标点符号来代替年月日。

二、 通知范例

以下以一个实际发布的通知为例来说明相关的格式要求，其中蓝色部分为标注。具体通知可以参考其写法。

关于各学院提交研代会相关材料的通知 （主标题 黑体 小二 加粗 居中）

（如有副标题 黑体 小三 居中或靠右）

各学院研究生分会： （宋体 四号 加粗）

（全文都是宋体 小四，行距固定值18磅，段前间距0.5行，段后间距0.5行，此两项在段落对话框中设置）

截至到目前为止，各学院团总支、研分会已相继召开了研究生代表大会，对06-07年度的研究生会进行了工作总结，同时顺利完成了换届选举，新生力量的加入必将为各学院研究生分会的工作注入新的活力。在此，校研究生会向你们表示热烈的祝贺，对你们在过去一年中对校研究生会的支持和配合表示衷心的感谢，希望新一届分会成员能够秉承优良传统，发扬创新精神，共同打造华工研究生会的良好形象，更好地为广大师生服务。

为了促进研究生会档案资料的规范化管理，请已经召开了研究生代表大会的学院研究生分会将研代会相关材料进行整理汇总，并于规定时间提交校研究生会存档。具体要求如下：

五、 材料内容 （标号 加粗，序号自动生成）

1. 各学院换届资料（文件汇编：包括会议程序、研代会代表资格审查

报告、研分会主席工作总结等）。（具体内容可以加括号说明或列举，另此处标点符号不可省略，全文列项处均照此规范） 2. 评优结果（各学院如有评选出院级优秀干部或个人，并于研代会上

公布、颁奖，则需提交评选结果，包括奖励称号和获奖名单）。 3. 研分会换届选举后新成员通讯录（至少包括职务、姓名、性别、手

机、邮箱）。 4. 学院院刊或院报。

六、 提交形式

需同时提交电子版和纸质版（学院院刊院报可以只提交纸质版），电子版需将所有材料压缩成一个以学院名为标题的文件包进行发送，请注明主题为××学院研代会材料。（请注意此处××用的是特殊符号中的乘号，勿用其他符号代替） 七、 提交时间地点

电子版材料请于9月30日中午12：00之前发送到华南理工大学校研究生 会秘书处专用邮箱：scutgsumsc@yahoo.com.cn。

（关于邮箱：要求研究生会各部门使用秘书处统一申请的雅虎邮箱，另外建议避免在邮箱地址中出现下划线或其他容易引起误解的符号）

纸质版材料请于9月29号下午12:30-13:30提交到西六宿舍104研究生会办公室。

如有不明事项请与校研究生会秘书处联系。 联系人： 章慧锋 13824431856

各学院研究生分会材料归档是研究生会组织体系标准化管理、规范化建设的一项重要内容，希望各学院研究生分会提高认识，认真准备，密切配合。 附件一：研究生会组织体系标准化管理规范总则

附件二：××××××（宋体 五号 正文中需提及 若网络发布需提供下载链接，书面发布需随通知正文后附上）

（与正文间隔两行宋体 四号 加粗 全名） 华南理工大学研究生会 （日期宋体，四号，加粗 年月日写全） 2007年9月23日

三、 补充说明

1.

对于篇幅较长的通知（纸质版A4大小超过两页），考虑到网页上发通知的篇幅限制，应对其中的部分内容作为附件处理，或者一些报名表格等也作为附件居后处理。

页眉：真诚服务 共同进步（即研究生会工作宗旨，适用于研究生会内部所有公文以及对外文件）。

页脚：第一行空白下划线，第二行：华南理工大学研究生会 。

2.

3.

4. 5.

页码：必须有，居右下。

页眉页脚页码格式规范：仿宋_GB2312，四号字，加粗 居中。页眉前四个字每两个之间间隔两格，“务”“共”之间间隔十格。页码采用Times New Roman字体，小五号，居右。

在网页上发布的格式字号与调研部发布消息的标准为准。 以上2、3、4、5点适用于研究生会内部文件以及对外公文。 具体通知的写作原则参照附件。

6. 7. 8.

附件：具体通知的写作原则

具体通知的写作原则

一、 印发、批转、转发性通知的写法

此类通知的标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。 二、 批示性通知的写法

此类通知标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。 三、 事项性通知的写法

写事项性通知，用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务或者同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。此类通知需开门见山，忌转弯抹角。在叙述事项时，要突出重点，把主要的、重要的写在前面。根据需要，主要的内容可详写，讲清道理，讲明措施，次要的内容则尽量简略，扼要交代即可。在语言表达方面，主要以叙述为主，对下级单位提出要求。有时可以适当做一些分析、说理。但通知中的说理不像议论文的说理那样要有严密的逻辑性，只要抓住关键问题，用简洁的语言把道理阐述清楚即可。 四、 知照性通知的写法

知照性通知用于告之各有关方面周知的事项等，此类通知的正文，只要写清

楚行文的依据、目的和事项即可。要求文字简练、明白。 五、 会议通知的写法

会议通知一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要准备的材料等,通常采用条文式写法，要求内容周密、语言清楚、表述准确，不致产生歧义。 六、 任免通知的写法

任免通知的写法比会议通知更为简单，一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。

6．请柬 封面：

内容：

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