文书档案管理作业形成性册子1-3

第一次作业

1、 什么叫文书？从它的形成和使用上来划分，可以分为几大类？

文书是以文字形式处理各种事物的凭证性工具。从文书形成和使用上来划分，可分为公务文书和私人文书两大类。

2、 什么叫公务文书？它有哪些特点和作用？

公务文书是处理公共事务过程中所形成的文书。

特点有五：(1)鲜明的政治性和政策性（2）高度的真实性（3）很强的针对性（4）特定的作者和法定权威性（5）格式的规范性。

作用：指挥、指导作用；明令、执法作用；宣传、教育作用；联系、沟通作用； 3、 公务文书的形成过程可以分为那四个阶段？

（1）酝酿阶段：定题、选体、准备材料（2）起草阶段：编写提纲、拟稿、修改 （3）审批阶段 （4）印制阶段。

4、 什么叫公务文书的行文制度（即行文制度）？它包括那些内容？

公务文书的行文制度（即行文制度）是指公文在撰写制作过程中必须遵守的规定和准则。它包括行文关系、行文方向、行文方式、行文规则。

5、 什么叫行文关系？现行公文按行文方向划分，可以分为那三种？

行文关系是指机关、单位之间文件往来所构成的关系。

现行公文按行文方向划分，可以分成三种：上行文、下行文、平行文。

6、 下行文、上行文各可采用什么行文方式？从行文关系和工作需要来看，它们还可采用哪

些方式？

下行文可采取逐级行文、多级行文、和直达行文等方式。 上行文除采取逐级行文、多级行文外，还可采用越级行文。 从行文关系和工作需要来看，它们都可分为主送和抄送的方式。

7、 什么叫行文规则（也称行文原则）？目前的行文规则有哪些内容？

行文规则是指在执行公文制度时应当遵守的准则。目前的行文规则有：（1）按职权范围和隶属关系行文；（2）少而精的行文；（3）一般不越级行文；（4）正确运用主送、抄送行文；（5）同级机关可以联合行文；（6）报刊上公开发布的公文与正式公文同等有效。

8、 公务文书的格式概念是什么？它主要包括哪两个部分？

公务文书的格式简称公文格式，是指公文的外观规格式样，或者说是为公文内容服务的外在变现形式，是公文标准化、规范化的重要方面，是对公文进行科学管理，有效发挥公文作用的重要保证。

9、 公务文书的版面格式通常包括哪几个部分？各部分又有哪些构件组成？

公务文书的版面格式通常包括两个部分：版面格式、印装格式。

版面格式包括：文头部分（公文名称、发文字号、印制顺序号、秘密等级、紧急时限）、正文部分（公文标题、主送机关、正文、附件标题、发文机关、发文日期、机关印章）、文

尾部分（阅读范围、主题词、抄送抄报单位、印制版记）

印装格式包括排版、装订和用纸等。 10、 什么叫发文字号（文号）？它有哪几部分构成？有哪些作用？

发文字号是由制发公文机关编排的文件代号。

由三部分组成：发文机关代字、发文年号、发文序号。 作用：一是用于统计发文数量，便于管理；二是用于文件的代号，便于查找和引用文件。 11、 公文的秘密登记（密级）、紧急时限（时限）各有几种？

秘密等级有三：绝密、机密、秘密。

紧急时限一般分急件、紧急件、特级件、限时送达件。

12、 完整的公文标题，一般有几部分组成？

完整的公文标题，一般由发文机关名称、内容和文种三部分组成。 13、 什么叫主送机关（又称主送单位）？什么叫主题词？

主送机关（又称主送单位）指一份发文的主要接受机关，即发文机关要求掌握公文

内容并负责主办或回复的机关。

14、 什么叫通用公文？它有哪些特点？

通用公文是指各级各类机关团体处理公务时普遍使用的公文种类。特点有三：一是具有广泛的通用性，二是具有正式文件的性质，三是具有统一规定的使用范围。

15、 什么叫信访文书？按其内容可分为几类？有何特点？处理原则？ 信访文书是处理人民群众来信和来访过程中形成的文书。

按其内容可以分为求决信访文书、申诉信访文书、控告检举信访文书、批评建议信访文书。

特点：广泛性、不可预测性、急切性。

处理原则：调查研究、事实就是的原则；就地解决问题的原则；分级负责、归口办理的原则；件件有着落、案案有结果的原则。 16、 人事文书的概念及其特点？会计文书的概念及其作用？

人事文书是指各级机关在干部、人事管理工作中形成的、反映个人自然情况、社会经历和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。特点有四：以干部个人命题；有一定的凭证标记；内容客观、真实；材料完整、实用。

会计文书是指机关单位在经济活动和财务收支过程中，进行会计核算所形成的各种材料的总称。作用有三：记录和反映经济业务的重要史料和凭证；检查监督和改进经济管理活动的重要依据；促进会计工作和加强会计队伍建设的重要工具。

第二次作业

1、 什么叫决议、决定、指示、批复、请示、报告、会议纪要、函？

决议，用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。 决定，用于对重要问题或重大行动作出安排及决策。

指示，用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。 批复，用于答复请求事项。

请示，用于向上级机关的请示，请上级机关给予指示和批准。

报告，用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问或要求。 会议纪要，用于记载和表达会议主要精神和议定事项。

函，用于相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门提出请求等。

2、 通报可以分为几种？

表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。

3、 通知、报告、会议纪要在党政机关使用上有哪些不同？

通知，国家行政机关规定其使用范围有“发布行政法规和规章”，党的领导机关没有这一使用范围，但增加了“传达上级机关的指示”的使用范围。

报告，党的领导机关增加了“答复上级机关的询问或要求”的使用范围。 会议记录，行政机关增加了“要求与会单位共同遵守执行”。

4、 事务文书的概念及其特点是什么？

事务文书是指通用公文之外的机关、团体经常使用的一般性公务文书。特点有三：（1）事务文书一般不具有通用公文的那种法定权威性和约束力，它主要用于处理日常事务。（2）事务文书的任何文种不能像通用公文文种那样可以单独地以正式文件行文。（3）事务文书的行文格式、语言运用，较之通用公文更为灵活。

5、 专用文书的概念及其特点是什么？

专用文书是指在一定工作部门或一定业务领域，根据某种特殊需要专门使用的公务文书。特点是：（1）专用文书产生并服务于一定的专业领域，因此它的各个文种一般只应用于这个专业领域，其他领域并不使用。（2）专用文书为适应一定专业领域的需要，其在实践中形成了特定的格式。（3）专用文书的制发程序和语言运用也有其独特之处。

6、 文稿指的是什么？它一般可以分为几种？

文稿是指公文在撰写阶段形成的不同形式的文字稿。文稿一般可分为草稿、讨论稿、修改稿、送审稿和定稿。

7、 什么叫讨论稿、修改稿、送审稿、定稿？

讨论稿是在撰写公文过程中专供讨论的稿本。

修改稿是在草稿或讨论稿的基础上根据讨论中提出的意见，进行修改后的稿本。 送审稿是经过修改后呈送领导者或有关会议审阅、签发或通过的稿本。 定稿是经修改审阅后由负责人签发或会议讨论通过的最后稿本。

8、 什么叫文本？它主要有几种本子？

文本是公文定稿后根据不同情况所形成的各种本子。主要有：正本、副本、留存本、试

行本、暂存本和各种文字文本等。

9、什么叫正本、试行本、暂行本、各种文字本？试行本、暂行本都是具有实际效力的正本？

正本是公文定稿后根据不同情况所形成的各种本子。

试行本是公文执法机关认为其内容尚不成熟，先发布试行的文本。

暂行本是指制发公文机关为适应急需，在现行公开还不够理想或其效果尚不可能预料的情况下，先发布暂时实行的文件。

各种文字文本是指同一份公文有两种以上文字的文本。 试行本、暂行本都是具有实际效力的正本。

10、文书学的概念是什么？

文书学是研究文书和文书工作的一门学科，它的研究对象是文书和文书工作的理论与实践，即研究文书和文书工作的主要内容、基本原则、一般规律和基本方法，以及文书和文书工作的产生、发展等。

11、狭义的文书工作含义指的是什么？它具有哪些性质？

狭义的文书工作含义指的是除文稿起草外的文书形成、处理、管理等工作。它具有政治性、机要性、实用性、时限性、规范性、工具性的特点。

12、文书工作的机要性指的是什么? 而它的时限性、规范性、工具性又各自表现在哪里？

文书工作的机要性，一是指文书工作的机密性，二是指文书工作的重要性。 文书工作的时限性指的是文书工作有别于其他工作的重要性质之一，它包括：文书处理的迅速性；文书处理的适时性；文书处理各个环节的时间衔接性。

文书工作的规范性是指文书在形成、处理和管理等工作中具有统一的可遵循的标准，体现在三个方面：文书的形成上；文书的处理上；文书的管理上。

文书工作的工具性是指文书工作是使文书的职能和作用得以实现的手段和工具，它又三种表现形式：文书的形成使文书的职能和作用的实现具有了可能性；文书的处理使文书的职能和作用由可能性变成了现实性；文书的管理使文书的职能和作用得以多次实现。

13、文书工作的总任务是什么？它有什么作用？各个作用又具体表现在那几个方面？

文书工作的总任务是承担文书的形成、处理和管理工作，使文书在机关工作中有效地发挥作用。它有四方面作用：信息作用、纽带作用、服务作用、助手作用。 信息作用：传递信息、筛选信息、存储信息。

纽带作用：体现在文书的行文上；体现在文书的发送上。

服务作用：为本机关服务；为上级机关服务；为下级和人民群众服务。 助手作用：通过文书工作在机关领导工作中发挥的辅助作用。

14、文书工作有哪些原则？其中简便和党政分开两个原则又具体表现在那几个方面？ 文书工作的原则：准确、及时、安全、简便、党政分开。

简便：一是发文要少而精；二是处理文件要方便读者；三是文书管理要便于使用。 党政分开原则：在行文上要党政分开；在文书处理上要党政分开；在文书管理上要党政分开。

15、在哪些情况下可以越级行文？

（1） 发生特别紧急情况，如爆发战争或遭到严重自然灾害等，逐级上报会延误时机，

（2） （3） （4） （5） （6）

造成损失；

多次向直接上级机关请求，但问题长期得不到解决； 上级机关交办并指定越级上报的材料；

对直接上级机关进行检举、揭发和控告材料； 与直接上级机关有争议而无法解决的事项；

询问和联系某些具体问题，如询问、催办、解答问题、联系调查、参观、运输等无法经过直接上级或下级机关的事项。

第三次作业

1、 什么叫文书工作组织形式？我国党政机关现行文书工作的组织形式主要分为哪两种？

文书工作的组织形式是指文书工作机构的设置和文书工作各个环节分工所采取的形式。我国党政机关现行文书工作的组织形式主要分为两种：集中形式、分散形式。

2、 选择文书工作组织形式的原则和依据各有哪些？

原则：（1）有利于机关工作；（2）要保持相对稳定； 依据：（1）机关任务的多少和职权范围的大小；（2）机关内部机关设置层次和数量的多少；（3）机关收发文件数量的多少；（4）机关所属部门办公位置是否集中；（5）机关人员配备是否齐全。

3、 文书工作者必须具备的素养及其具体要求？

文书工作者必须具备的素养：政治思想素养；职业道德素养；业务工作素养。

具体要求：

政治思想素养：较高的政治觉悟；较高的政策水平；较强的法制观念。

职业道德素养：热爱本职，忠于职守；埋头苦干，严谨精细；遵守纪律，严守秘密。 业务工作素养：必备的专业基础知识（基础理论、实际操作、其他基本知识）；熟练的业务技能（文字综合处理能力、书写能力、速记能力、印制能力、校对能力、运用现代化办公设备的能力）

4、 收文处理的总程序是有哪两个阶段构成？各个阶段又包括哪几个环节？ 收文处理的总程序有两个阶段构成：收进阶段、阅办阶段。

收进阶段包括6个环节：签收、拆封、登记、翻印、分发、传阅；

阅办阶段包括8个环节：阅文、拟办、批办、承办、催办、办复、注办、暂存。

5、 哪些文件属于登记范围？翻印文件必须遵照哪两个原则？

属于登记范围的文件有：（1）上级机关的来文，特别是政策性、指令性和指导性的文件；（2）下级机关的重要来文，特别是请求性、报告性、建议和批评性的文件；（3）平级机关或不相隶属机关商洽性或需要答复的文件；（4）所有的机密性文件；（5）其他方面，凡属重要的公文，不论是上级、下级、平级机关送来的，皆需登记。

6、 什么叫分发？其“三主”优先原则的“三主”指的是什么？

分发就是文书人员依照一定的分工原则，区别不同情况，把经过登记的收文发往领导人阅批，或者转往有关部门办理。

三主优先原则：本机关的主要领导人优先，主管领导人优先，业务主管部门优先。

7、 什么叫拟办、批办、承办、注办？

拟办是文书部门或承办部门负责人对除了阅知之外尚需具体处理的文件，提出初步办理意见，供机关主管或主要领导人批办时参考的行为过程，它是阅办阶段中的一个重要环节。 批办是文书部门负责人或机关主管、主要领导人对收到的文件如何处理、办理，提出批示意见的行为过程。

承办是文书人员或有关部门的工作人员，根据领导人的批办（示）意见，按照来文的内容和要求，对文件予以具体办理、处理的行为过程。

注办是对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的行为过程。

8、 发文处理总程序有那两个阶段组成？各个阶段又包括哪几个环节？ 发文处理总程序有两个阶段组成：制文、制发。

制文阶段包括拟稿、会签、拟定主题词、核稿、呈批、签发、注发7个环节。 制发阶段包括编号、登记、打字、校对、膳印、用印、封发、传阅8个环节。

9、 会签应该遵循哪些原则？校对有几种方法？文件质量的高低，在很大程度上决定于制文

阶段的哪几个环节？

会签应遵循：相互尊重的原则；平等协商的原则；协同一致的原则。 校对方法有：折校法、唱校法。

文件质量的高低，在很大程度上决定于制文阶段拟稿、核稿、呈批、注发几个环节。

10、什么叫呈批、签发、注发?

呈批是把经过核稿人员审核的欲发文稿，报送给本机关主管领导或主要领导作最后审阅并签发。

签发是机关领导人将呈批的文稿经过最后审定，认为可发，予以签署意见的行为过程，是领导人行使职权的表现。

注发是批注经过领导人同意发出的文件如何印发的行为。

11、文书管理的任务、作用、原则各是什么？

文书管理的任务是（1）控制文件的数量（2）对文件的拟写和制作进行管理（3）对文件传递运转过程进行管理（4）建立健全各项管理制度（5）安全保管文件。 作用：（1）防止文书的丢失和泄密（2）提高文件的阅读和使用率（3）为归档工作奠定基础。

原则：（1）分类管理的原则（2）安全保密的原则（3）便于阅读和利用（4）管而不死，活而不乱。

12、文书立卷、案卷（卷宗）的概念是什么？ 文书立卷又称文书组卷，它是文书部门将办理完毕的、具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系、内部规律性和有关规定，组成案卷的行为过程。

案卷（卷宗）是机关和企事业单位分类保存以备查考的文件装订成一组组的集合体。

13、文书立卷有何意义？有哪些原则？

意义：（1）维护文件的完整与安全，有利于文件的保存和管理。 （2）保持文件的历史联系性，有利于事后查考和利用。 （3）集中大量有价值的文件，有利于档案工作的开展。 原则：（1）以反映本机关工作的文件为主立卷 （2）根据文件自身的特征立卷 （3）保证文件材料的齐全完整立卷 （4）保持文件之间的历史联系立卷 （5）照顾文件的保存价值立卷

（6）便于文件的保管、检索和利用立卷

14、“根据文件自身的特征立卷“原则中的”自身特征“具体指的是哪几个特征？

文件的自身特征指：作者特征、内容特征、文种特征、时间特征、地区特征、通讯者特征。

15、“照顾文件的保存价值立卷“，文件保管期限可以分为几类？各类的保管期限约为几年？ 文件保管期限可分为：永久、长期、短期三类。 16、“便于文件的保管检索和利用”，厚薄适中的案卷一般为几页？ 厚薄适中的案卷一般为二、三百页。

17、平时归卷应把好哪“六个关口”? 年终立卷的“年终”指的是什么时间？

“六个关口”指：把好发文关；把好收文关；把好重要会议关；把好外出开会带回来的文件关；把好机关内部文件材料的保管关；把好报刊登载的文件材料关。

年终立卷的“年终”指的时间：不是指一年之末，而是指下一年指初，即下一年的二三月份。

18、文书工作“四化”之间的关系是一种什么样的关系？

规范化是制度化、科学化和自动化的基础；制度化是规范化、科学化和自动化的保证；科学化是规范化、制度化和自动化的核心，自动化是规范化、制度化和科学化的方向。

19、实现文书工作“四化”有何意义？

（1）有利于提高文书工作的效率（2）有利于促进各项事业的发展（3）有利于文书学科的自身建设（4）有利于造就一支现代化的文书工作队伍。

20、清退、销毁的概念及其范围？

清退是文书部门根据有关制度和规定，对运转处理完的文件进行清理追退。

清退范围（1）印有密级的文件及资料（2）送给领导人传阅的文件（3）其他应该清还的文件。

销毁是指对运转处理完毕，而又无保存价值的文书进行焚毁 。 范围包括（1）不需立卷的各类文书：（2）平时清退除的重份文书；（3）无保存价值的其他文献资料；（4）上级机关授权销毁的材料；（5）翻印复印的上级文件。

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