档案职称考试复习题精华版

一、概述 档案的特点：

1.直接形成于社会实践活动的原始记录。

这种特征是档案区别于图书和报刊资料的标志之一。 2.是由文件有条件地转化来的。 3.来源广泛，内容丰富，形式多样。 文件转化为档案的条件：

1. 办理完毕的文件才能作为档案保存。

办理完毕是相对的概念，指履行当时的职责而直接使用材料的工作告一段落，即完成了文书处理程序。一般有三种情况，一是文件中所说的事情需要近期办理的已经办理完毕；二是文件中所列事情需要较长时间才能完成或需要长期执行的，只要经过文件签收、传阅、研究讨论和贯彻执行，也算办理完毕；三是不需要具体承办的文件，只要登记、收发、传阅等文书处理程序结束，就算办理完毕。

2. 对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案

保存。

3. 按照一定规律集中保存起来的文件。 档案的分类：文书档案、科技档案、专门档案。 档案的作用：凭证作用、参考作用。

档案业务工作内容：“六个环节”收集、整理、鉴定、保管、统计、利用；“八个环节”再加上编目工作、编研工作。 档案业务工作组成：基础业务工作、档案提供利用工作

档案保管工作：由于自然和社会原因，档案处于渐变性自毁过程，甚至是突变性的破坏。为了延长档案寿命，对其采取保护措施，进行妥善管理，就是保管。

档案工作基本原则：实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。 档案工作基本含义解释：

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1. 实行统一领导、分级管理，是组织原则 2. 维护档案的完整与安全，是基本要求 3. 便于社会各方面的利用，是根本目的。

全宗：是由一个独立的机关、社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体。

全宗原则：同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。全宗是档案馆、室对档案进行日常管理的基本单位。

立档单位：其档案能够构成档案全宗的机关、社会组织或个人。 构成立档单位的条件：

1. 可以独立行使职权，对外单独行文

2. 是一个会计或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划 3. 设有人事机构或人员，有人事任免权

我国现存最古老的档案：甲骨档案，在河南省安阳小屯村出土的甲骨卜辞

二、公文管理

公文与私人文书的根本区别：公文在公务活动中产生，不是任何人可以随意制发的，只能由法定作者制成和发布。 公文的划分：

1. 从行文关系和运行方向：上行文、平行文、下行文 2. 从机密程度和阅读范围：公布文、内部文、机密文 机密公文分为：绝密、机密、秘密。

文种：命令、决定、决议、公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要

定稿：已经履行法定批准程序的公文文稿，是经过负责人签发或经过会议讨论通过的最后完成稿。反映了公文起草、审核修改、签发的全过程，是印制公文正本的依据和标准，能产生正是法定效用。任何公文在制发过程中必须形成定稿，必须归档保存。

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正本：向受文者制发的具有法定效用的公文文本，是依据定稿并按规范格式要求制作的正式文本。代表发文机关或部门的法定权威性和正式意图，是受文者办理公务、解决问题的依据。应归档保存。 公文整理含义：指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 公文整理原则： 1. 遵循公文形成规律

2. 保持公文之间的有机联系：有机联系表现在公文的来源、内容、时

间、形式等方面。 3. 区分不同价值

4. 便于保管和利用：这是公文整理归档的最终目的。 公文整理方法：案卷级公文、文件级公文 案卷级公文整理方法：

1. 主要特征立卷：问题特征、时间特征、责任者特征、公文名称特征 2. 主要类型立卷：会议文件、案件材料、信访材料、简报刊物 案卷题名：即案卷标题，是用简洁的文字对卷内一组公文的高度概括。应包括：责任者、主要内容、公文名称（文种）

“件”的概念：一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件的正本、定稿、附件、被转发文、复制件、发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单。报表、名称、图册等一册（本）为一件。 归档工作作为一项制度，各单位都必须要贯彻执行。

归档制度包括：归档范围、归档时间、归档案卷质量要求等。 归档范围三要素：本机关的职能活动、公文办理完毕、具有查考利用价值

归档时间：指文书处理部门和业务部门将需要归档的公文向档案部门移交的时间。应在第二年6月底之前。

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三、文书档案

文书档案收集工作：指该单位的档案部门按照国家的规定，通过归档、接收等办法，把分散在本单位内部机构和个人手中的文书档案集中到档案室，实行集中统一管理的工作。 文书档案收集工作要求：

1. 归档文件材料齐全完整、符合长期保管质量要求 2. 归档文件材料精炼准确、反映立档单位主要职能 3. 档案部门加强收集工作的调查和指导 文书档案收集工作方法：86

1. 按照本单位归档制度有关规定进行接收 2. 建立相关制度，加强对零散文件的收集

如领导及有关业务人员学习、参观、考察或参加各种会议待会的有价值的文件材料。要建立制度，采取措施，确保零散文件齐全归档。 在实际工作中，可采取的作法：一是将文件材料的形成、积累工作纳入有关部门和人员的岗位职责，并与经济责任制挂钩，确保各部门形成的文件，尤其是未经收发文登记的文件能够齐全、完整地向档案部门移交；二是对于外出学习或开会的人员，应规定只有将带回的文件向档案部门移交归档后，才可到财务部门办理报销手续；三是对于工作变动的人员，应规定只有将手中保管的文件向有关人员移交后，才能到人事部门办理调动手续。

3. 明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整：具体到人

一是对于通过公文处理程序运转的文件，无论收文还是发文，应明确规定由文书人员负责文件的收集；二是对于各种会议文件，包括本单位召开的党、政会议等，应由秘书或办公室主任负责收集并按规定向档案部门移交；三是对于本单位形成的综合性文件，如规章制度、计划、总结、各类报表等，应由文书人员随时收集；四是对于各部门形成的文件，应由该部门制定的兼职档案人员负责收集并向档案部门移交。

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文书档案整理工作的原则：充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。 1. 充分利用原有的整理基础

2. 保持文件之间的历史联系：表现在文件在来源、时间、内容、形式

上的联系。 3. 便于保管与利用。 文书档案整理工作的分类： （一）一般方法

1. 年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内的文书档案分

成各个类别。

2. 组织机构分类法：根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进

行分类。特点：能够较好地保持文件在产生和形成过程中的来源联系，客观地反映出各个组织机构历史活动的真是面貌。

3. 问题分类法：按照文件内容所反映的问题或事由将文书档案划分成

各个类别。 （二）复式结构分类法

1.年度—组织机构：优点：简单易行，分类客观自然，不受机构变动影响；缺点：按问题查询不便。

2.年度—问题：优点：将各年度的文书档案集中在一起，便于按年度排列和查找档案。

3.年度—机构—保管期限：优点：不用倒架，便于档案实体查找。 4.保管期限—年度—机构：优点：便于档案移交进馆；缺点：排架时每个保管期限要预留空间。

档号：是用来反映和固定全宗内案卷以及案卷内文件的排列顺序的一组符号。文书档案的档号是文书档案实体管理编号的总称，包括：全宗号、案卷目录号、案卷号、件号和页（张）号。 档号编制原则：唯一性、合理性、稳定性、简明性

案卷目录：也称案卷名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排

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