全宗介绍的编写以及实例

全宗介绍的编写以及实例

全宗指南亦称全宗介绍、全宗说明，是以文字叙述的形式，较全面地介绍和揭示某一全宗档案内容、成份及其利用价值的一种引导性检索工具。

全宗指南主要有三类：一是机关、团体、企事业单位全宗指南；二是联合全宗指南与档案汇集介绍；三是人物全宗指南。

全宗指南通常由全宗构成者沿革简介、全宗档案的内容与成份及有关辅助材料三部分组成。 第一部分 全宗构成者沿革简介简介主要包括：立档单位名称(含更改名称)、组建情况、成立时间；地点、性质、任务、职能、隶属关系、所辖区域；内部组织机构的设置及职能、主要负责人姓名及变化情况；经历的重大事件、执行的特殊任务及机构变化情况等。 第二部分 全宗内档案内容和成份介绍这部分是全宗指南的核心，直接关系到整个全宗指南的编写质量，编写时应客观、准确、真实、语言简练、文字表达清楚、方便利用。 档案内容和成份介绍主要包括：档案的来源、产生时间、数量；档案的内容、成份、可靠及完整程度；整理、鉴定、利用、编研情况；编制检索工具的种类与用途；档案是否遭受过损失或销毁，受损原因，时间、受损档案的具体内容，数量等。

对联合全宗，应写明划分全宗时所定的综合名称。对档案汇集介绍，则应说明编制汇集的时间、原因、结构、特点。对人物全宗，除要写明人物的姓名、生平、年代、职务、社会地位外，还须揭示人物的社会活动、家庭主要成员、重要社会关系以及档案材料的来源、数量、整理、利用等情况。

介绍的方式一般有以下三种： ① 问题介绍。以档案内容为主线，把档案内容分成若干问题，组成章节体系。每一问题

要有确切的题目，题目下介绍属于该题的档案有关内容。主要适合按问题分类整理的全宗。 ② ②按组织机构介绍。以组织机构为主线，把立档单位的组织机构名称作题目，按一

定顺序，分别介绍各组织机构的档案情况。主要适合按组织机构分类整理的全宗。 ③ ③按档案形成时期介绍。把全宗内的档案按立档单位工作活动的历史阶段立题介绍。

主要适合于在不同时期机构、职能有重大变化的立档单位所形成的全宗。 介绍的方法一般有以下三种：

① 要介绍，即只综合、概括性的介绍。这种方法一般适用于不太重要的全宗和不宜

公开内容的全宗。 ② ②详细介绍，即对档案内容和案卷逐一作具体介绍。这种方法一般适应于重要

的而案卷数量不多的全宗。 ③ ③一般与重点介绍相结合的方法，即对有的档案内容及案卷作综合、概括性介

绍，对重要的，能反映立档单位主要工作职能活动和有特殊价值的档案内容及案卷作重点详细介绍。这种方法适用于大多数全宗。

第三部分 全宗指南的辅助材料为便于全宗指南的使用，可编制一些辅助材料，如人名、地名索引，目录、注释，立档单位和全宗历史参考材料目录等。辅助材料的编制应视具体内容而定，需要则编。 全宗介绍编写实例如下： 中国移动通信集团湖南有限公司邵阳分公司邵东营业部综合档案室全宗介绍一、立档单位简要历史、立档单位简介顺应国家信息产业部实行移动通信与固定电话分营的体制改革。1999年7月10日，邵阳移动通信分公司邵东营业处正式挂牌成立。公司地址在邵东县两市镇永兴路电信大厦南裙楼。中国移动通信集团湖南有限公司邵阳分公司邵东营业部（以下简称邵东移动公司）自分营以来，以服务地方经济为宗旨，坚持“服务与业务领先”的经营方针，在竞争日趋激烈的市场环境中快速成长，先后获得了市级“双文明单位”、“湖南省消费者信得过单位”、省级“模范职工之家”、“全省模拟电话转网先进单

位”、“全国\巾帼文明岗\”、“全国模范职工小家”等荣誉称号，整体实力雄居全省前列。2001年，邵东营业部中心营业厅创建，它是邵东通信行业重要服务窗口之一，直接服务客户10万人。年12月31日，邵阳移动通信分公司邵东营业部圆满完成关闭模拟移动网。2002年公司随着省市公司整体上市。2005年10月“村通工程”圆满完成。到2006年3月，用户已突破15万，年上缴税收300多万元。目前，县移动公司设自控营业厅6个，代理网点105个，建基站103个。邵东26个乡镇已全部开通数字移动电话，新建了GPRS宽带移动通信网，并不断完善和扩容GSM数字移动电话基础网络，现在，客户可自动漫游全国及68个国家和地区，除提供移动电话话音通信业务外，先后推出呼叫转移、语音信箱、点对点短消息、信息点播、移动IP电话、彩铃、彩信、MO手机上网、一机多号、移动梦网、企信通等新业务，开辟了移动通信服务新领域，为地方经济的发展作出了应有的贡献。公司现有员工97人，形成3部五中心管理格局，县公司归口湖南移动通信公司邵阳分公司。

、内部机构变化情况顺应国家信息产业部实行移动通信与固定电话分营的体制改革。1999年7月10日，邵阳移动通信分公司邵东营业处正式挂牌成立。1999年8月1日，邵移（1999）处字第1号文邵东县营业处设置综合办、营销中心、维护工作站三个内设机构。11月26日，分公司召开第一次党员代表大会，成立了邵东营业处党支部。同年，在分公司的帮助下，成立了工会和团支部。

年2月，邵阳移动分公司邵东营业处改为湖南移动通信有限公司邵东分公司。3月12日，成立精神文明建设领导小组和多种经营管理委员会。8月25日，因公司发展和工作需要，成立湖南移动通信有限公司邵东分公司客户服务中心及工程维护中心，撤销维护工作站、营销中心，原计费、账务、查询工作划归客户服务中心，多种经营收费代办、手机维修归口客户服务中心管理；原维护工作站职能划归工程维护中心；多种经营社会代办工作归口营销中心管理。

年7月30日，撤销营销中心、客户服务中心，成立营销服务中心和大客户服务中心。 年年初，公司全称更名为湖南移动通信有限责任公司邵东营业部。6月26日，根据邵阳移动（2002）28号传真电报精神，经部务会研究决定，撤销综合办公室、营销服务中心、大客户服务中心、工程维护中心，成立综合办、市场营销中心。9月25日，根据市分公司人力资源部的精神和本营业部的实际需要，撤销综合办、市场营销中心，成立综合部、市场经营部，成立营销中心、客户服务中心（二中心隶属市场经营部管理）。 年4月1日，增设运行维护中心，归口综合部管理。

年4月20日，邵营部20号文，为便于内部管理，及对外联络，经研究并请示邵阳分公司同意，营业部成立运行维护中心、客户服务中心、代办业务中心，其中，运行维护中心隶属综合部，客户服务中心、代办中心隶属市场经营部。

、主要领导人异动情况年7月-1999年主 任：黄绍良副主任：黄应良年经 理：黄绍良（2000年3月任）副经理：黄应良（2000年3月任-2003年12月调市公司）副经理：唐高远（2001年4月任-）朱林秋（2005年4月任-）党支部书记：黄绍良（19991201-）二、全宗档案内容及成分简介全宗档案在综合档案室内保管档案资料共1169盒（册）1486件，其中文书档案185盒1437件、科技档案96盒、业务档案558盒、合同档案19盒、人事档案201盒（含绩效档案）、图书资料93册、照片档案6盒、电子档案等11盒。另设陈列室保管各类奖牌、证书、锦旗45件，其它实物4件，营业处报废印章20枚存放在档案室。全宗档案共分7大类，文书档案、科技档案、业务档案、合同档案、人事档案、声像（电子）档案、实物档案，保管年代从1999年至2005年。 （一）文书档案内容与成分简介。共185盒。其中永久8盒，共154件；长期50盒，共1283件；短期127盒。主要保管有行政、经营管理、人事任免、机构设置、劳动工资、各种会议材料、业务活动、礼品发放登记等。永久、长期文件按归档文件整理规则的方法进行整理，

编有归档文件目录，归档文件目录全部输入了计算机，建立了目录数据库。2005年的永久、长期归档文件进行了全文录入工作。短期文件按四分四注意方法立卷，使用三孔一线装订，用新档案盒保管，编有案卷目录，案卷目录也输入了计算机

（二）科技档案内容与成分简介。分为移动通信工程、基建档案、设备档案三个二级类目，其中移动通信工程档案57卷，基建档案11卷，设备档案28卷。①移动通信工程档案。保管起止年度1998-2005。包括基站建设和村通、扶贫工程资料，基站建设原则上一个基站一盒，材料极少的合并了。②基建档案。主要保管公司办公楼建设档案、房地产档案、装修档案及家属房建设图纸、合同、审计、结算等文件材料。③设备档案。保管公司自成立以来购买的各类电脑、复印机、打印机、电池、电梯等设备使用说明书、光盘、维修等。科技档案案卷目录均已全部输入电脑

（三）业务档案内容与成分简介。保管起止年代从2000-2005年，共558卷。分为两部分，一部分为手机用户申请办理入网手续及在使用过程中形成的各种客户受理单共545卷；另一部分为收费稽核日报表共13卷。业务爱理单主要指中心营业厅及其他营业厅、代办点为客户办理开户、转网、加密、更名、注销、特服等业务的单据，是移动公司档案的大头，全面反映该公司业务受理的详情。

（四）合同档案内容与成分简介。保管起止年代1999-2005年，共19盒，折中长期保存。主要保管移动通信业务代理协议、礼品、货物、采购合同、广告发布合同、固定工劳动全同、在职职工、劳务工绩效合同、基建承包合同、房屋租赁合同等，案卷目录均已全部输入电脑。 （五）人事档案内容与成分简介。保管起止年代1999-2005年，共201盒。其中绩效档案97盒，退休退养24盒，劳务工基本情况登记等74盒，直销员、营业员招聘材料6盒。 三、全宗说明辅助材料简介文书档案辅助材料有1999-2005年《邵东营业部发文汇集》8卷、《大事记》、《组织沿革》、《企业简介》、《邵东营业部工作新闻报道》，室藏档案建立了目录数据库，2005年档案进行了全文电脑扫描输入工作，单位的主要荣誉档案开辟了陈列室展出，并编有《荣誉情况统计表》。

县交通规费征稽所档案全宗介绍全宗号：60（1994至2007年）

一、机构概况１、机构概况： 根据湖南省人民政府关于交通系统体制改革的要求，邵阳市编制委员会编发[1994]02号文件批复成立邵东县交通规费征稽所，由原交通局管理的“车辆购置附加费、客运附加费征收办公室”和原公路段管理的“养路费征收站”合并而成。1994年1月18日正式挂牌成立，新成立的交通规费征稽所为副科级事业单位，下设办公室、征管股、审稽股、财务股管理形式以条管为主，条块结合。1996年4月5日，邵阳市编委[1996]26号文件通知，各县交通规费征稽所升格为正科级事业单位。根据省委组织部、省交通厅湘组[1994]4号文件规定：“党团组织关系直接隶属市交通规费征稽处支部委员会”。2003年3月，邵东县交通规费征稽所在全市率先实行了“三权分离”，制订了《关于实施“三权分离”的具体方案》，分别明确了指导思想、机构设置和各股室职责范围，内部机构设置为5个，即：办公室、征管股、财务股、稽查股、法制股，办公室和法制股实行一门二牌。2004年，车管税划归国税局。

2、领导人名录： 1994年1月-2001年7月 书 记：胡铁强 副书记：姜大权（ 所 长：唐艳初（1994.1-1994.8临时任 申有元副所长：申有元（1994.1-1994.8）何立志 （ 熊国初（张 珺 工会主席：何立志（1996.9兼 书 记:姜大权所 长:申有元副所长:张珺熊国初何立华(2005年2月任王飞(2005年2月任 工会主席:何立志(2002年撤王飞(2004.6-2005.2免 2006年5月-2007年书 记:张珺所 长:申有元副所长:何立华(2005年2月任王飞(2005年2月二、主要工作职责： ⑴认真贯彻执行国家的交通规费征收政策，负责全县洫养路费、客运附加费、车辆购置附加费、交通设施建设基金等交通规费的征收工作。 ⑵建立和完善征稽工作目标管理责任制和岗位责任

制，依法征费，不断提高管理水平。 ⑶负责全县的征费稽查，按照政策规定做好征费的减免审核申报工作。 ⑷负责征稽的财务、统计、票证、装备管理和使用工作。 ⑸负责所内的思想、组织、作风建设、协调外部关系，完成上级交界处的其它工作。 三、档案概况及内容１、档案概况： 从1994年1月成立邵东县交通规费征稽所至1996年，我所机构稳定，人员稳定，文件材料收集比较完整齐全，各种门类各种载体的档案资料均已整理入架，达到了标准化、规范化。现综合档案室有文书、会计、科技、声像、实物等档案及图书资料共计1716卷、册、盒，总长度90米。 ２、档案内容： ㈠文书档案：共99卷（盒）。其中：永久27卷（盒），长期50卷（盒），短期22卷（盒）。1994年至2000年共有文书档案61卷，其中永久14卷，长期34卷，短期13卷。采用“六个特征”，结合“四分四注意”、“立纯卷”等方法。2001-2007年共有文书档案38盒共计736件，其中永久13盒总计191件，长期16盒总计375件，短期9盒总计170件。按照国家档案局2002年12月6日颁发的《归档文件整理规则》及省档案局的《实施办法》选择保管期限-年度复式分类法整理。并制定了文书档案的分类大纲、归档范围和保管期限表。其内容可分： ⑴综合类：有党支部会议、行政会议记录，有上级下达我所的征收任务及我所年度工作总结，有目标管理责任书、岗位职责、规章制度，有经验介绍材料。 ⑵政工类：有上级对本所干部职工任免、奖励、征罚材料，有机构设置的请示和批复，有职称评聘、劳动工资、福利事业材料，有职工干部名册。 ⑶征管类：有征管报表、工作计划总结，有交通规费征收、减免材料，有其他有关征管工作的材料。 ⑷审稽类：有审稽工作计划、总结、经验材料，有审稽事件或审稽纠纷处理材料，有调查研究或形成的决定书，有其他工作形成的文件材料。 ⑸群团类：主要是工会、共青团、妇女小组开展活动形成的材料。 ⑹财务类：有所需经费的请示及批复，有财产管理及登记册。 ⑺秘书事务：有办公室工作、计划、责任书，有安全保卫、门卫制度材料，有车辆管理材料，有信访处理及担案答复材料。 ⑻其他类：有接待来访者登记材料，有偶发事件处理及合同协议。 其次有上级交通部门和对口主管业务部门发来的需要贯彻执行的文件和会议材料。有上级党政机关发来有查找价值文件材料。有上级编印的部分期刊。 ㈡经费会计档案：共162盒，保管起止年度1994-2000年。其中：有凭证96盒，帐簿56盒，报表10卷。 ㈢规费征收会计档案：共1433盒，保管起止年度1992-2006年。其中：有凭证1341盒，帐簿78盒（到2004年），报表14卷（到2004年）。 ㈣科技档案：共4本，其中有我所新建办公楼和住宅资料及图纸3卷，有微机说明书及图纸1卷。 ㈤图书资料：共17本，其中有政治图书5本，业务图书12本。 ㈥声像档案：有照片1册。 ㈦实物档案：有锦旗 面，奖状 张，奖杯 个。 四、检索工具及编纂资料、检索工具： ⑴有文书档案案卷目录1本，全引目录永久卷4本，长期卷4本。归档文件目录永久3本，长期卷3本，短期卷2本。有经费会计、规费征收会计登记清册2本。有照片一本，图书资料登记册1本。有专题目录1本，人名索引1本。 ⑵编制了《车辆购置附加费》、《公路养路费》、《公路客运附加费》、《交通设施建设基金》、《著录卡片》等五种检索工具。 、编纂资料： 编写了《大事记》、《组织机构沿革及领导人任免情况》、《基础数字汇编》、《全宗介绍》、《技术人员职称评聘情况汇编》和大事记

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