应用文书基础知识

应用文书基础知识（4部分）

文书基础：第一节应用文书的概念与制发程序 一、 应用文书的含义与分类 （一） 含义

应用文书——各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。

（二）分类 主要分为三类：

行政公文——在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。又称“通用公文”。

主要有13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、

事务文书——处理日常事务所使用的文书。主要包括：

传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。 商务文书——处理商务业务所使用的文书。主要包括：

意想书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。 二、文书的制发过程 （一）通用公文的制发程序

草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——发文登记——分发 （二）事务文书、商务文书的制度发程序

事务文书、商务文书各有多种下属文书，其内容、体式、功能各不相同，因此，没有行政文书那么严格的、缜密的制发程序。但都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。

秘书文书基础知识：第二节应用文书的格式 一、 通用公文的格式

指公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。

（一）通用公文用纸和印装规格 （ 要求字目闪动） 1、 采用国际标准A4型纸 2、 公文页面与版心尺寸

3、 文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。 4、 公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。 （二）通用公文中各要素标识规则 1、眉首 1) 公文份数序号 2) 秘密等级和保密期限 3) 紧急程度 4) 发文机关标识 5) 发文字号

6) 签发人（会签人） 7) 红色反线

①00001 ②机密★一年

③ 特 急

④××××××××文件

⑤×××〔2006〕号 分析：“①”表示 公文份数序号

1、行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号，党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。 每一份公文的份号都不一样，这在秘密公文的管理过程中有重要意义。

2、 份号的位置在公文首页版心的左上角第1行。用阿拉伯数字标注。如001至999 “②”表示 秘密等级和保密期限

1、秘密公文的秘密等级共有三级：“绝密”、“机密”、“秘密”。 如无保密内容，不得标注此项，以免给工作增添麻烦。

2、密级标注在公文首页版心右上角第一行。两字间空一格。如“机 密” “③”表示 不是事关重大、需要紧急办理的公文，不得标注此项。

眉首

紧急程度的标注一般也在首页右上角第2行，跟秘密等级上下排列，居秘密等级下方。 “④”表示 发文机关标识

一般由发文机关名称加“文件”两字组成，也可以只有机关名称不加“文件”二字。 版头用套红大字居中印在公文首页上部。 版头这一格式项目需要特别注意的问题还有：

**发文机关名称必须使用全称或规范化简称，不得出现所指不明或容易误解的情况。

**几个机关联合发文，属于行政公文的，要把参与发文的机关都排上，主办机关排列在前，其它机关依次在下方整齐对应排列。机关名称后的“文件”二字居纵向中央。

几个同级机关（如安徽省人事厅、安徽省科学技术委员会、安徽省财政厅）联合发文， 例 ：安徽省人事厅

安徽省 科 委 文件 安徽省财政厅

** 在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。

“⑤”表示 发文字号有固定的模式：由发文机关代字＋年份(发文年度)＋序号(发文顺序号) 机关代字是发文机关名称的极度简缩，但还能识别出是哪一个机关。如：“国发”是国务院的机关代字；“中发”是中共中央的机关代字；“国办发”是国务院办公厅的机关代字。陕西省人民政府的机关代字是“陕政字”，四川省人民政府的机关代字是“川府”，根据代字可以看出发文的是什么机关。

年份就是发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写，如把1999年减缩为“99”。年份加六角括号，例如：〔1999〕。不得用圆括号或别的括号。

序号是机关发文的流水号，当年所发的第一份公文是1号，以后依次顺排即可。除命令(令)外，其它公文的序号前不加“第”字，数字前面也不加“0”。

发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色反线 ①关于×××工作的通知 ②××××××

③ ×××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××× ×××××××××××。 ④附件：1. ×××××× 2. ××××××

⑤××××××

二○○六年一月十号

⑥(××××××) 分析：“①”表示 标题

公文标题位于间隔横线下方，居中排列，字号大于正文。

公文标题由发文机关名称、公文主要内容、文种组成，简称标题三要素。发文机关名称根据情况可以省略

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如《**市人民政府关于开展财务大检查的通知》

“②”表示 主送机关

就是受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。

下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。

如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关：

各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局)，教委(教育厅)，语委(语言文字工作 机构)，国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门，新疆生产建设兵团人事局：

向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只能写一个主送机关。如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。

大多数公文都有主送机关，但有些向全社会普发的下行文（如通告、公告），没有明确的主送机关，可以没有这一项。

“③”表示 正文

正文位于主送机关名称的下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 一般公文要求一文一事。 “④”表示 附件

具体写法：“附件”后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件如有序号使用阿拉伯数码．如（附件：１．×××）

“⑤”表示 成文日期

要写明年、月、日，不得简写，用汉字书写 如，零要写作成“Ｏ”如“二ＯＯ一年一月一日”

书写的位置：一是文尾标注 二是题下标注。会议通过的重要公文，如决议、决定，以及条例、规定等法规性文体，成文日期不在文后，而是加括号标注于标题下方居中位置。

“⑥”表示 附注

公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

一般是对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明，如“（此件传达群众）”

需要注意的是：

不要把附注理解为是对公文内容的解释或注释。 “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 ① 主题词：×× ×× ×× 通知

②抄送：××××××，××××××，×××××，××××××。 ③

⑤××××（印发单位） ④××××年×月×日印发 （共印××份） 分析：“①”表示 主题词

又称为“关键词”。它是公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。

所有的公文都要标注主题词，上报的公文要求更严格，要按上级机关的要求和公文主题词标标注。 主题词按规定应标注在公文末页下部，抄送范围上方。

其标引的顺序先标类别词，再标类属词。主题词的数量一般三到五个，要求不超过５个。原则是“谁办文，谁标引”

“②”表示 抄送机关

指主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。

它位于主题词的下1行，左空1字，用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号，冒号后为抄送机关。抄送机关用全称或是规范化的简称，抄送机关之间分隔采用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。

“③”表示 版记中的反线

版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。 目的：1、显示各要素之间的区别；2、显得美观好看 注意的是：最后一个要素之下要有一条反线。 “④”表示 印发机关和印发日期

印发机关和印发日期位于抄送机关之下，占１行位置。

印发机关要具体到承办公文印制和发出的部门。通常是机关的办公部门，或办公部门下属的秘书部门。

印发日期，指的是办公部门接到定稿后起印日期。一般写成＊年＊月＊日，使用阿拉伯数字。 “⑤”表示 版记的位置

版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行

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