『采购人』采购培训
更新时间：2023-06-01 19:31:01 阅读量： 实用文档 文档下载
关于采购培训
这几天在看一份培训材料,挑出自我感觉言之有物的部分，与大家共享.
成本的管理意识很能体现一个采购人员深层次的水平,也体现着我们采购工作的终极价值,所以先帖出来这一部分,希望各位有所收益.
采购培训－成本管理
前言
作好成本管理要从成本分析作起， 成本分析需要运用经验，产品知识和综合判断能力对实际或是预期的成本包括原物料成本；人工成本；加工费；管理成本等加以估计。成本按其不同产生和存在形式可分成固定成本；可变成本；半变动成本；直接成本；间接成本和总成本。
成本分析基本原理
无论是采购成本还是生产成本，成本是企业永久的话题也是最敏感的话题。 要研究成本问题，首先要搞清楚成本的感念和理论范围。从采购专业出发，这里我们要讨论的是总成本（Total Cost）感念。
什么是总成本？
在采购专业领域中，总成本是指采购成本；运送成本；以及间接因操作程序，检验，质量保证，设备维护，重复劳动，后续作业和其它相关工序所造成的成本的总和。 总成本是一个相对复杂的系统，但它是成本分析，采购决策，供应商策略等都是至关重要的。
成本管理与成本分析
成本管理的关键是成本分析。成本分析是对每一个成本单元（如：材料、工时、行政开支、管理开支和利润）加以分析并相加，得出最终价格的过程。成本的关键组成部分： 1. 直接的材料成本：用经济可行的办法能算出的，所有包含在最终产品中或能追溯到最终产品上的原材料成本。对汽车厂来说钢板就是直接原材料。直接原材料不包括胶水、钉子等项目，因为在这极小部分上一个一个花时间计算成本时不合算的，它们应该被计入间接材料（副料）成本中去。
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2. 直接劳动力成本：用经济可行的办法能追溯到最终产品上的所有劳动力成本。如机器的操作员、组装人员。对需要大量高技术劳动力的产业来说，比如信息业或IT业，直接劳动力成本会占很高的比例。要记住如果采购项目包括高技术劳力的时候，一定要有针对性地进行分析，不能直接将其它案例中的数据直接拿来运用。另外，要避免用本地的工资水准来衡量异地供应方的直接劳力成本，在信息不足的情况下往往会犯这种错误。
3. 间接生产成本（也叫生产管理费用）：除了上述成本以外，所有和生产过程有关的成本。它又包括:
· 可变管理费用，如水电、供应和劳力等。间接劳力是可变还是固定成本要取决于公司的性质。
· 固定管理费用，如租金、保险、财产税、折旧和工商管理费等。
· 其它费用，如广告、科研和销售费用。
降低采购成本的方法
成本降低可从许多方面来实施， 但是，在进行成本降低的同时必须要了解， 成本降低的主要目的是在于找出 并减少不必要的成本部分， 并且在不影响产品质量的前提下， 将成本做最有效的分配利用。 任何与此原则相违背的决定，都值得深思熟虑。
集权采购（Centralized Purchasing）便是很有效的降低成本的方法之一。 将各部门的需求集中起来，采购单位便可用较大的采购量作为砝码得到较好的数量折扣价格。 规格标准化后， 可取得供应商标准品的优惠价格， 库存量可以相对降低。 如此，行政费用的支出也会因采购统一作业而减少， 采购部便可以有更多的时间将资源用在开发新的供应商。
可是，集权采购或许会给人一种僵化，没有弹性的感觉。因此，另一中较为折中的方法是由使用量最多的单位来整合所有采购数量，并负责主导采购议价。 这除了可以拥有与集权采购相同的数量优势之外， 更能促进采购部门与使用部门的紧密合作，充分掌握使用部门的需求状况。 其它如由各相关部门代表组成的产品委员会；联合采购；长期合约以及采购产品生命周期所需的总需求量合约等， 都是可以交互使用的。
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不断变动的供应链粗要不断更新的绩效评估衡量指标。尤其在全球化运筹的公司，营运指标、战术指标与策略指标必须同时被衡量，才能真实的显现整体供应链的绩效全貌。所有的指标设计都必须基于一个基本的观念，那就是“满足最终使用者的需求“。由于使用者的需求不断在改变，衡量供应链的指标也必须随时做适当的调整。而供应链中的每一成员表现的好坏，则端视如何有效的衡量其绩效。
成本降低和成本回避
当你评价采购部门成本方面的才智时，是用成本降低法还是成本规避法往往取决于你所买的商品和服务的性质以及你所在公司的经营理念。
成本降低法包括对已有的产品或服务的合约安排进行检查，或者对潜在的削减成本的机会加以判定。它可以包括替换已有的物料，买二手或改装的，而非新的产品。总之，这次所付价格比上次低，就可称为成本降低，它对公司的税前利润的影响是直接的、一块钱对一块钱的关系。
成本规避法是一种用来让采购者不蒙受物料、或供应商价格上涨影响的采购措施，它通过延迟或减缓可能的价格上涨所导致的影响来避免将来的成本上升。成本规避可包括在涨价之前累积一定的库存或安排一次特殊的装运；签订长期的价格保护条例等等。和过去的结果相比，它并不能降低所购物料的成本，但它能将价格上升给净利润带来的副面影响降到最低，甚至完全避免。
那么你应该紧盯成本降低还是成本规避呢？有人说成本规避是采购人员理所当然的任务。比如，你高成功率的及时货运使生产线能顺利运行，但这仅仅是告诉你的执行总裁你在干采购人员应该干的。执行总裁认为成本规避没有带来任何东西，那只是一种“奇怪的钱“，他对次毫无兴趣，而成本降低却能和公司的利润直接挂钩。
所以，当你评价采购部门成本方面的才智时，是用成本降低法还是成本规避法往往取决于你所买的商品和服务的性质以及你所在公司的经营理念。
如何降低采购成本
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“成本“是采购人员心里“永远的痛“， 那时因为采购人员无时无刻不在面临成本的压力。企业营运的主要目标是为股东创造最大的财富利益， 所以， 经营者在审核年度绩效时， 投资回报率便成了最好的参考数字。
成本对企业的影响
虽然投资回报率有不同的计算方式， 最普通的表示方法如下：
投资回报率（ROI）= 利润率（Profit Margin）x 资产周转率（Asset Turnover Rage）
利润率代表了相对于收益，企业对成本控管的能力。 而资产周转率则反映出管理层对企业可用资产有效利用的能力。所以，企业管理层可透过三个方面来达到增加投资回报率：（1）降低销售成本；（2）利用现有资产来增加销售业绩；或（3）综合以上两项。
根据统计资料显示，在制造业中，对原料，零配件。机器设备的采购金额平均占总销售额的50%。 换句话说，任何通过采购所节省的费用都是对利润的直接贡献。 我们来看以下的一个例子：假设一家公司花费总收益的50%于采购物料，其税前纯利润为10%；每销售100元。 利润为10元， 而物料成本是50元， 其它开销占40元。 此外，假设所有的成本费用都随着销售变动，其损益情况如下：
销售： ￥100
生产成本：采购 ￥50/其它 ￥40
税前利润： ￥10
如果这家公司想多赚一元， 相当于将利润率增加10%， 则销售额必须提高到110元才能实现。 采购以及其它开销则相对各要提高至55元和44元。 新的损益情况如下：
销售： ￥110
生产成本：采购 ￥55/其它 ￥44
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税前利润： ￥11
如果这家公司采取将采购成本有50元降低至49元的方法，那么仅仅2%的采购成本节省同样可以达到将利润率增加10%的目的。 在这一例子中反映出采购成本降低2%与销售额增长10%对税前纯利润的影响是对等的。 但是，增加销售额则要多付出5倍于降低采购成本的努力，而且采购成本占总销售额比例越高，两者的比例也就越明显。
销售： ￥100
生产成本：采购 ￥49/其它 ￥40
税前利润： ￥11
如何计算成本的降低
成本的降低包含了分析目前的产品，服务，合约，制造程序等，以决定是否有任何可能的改变能够降低成本。 所有比前一次减少的付款部分都可视为成本的降低。 简单的计算方法有以下几种：
1． 单价降低的金额 = 原单价 - 新单价
2． 成本降低 = （原单价 - 新单价）x 一次采购数量 （或年采购量）
3． 成本降低与预计目标之差异 = 实际成本降低金额 （每单位或每年） - 预计成本降低金额 （每单位或每年）
如果某公司在本年度对于某一型号螺丝的采购单价是每颗只5.8元， 年度总采购量为一千万颗， 但是，前一年每千颗的采购单价是6.0元，于是，我们可以得到该公司在此螺丝的单价上有每千颗0.2元的节省， 而总成本降低金额为一年2，000元 （0.2元/千颗X10，000千颗）。
相对于成本降低，另一比较容易混淆的概念是成本规避（Cost Avoidance）。 有些时候，价格的上涨并不是采购人员所能控制的， 为了避免公司在物料或供应商于未来价格上涨中遭受冲击， 采购可采取一些措施， 如签定价格保障合约；涨价前多备库存等。 至于这种做法是否列入成本降低的的范围，各家公司做法和看法各不相同。
降低采购成本的方法
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成本降低可从许多方面来实施， 但是，在进行成本降低的同时必须要了解， 成本降低的主要目的是在于找出 并减少不必要的成本部分， 并且在不影响产品质量的前提下， 将成本做最有效的分配利用。 任何与此原则相违背的决定，都值得深思熟虑。
集权采购（Centralized Purchasing）便是很有效的降低成本的方法之一。 将各部门的需求集中起来，采购单位便可用较大的采购量作为砝码得到较好的数量折扣价格。 规格标准化后， 可取得供应商标准品的优惠价格， 库存量可以相对降低。 如此，行政费用的支出也会因采购统一作业而减少， 采购部便可以有更多的时间将资源用在开发新的供应商。
可是，集权采购或许会给人一种僵化，没有弹性的感觉。因此，另一中较为折中的方法是由使用量最多的单位来整合所有采购数量，并负责主导采购议价。 这除了可以拥有与集权采购相同的数量优势之外， 更能促进采购部门与使用部门的紧密合作，充分掌握使用部门的需求状况。 其它如由各相关部门代表组成的产品委员会；联合采购；长期合约以及采购产品生命周期所需的总需求量合约等， 都是可以交互使用的。
利用价值分析也是降低成本的重要方法之一。 将产品设计简化从而降低生产成本；使用替代性材料和相应的生产程序。 另外，采用提供较佳付款条件的供应商；采购二手机器设备；运用不同的议价技巧；选择具价格优势的运输公司或考虑改变运输方式等也可达到降低成本的目的。 当然，交货期是否足够等其它影响因素必须事先确认，并做出综合决策。
作业导向成本法（Activity Based Costing）是另一控制成本的方法。 这在美国施乐公司和惠普公司早已盛行多年。 可以将间接成本依照在某一产品上所支援花费的时间很正确地作一配置， 有别于传统会计作业将间接成本平均分摊的做法。 它可以让管理层清楚第了解间接成本分配状况， 并易于分析成本分配是否合理。 可是，分析的过度细致也可能导致多头马车，越想全面控制越抓不到重点。因此，适当地进行一些分析，找出关键成本所在是绝对必要的。
此外，还可利用具有高风险的采购策略， 如商品期货操作，采购材料超出目前或将来的需求以次争取价格优势的投机采购。 基本上，任何可以节省费用的手段都应该是采购值得考虑的对象， 但必须是合情，合理，更要合法， 有利于供应商的伙伴关系。 至于上述何种方法应该优先采用，何种方法更好，则需要采购人员运用自己的专业技能和工作经验加以综合判断和灵活运用。
（成本部分完)
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谈判与议价
前言
在采购活动中，议价是一个勘察和交易的过程（包括计划，总结，分析，让步）。采购人员和销售商都以各自的观点和目的参与其中，期望在采购交易各方面包括价格、服务、规格、技术和品质要求及支付条款等达成相互满意的协议。
谈判活动的技巧性很强， 通常对整个谈判工作的规划包括：
谈判前： 建立谈判小组；作计划和准备原始数据；订立谈判希望达成的目标和采取的策略
谈判时要注重战略战术和技巧的运用和谈判小组成员的互相配合
谈判结束后要按照谈判结果制定书面协议并且将谈判有关的文件整理归档， 以便在进一部谈判时作为基础和依据。
采购人员谈判基础
一个成功的谈判应做好两个部分工作，第一部分是了解谈判的过程，第二部分是进行谈判准备。谈判过程包括理解谈判的定义和目的，何时进行谈判，有效谈判有哪些障碍，成功谈判者的特点，推动谈判的技巧，和谈判中的洞察力。谈判准备包括了解对方的意图，确立你和对手的地位，确定关键问题之所在，制定谈判战略和战术，以及合理地组织。
第一部分：谈判过程
谈判的定义和目的。谈判的定义是双方达成互相满意的共识，所以双赢也就成为谈判的目的。
何时谈判。从买方来讲以下五个因素会导致谈判发生。（1）至少两个以上供应商（2）卖方有意介入（3）有了清楚的规格（4）投标者间存在差异（5）采购额大到足以涵盖竞标成本。
成功谈判的阻碍。（1）个人风格与谈判抵触（2）以前和对方有过矛盾（3）认为谈判是输和赢的关系（4）为了“赢“将谈判延续得太长（5）谈判方权限不足以达成协议
（6）将复杂的问题简单归结为“输赢“问题。
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成功谈判者的特点包括计划能力、清晰而敏捷的思路、有强烈成功干、对他人意见的采纳能力、自制力、了解人性、善于倾听等等。但所有这些都需要经过不断的训练和实践以及团队人员的互相补充。
推动谈判的技巧。第一个是吸取以往的教训，对刚完成的谈判进行小结，哪里成功，哪里不对，哪里要改，对方如何，这对以后都有帮助。第二是小组会议，它可用以解决谈判小组内的分歧，对战略战术修订。如是一人的谈判，你可安排让人叫你接听电话，或告诉对方时间有限，晚点再答复。
谈判中的洞察力包括制造良好的谈判气氛和跨文化问题的处理，这里跨文化还指对不同行业和市场的理解。
第二部分：谈判的准备
这里要指出的是与对方以往的接触以及将来的合作前景都是重要的考虑因素。另外，如果没有充分地准备，即使口齿伶俐、能说会道也只能收效甚微。下面列出谈判准备的八个步骤。
1. 分析对方的方案。评估价格、运送、规格、付款和任何与你的要求有出入的地方。记住对方的方案往往是对他们有利的。
2. 确立自己的目标。具体定下你的价格、质量、服务、运送、规格、支付等要求并写在纸上，而不是跟对方说“你尽量 ..“。
3. 定下方案。对每个问题要定出最佳方案、目标方案、以及最坏的方案，这可帮你制定相应策略。
4. 分析对方的地位。你同样可估计一下对方可能的地位，这易于预测其谈判策略。至此你可以大致感觉出谈判的尺度范围。
5. 确定和组织问题。现在可以组织问题，并列出双方在各个问题上的相同和不同之处。要记住每个争论点都要有可靠的资料加以支持。 6. 计划你的战略和战术。三个实用战略是A）避谈本方立场，先是试探对方观点。这往往用于对方很想达成协议，而自己又缺乏足够信息。B）直接讲出你的最理想方案。这通常用于你已了解对方的方案。C）讲出你的最理想方案，紧接着讲出你的目标方案。这往往用于当你处在弱势但又有能力说服对方的时候。战术的合理利用能使计划成功实施。这些战术包括：1）将问题安重要性排序
2）聪敏的提问以得到尽量多的信息，而不是“是“或“不是“的回答3）有效地听4）保持
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主动5）利用可靠的资料6）利用沉默，这可使对方感到紧张而进行进一步的讨论7）避免情绪化，这会使谈判对人而不是对事8）利用谈判的间隙从新思考，避免给对方牵制8）不要担心说“不“9）清楚最后期限10）注意体态语言11）思路开阔，不要被预想的计划束缚创造性12）把谈判内容记录下来以便转成最终合同。
7. 选择谈判团队。选出队长，其他成员必须明确自己的任务并支持队长。
8. 定出谈判的议程。哪些问题要讨论、谁来讨论以及会议的流程都要预先确定。记住把主场设在自己一方总是有利的。而且要确定谈判对手有否决定权，必要时可以直接问对方的权限。
以上的讨论对谈判专家是一个回顾，对新手是个起点。上述技能的应用要根据个人风格和具体情况而定。无论是正式或非正式的谈判，本文提供的内容都能帮你提高谈判的效力。
和没有经验的销售人员谈判
要和一个缺乏经验的销售人员谈判，找个第三方的专家可能是个有效途径。
当你和重要供应商派来的销售人员谈判时，你会很快意识到这个销售员不光对其产品知之甚少，对专业谈判也是门外汉，更不知道什么是双赢谈判。最糟糕的是他预先没做任何准备，对你公司也没有了解。如果你们两家公司间关系十分好，如果你有很多重要问题必须要和他讨论，这时你该这么办？你会利用他的弱点得到更多好处吗？当然不能。因为它的管理层一旦发现协议不合理还会要求重开谈判。
如果简单要求对方重新派人来也不是明智的做法，最好的办法就是面对现实。你可以将产品知识、行业规范、双赢谈判等理论来教导和帮助他。具体可从以下几方面开始。质量：以事实为依据，客观讲明你所要的质量标准，销售员就很难再争论下去。运送：列出别的供应商所能做到的事实， 销售员很难再反驳。价格：如果你做了价格和成本调查，你也应该提供足够的依据。即使那没有经验的销售人员非常情绪化，他也很难推翻事实。
万一对方还是十分固执怎么办？那就可利用第三方专家的办法。让对方知道这样做是为了使双方更好地合作，因为第三方在谈判后可在双方面前提供反馈意见。第三方可来自仲裁机构、行业协会、或双方认可的组织，或者你可让销售员指定他自己公司的专业人员来充当第三者。总之，目的是让一个客观的第三者参与谈判。
最后要记住两点：第一，责备是毫无意义的，销售员不会因为责备而突然对产
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品十分了解；第二，不要有情绪感和失败感，销售员不讲道理，可你必须讲道理。当然这说起来容易做起来难，但这正是显示你谈判智慧的时候。
如何作正确的询价（一）
“询价(Request for Quotation)“是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后，通常最直接的反映就是马上联络供应商。如果这是常态性的采购，需求的形态又是属于标准零件，对于供应商来说比较不会有问题。但是在新产品开发时，对于那些不属于标准品的部分，询价的时候就必须要特别注意是否有提供供应商足够的资料，来方便其报价作业。为了避免日后造成采购与供应商各说各话，以及在品质认知上的差异，对于询价时所应提供资料的准备上就不能马虎。因为完整及正确的询价文件可帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。一个完整的询价文件至少应该考虑包括下列几个主要的部分。
一、询价项目的“品名“与“料号“
首先，询价项目的“品名“以及“料号“是在询价单上所应比备的最基本资料。供应商必须知道如何来称呼所报价的产品，这即是所谓的“品名“以及其所代表的“料号“，这也是买卖双方在日后进行后续追踪时的一个快速查办以及检索的依据。料号因为在每一客户中有其独特的代表性，在使用上要特别注意其正确性。有些大型公司的料号动辄多达十多个位数，其中更包括有数字及英文字母在内。料号中一个位数的不同可能就是版本的不同，甚至可能变成另一个产品的料号。品名的书写应尽量能从其字面上可以看出产品的特性与种类为佳。
二、询价项目的“数量“
通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量，这是因为采购量的多寡会影响到价格的计算。数量资讯的提供通常包括有“年需求量“、“季需求量“甚至“月需求量“；“不同等级的需求数量“，如数量为500K，1M，3M等等；每一次下单的大约“订购数量“；或产品“生命周期的总需求量“。除了让供应商了解需求量及采购的形态外，也可同时让供应商分析其自身产能是否能应付买方的需求。
在询价时买方通常都有一个通病，那就是怕量少而无法得到好价格，便把需求量或采购量予?quot;膨胀“。此时，虽然采购能够获得短期的利益，就算拿到了量产的价格，如果在真正进行采购后，无法达到报价的预期数量时，供应商不是提高价格，便是在其他方面减少对客户的服务，或停止供应，到头来
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得不偿失的还是自己。因此，对需求量的资讯应很实在的与供应商沟通，同时采购也可拿出市场预测来说服供应商，如此才能达到长期配合、持续供货的目的。
三、询价项目的“规格书“
规格书是一个描述采购产品品质的工具，应包括最“新版本“的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。工程图面必须是最新版本，如果图面只能用于估价也应一并在询价时注明。如为国际采购，如果原始工程图面为英文之外的语文如德文、法文、日文等，也应附上国际通用语言英文的译名，以双语(Bilingual)形式呈现以利沟通。若工程图面可以利用电子档案方式提供，则必须向供应商询问其接受的程度，在提供时应注意以国际共通的档案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供应商转换图档。不过，在利用电子邮件传递档案的同时，最好也同时提供一份清楚绘在图纸上的工程图面，以避免在档案传递时所可能发生的资料误失。
四、询价项目的“品质“要求
表达询价项目品质规范要求的方式有许多种，通常可以使用以下几种方式呈现。采购人员很难单独使用一种方式便能完整表达对产品或服务的品质要求，应该依照产品或服务的不同特性，综合使用数种方式来进行。
1、品牌(Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的产品对采购而言是最轻松容易的，不仅能节省采购时间、降低采购花费，也同时能降低品质检验的手续，因为只需确认产品的标示即可。不过，具有品牌的产品其价格通常也比较高，购买数量不多时使用品牌方式采购反而比较有利。
2、或同级品(“Or Equal“)：其意义指的是具有能达到相同功能的产品，决定是否允许使用可替代的同级品报价也应在询价时注明，同级品的确认使用必须要得到使用单位的接受。 3、商业标准(Commercial Standard)：商业标准对于产品的尺寸、材料、化学成分、制造工法等等，都有一个共通的完整描述。对于一般标准零件如螺丝、螺帽、电子零组件，使用商业标准可以免除对品质上的误解。
4、材料与制造方法规格(Material or Method-of-Manufacture Specification)：当对材料或制造方法有特定的要求时，必须注明其适用的标准。如果要求注明为DIN欧规时，其相对应的CNS或JIS规格也最好能予以注明。
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5、性能或功芄娓?Performance or Function Specification)：此类型规格较常用于采购高科技产品以及供应商先期参与(Early Supplier Involvement, ESI)的情况中。供应商只被告知产品所需要达到的性能或功能，至于如何去制做方能达到要求的细节部分，则留给供应商来解决。
6、工程图面(Engineering Drawing)：工程图面是最能用来描述所需要产品品质，其内容除了必须要清晰外，对尺寸公差的精确性也不能忽略。
7、市场等级(Market Grade)：通常用于商品如木材、农产品、烟草、食品等方面的品质要求，由于市场等级的划分界线无法很明确的被一般人所辩识，采购人员通常会被要求具有如何鉴定所购产品是属于何种时常等级的能力。
8、样品(Sample)：这是一种懒人的作法，样品的提供对供应商了解买方的需求有很大的帮助，尤其是对颜色、印刷、与市场等级的要求上使用的比较普遍。
9、工作说明书(Statement Of Work, SOW)：主要使用于采购服务项目类如中央保全、大楼清扫、废弃物处理、工程发包等，一份完整的工作说明书除了应该简单明了外，对于所应达到的工作品质也应尽量以量化的方式来规范其绩效的评估。工作说明书的内容必须能保障买方能获得满意的服务，也同时要能保留足够的弹性，让供应商来发挥创造工作上的附加价值。
如何作正确的询价（二）
“询价(Request for Quotation)“是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后，通常最直接的反映就是马上联络供应商。如果这是常态性的采购，需求的形态又是属于标准零件，对于供应商来说比较不会有问题。但是在新产品开发时，对于那些不属于标准品的部分，询价的时候就必须要特别注意是否有提供供应商足够的资料，来方便其报价作业。为了避免日后造成采购与供应商各说各话，以及在品质认知上的差异，对于询价时所应提供资料的准备上就不能马虎。因为完整及正确的询价文件可帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。一个完整的询价文件至少应该考虑包括下列几个主要的部分。
五、询价项目的“报价基础“要求
“报价基础“通常包括报价的“币值“与“贸易条件“，国内买
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卖比较单纯，通常都以人民币交易，贸易条件不是以“出厂价“就是以“到厂价（运费是否内含则另议）“来计算。国际贸易就比较复杂，报价币值方面供应商多半以美元为计价基础，至于是否以采购当地币值计价，则视汇率的稳定与否有弹性的作法。
国际贸易通常的贸易条件有Ex-Work（工厂交货）、FOB（船上交货）、FAS（船边交货）或CIF（运保费在内交货）等，在不同条件下，买卖双方所负担的责任风险是不同的。FOB条件下，卖方的责任是直到货物装上船为止。因此，卖方必须负担装船的风险，但买方则需负责船运、海险等费用。在CIF条件下，卖方除了必须负担装船的风险，还要负担货物运至指定目的港口所需的运费及保险费。因此，在相同货物的交易下，以CIF条件的报价自然要较以FOB条件的报价高，买方在询价时必须祥加注明。
六、买方的“付款条件“
有关付款条件，虽然买卖双方都有各自的公司政策，买方希望付款时间愈晚愈好。相反，卖方当然是认为愈早愈好。买方有义务让卖方了解其公司内部的标准付款条件（在采购模具时，通常有“阶段性付款“的方式，如订金30%，第一次试模30%，验收40%），卖方也可在报价时提出其不同的要求，最后的付款条件则需买卖双方经协议后所订定。在情况处于买方市场时，在竞争性市场中供给超过需求，货品和/或劳务可容易地被取得，商业的经济力量倾向于导致价格接近于采购的预估价值，买方通常能以较优的付款条件来要求卖方配合，如“记帐方式（O/A）“，T/T60天甚至90天。但处于卖方市场，因为需求超过供给甚多，情况则恰好相反。卖方一般会选择较短的付款期来要求买方，如选择“货到付现(Cash on Delivery, C.O.D. )“或“预付货款(T/T in advance)“。
另外，对于付款条件尚需要明确注明其时间计算的“付款起算日“，在国际贸易中通常国内供应商一般是以出货日(Shipping Date)、发票日(Invoice Date)或装船日(On Board Date)来起算付款到期的时间。这时如果国外买主的认定为抵达日(Arrival Date) 甚或到厂日 (Receiving Date) 为起算日，中间就有可能相差一个月的时间，买卖双方均不可不慎。
规格书是一个描述采购产品品质的工具，应包括最“新版本“的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。工程图面必须是最新版本，如果图面只能用于估价也应一并在询价时注明。如为国际采购，如果原始工程图面为英文之外的语文如德文、法文、日文等，也应附上国际通用语言英文的译名，以双语(Bilingual)形式呈现以利沟通。若工程图面
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可以利用电子档案方式提供，则必须向供应商询问其接受的程度，在提供时应注意以国际共通的档案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供应商转换图档。不过，在利用电子邮件传递档案的同时，最好也同时提供一份清楚绘在图纸上的工程图面，以避免在档案传递时所可能发生的资料误失。
七、询价项目的“交期“要求
交期的要求包括买方对采购产品需要的时间，以及卖方需要多少时间来准备样品、第一批小量生产，及正常时间下单生产所需要的时间。供应商虽然可依买方的要求来配合，不过交期的长短关系着采购产品的价格，买方应视实际需要来提出要求，而非一味的追?quot;及时供货( Just in Time, JIT )。
八、询价项目的“包装“要求
包装方式在供应商估算价格时占有很大的一个比重，除了形状特殊或体积庞大的客户订制品外，供应商对于包装都有其使用的标准纸盒、纸箱以及栈板等包装材料。
九、“运送地点“与“交货方式“
运送地点的国家、城市、地址及联络电话与传真都必须要清楚的告诉供应商。国内买卖的交货方式常以铁路、公路为主，国际采购中的运送地点与交货方式则决定了价格的计算。如果要求卖方来以CIF报价，无论海运或空运，运输费与保险费当然由卖方来负担。随运送距离的远近会有不同的计费方式，除非买方指定空运，供应商通常以海运为基础报价，因为海运是最经济的一种交货方式。
十、询价项目的“售后服务“与“保证期限“要求
在采购一些机器设备如冲床、塑胶射出机、测试仪器、半导体封装设备等时，供应商一般都会提供基本的售后服务与保证期限。如果此时有特殊的要求，例如要求延长保证期限，或改变售后服务的内容等等，因其牵涉到采购“总持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)“。
十一、供应商的“报价到期日“
为了方便采购比价作业的时程，报价的到期日应该让供应商有所了解，对于较复杂的产品，应该给予供应商足够的时间来进行估价。
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十二、“保密协定“的签署文件
在一些新产品开发的询价上，由于牵涉到业务机密的缘故，在对外询价时为了不让竞争对手知道而错失商机，会进一步让供应商签署一份“保密协定(Non Disclosure Agreement, NDA)“的文件，要求供应商在一规范的年限内不能将新产品计划的名称、采购数量预测、询价的技术要求、规格、图面等等资讯向外界透露。
十三、“采购人员“与“技术人员“的姓名及联络电话
将“采购人员“与“技术人员“的姓名及联络电话告诉供应商，并不是要主动暗示供应商有什么暗盘的需要，那时因为如果采购的项目复杂且具技术性，则最好附上技术人员的姓名及公司联络电话以供其咨询，以澄清规格要求上的问题。 联络电话号码以公司的电话为宜，尽量避免给予采购人员或技术人员家里或私人的电话号码，以防止供应商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的进步，行动电话、e-mail的使用变得愈来愈普遍，采购人员在很难避免与供应商单独联络的情况下，采购的品德操守也是应该时时自我警惕注意的。
谈判应以成本而不是价格为中心
成本为基础的谈判能产生上好的协议。谈判前的准备是胜利的关键。
价格谈判不光是为了和供应商达成成本上的共识，还要看双方对利润是否都满意。如果想以成本为基础的谈判达成协议，必须做到一下几方面：第一，彻底地理解供应商成本的构成。第二，有诚意和愿望分担这些成本。第三，理解行业的规范。第四，确立目标价格。
了解和探究关键要素
要了解供应商的成本构成，应该做成本分类和成本分析，这可帮助供应管理人员定出公平的价格。成本包括直接成本、间接成本、和总体行政费用。直接成本又分直接劳工和直接物料成本；间接成本可分工程日常费用、物料日常费用、生产日常费用。有时又可把成本分为固定和变动成本两种。
信任和忠实很重要
充分的信任和合作是了解供应商成本和价格的第二个重要因素。如
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能做到这一点，供应商往往愿意将有关账目出示给采购方看，当然这需要预先签订保密协议。相互信任的另一好处在于双方有讨论成本降低的可能性，成本降低可通过产品或工艺的改造来实现，这也称为价值工程。
制定目标价格
最后很重要的一点就是采购方必须了解供应商所在的行业，以及相关的产品和服务的成本信息，这样就能在谈判之前估算出对方的成本和可能的价格。对供应商行业的竞争程度的了解也至关重要，有多少商家能提供相似的产品？一个产品是否只有极少数的供应商？这都直接影响供应商的利润率。 充分准备是谈判成功的关键
以上所有要素能帮供应管理人员在谈判前确立一个目标价格。如果双方关系是开诚布公的话，这目标价格很快会促使双方达成双赢协议，买方也能尽早估算出将支出的费用。需要指出的是目标价格必须有数据作支持，供应管理人员在谈判准备阶段就要收集完毕。
实际的谈判
时间和地点要预先确定，会场安排不应该充满敌意，记住双方都应该是胜利者。谈判开始先要设定指导方针，这有助于确立谈判界限。比如?quot;在开始前我想先回顾一下目前的情况，并对我们的目的作个概述“开场白，有利于双方在开始就有互相的了解。一旦上述要点做到了，你的谈判就已经成功一半了。对成本要素的理解程度和信息的挖掘对谈判成功至关重要，准备过程的每一步骤都会使成功机会更多一成。
(谈判及议价部分完)
采购培训之－交期管理
前言
交期是指从采购定货日开始至供应商送货日之间的时间长短。对交期的控制和管理可从以下交期组成公式中寻求空间。
交期= 行政作业时间+原料采购时间+生产制造时间+运送与物流时间+验收和检查时间+其它预留时间。
交期条款对产品总成本将产生直接或间接的影响。
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供应商的交期分析
何谓交期（Delivery Time）和前置时间(Lead Time)：
何谓供应商交期？供应商的交期时间是如何计算的？假设你家的厨房需要重新装修，你找到一家承包商，除了估价外，承包商告诉你，向国外厂商订购的厨具大约需要30天才能到货，施工需5个工作日。那么，如果今天就决定直到完工，总共需要35天， 其中30天是厨具订购的前置时间，而承包商给你的交货期应则为35天。
从采购的角度来看，自向供应商发出采购订单直到货物交到指定地点为止的这段时间被称之为采购的前置时间。 换句话说，从客户向供应商表达出其需求时开始计算，直到客户的需求被完全满足为止，其中所花费的时间总和便是前置时间。由此，我们可以观察出一点，实际交期的长短与前置时间有很大的关系。 基本上，交期是由供应商决定而非客户随意指定。但是，我们却能通过有效的管理方法来影响整个交期的长短。
构成交期的基本要件：
交期是由以下六项前置时间所构成，所有前置时间的总和又称之为累积前置时间：
*行政作业前置时间
*原料采购前置时间
*生产制造前置时间
*运送前置时间
*验收检验前置时间
*其它零星前置时间
1． 行政作业前置时间：行政作业所包含的时间是存在于采购与供应商之间，共同为完成采购行为所必需进行的文书及准备工作。在采购方包括了选择或开发供应商；准备采购订单；取得采购授权；签发订单等。在供应方则包括采购订单进入生产流程；确认库存；客户信用调查；生产能力分析等等。
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2． 原料采购前置时间： 供应商为了完成客户订单，也需要向他自己的供应商采购必要的原材料， 如塑胶，金属原料，纸箱等，需要花费一定的时间。在订单生产型模式下，产品的生产是等收到客户订单之后才开始的。依订单生产的形态，原料的采购占总交期时间相当大的比例。另需注意的是，供应商的供应商也有处理订单的前置作业时间。组合生产模式下，产品的组合生产也是等客户订单受到后才开始生产，所不同的是一些标准零件或次组装已事先准备妥当。主要标准零配件，材料和次组装已在订单接到之前完成，并放入半成品区。一旦接到订单，即可按客户的要求从标准件或次组装中快速生产出所需产品。而在存货生产型模式下，产品在客户订单收到前已经被作好存入仓库。次种形态的生产对原料采购前置时间的考虑一般很少。通常，下了订单后就可安排运送并知道到货时间。
3． 生产制造前置时间：这是供应商内部的生产线制造出订单上所定货物的生产时间。基本上包括生产线排队时间；准备时间；加工时间；不同工序等候时间以及物料的搬运时间，其中非连续性生产中，排队时间占总时间的一大半。在订单生产型中，非加工所占时间较多，所需的交期较长。杂存货生产型因生产的产品是为未来订单做准备的，采购交期相对缩短。组合生产型对少量多样的需求有快速反应的能力。交期较存货生产型为长，较订单生产型则短。
4． 运送前置时间：当订单完成后，将货物从供应商的生产地送到客户指定交货点所花费的时间为运送前置时间。运送时间的长短与供应商和客户之间的距离；交货频率；以及运输方式有直接关系。
5． 验收与检验前置时间：该时间包括：* 卸货与检查：主要在检查是否有不完整的出货；数量是否有误；有否明显的包装损坏。*拆箱检验：确认交货物品是否与订单一直致；同时检查数量与外观瑕疵。*完成验收文件*将物品搬运到适当地点。
6． 其它零星的前置时间：包括一些不可预计的外部或内部因素所造成的延误以及供应商预留的缓冲时间。
交期的代价
每一周的交期将使采购成本增加1.5%，作为采购人员，你有没有算过这笔帐?
催货，对采购人员来说是再普通不过的事情了。有些采购人员甚至要花费五分之一的工作时间在收效甚微的催货上，自己却浑然不知。事实上，占用采购人员时间还算事小，重要的是交货期长短本身在无形中会对采购成本产生不小的影响。
据国外资料统计，交货期对采购成本造成的影响是：每一周的交期将使采购成本增加1.5%。 也就是说，单价10元的产品交期若为一周，则实际对该产品的采购成本应
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为10.15元。 这额外的成本来源于供应商交货期对采购方的安全库存等因素所带来的附加成本。 通常，供应商交货期越长，购买方的安全库存量也越大，由此产生的库存成本；管理成本；风险成本；资金成本也越高。
让我们来举例说明上述情况：
现有X公司每年因生产需要而订购Y零件100，000只，来自A，B，C三家供应商的报价以及他们的交期和不同交期产生的附加采购成本分析如下： 供应商 报价（单价，元） 交货期 X公司实际采购成本 年采购总额(元)
A 14.00 1周 14.00x(1+1.5%x1)=14.21 1421000
B 13.50 6周 13.50x(1+1.5%x6)=14.715 1471500
C 13.20 10周 13.20x(1+1.5%x10)=15.18 1518000
不难看出，如此一来一去X公司光在Y零件的年采购总额就要相差5到10万元之多。 真是“小洞不补，大洞吃苦”。
从表面上看似乎C公司最有优势，采购人员也往往更重视报价而忽视了其它因素。由此可见，采购成本的考量要从总成本出发；另一方面，如果你用这种方法同你的供应商进行议价，不但可以帮助你获取更好的价格，更能促使供应商真正有效地去改善他们的交货期，从而买卖双方达成互利双赢的长期合作关系。
（交期部分完)
采购培训之－合约管理
前言
采购合约管理是指交易双方或多方以口头或书面形式对将要发生的交易行为所作出的承诺和对各自的职责与权益的约束行为。合约条款具法律效力。对招标采购而言，从开始日始至合约执行完止， 买方与供应商在此期间内所有活动与操作过程均属合约管理需涉及的范围， 包括追踪；催货以及相应的供应商管理等功能。采购合约应包含的内容大体有:
1.交易对象与交易条件
2.合约条件变更之处置
3.品质保证及品质条件
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4.权利义务与风险担保
5.智能财产权管理要项
6.合约有效期限与罚则
7.法律管辖等相关条文
采购合约解析
制造合约
股份有限公司（以下简称甲方）与（以下简称乙方）双方协议条款如下：
第一条：目的
甲方委托乙方制造本合约所附“条件”所订 之物品，乙方同意制造符合甲方所提示规格的物品供应甲方。
第二条：采购单价
（一）“附件”中所记载的采购单价是根据甲、乙双方的协议而订的，并将其固定一年，每年按实际需要由甲、乙双方重新协议而修订。
（二）当采购报价决定后，乙方应根据甲方所指定的格式、内容，迅速将报价明细提示给甲方。
（三）当制造成本有显著变动，超过 ± 5% 以上（含）影响到本合约所订的采购业务，而导致甲方或乙方希望修订采购单价时，双方得以书面通知对方以做为单价修订及实施日期的协议。 （四）采购单价除在“附件”有特别约定外，是指为甲方的工厂交货价格。
（五）“附件”中所记载的推定购入数量，并不表示甲方向乙方保证购买数量。甲方在本合约有效期间内，可变更推定采购数量，予以追加或削减。
（六）前项的推定采购数量仅是甲方向乙方提示以作为估价条件，如合约期满后，甲方所采购的实际数量和该推定采购数量之间有大幅差异时，双方得以提出要求修改单价并做结算。
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第三条：订货、交货期 （一）特殊零件的备料，甲方应按“附件”中所订定的采购期间，对于“附件”中有关订货方法无特别规定者，以一个月的确定订单，加上次两个月的预测订单以书面向乙方订货。
（二）甲方依本合约所附附件的订货单中应载明交货日期几每次的交货数量通知乙方。乙方应遵守订货单所载内容交货，除非甲、乙双方在事前以书面同意变更订货单的约定内容外，乙方的交货不得与订单的约定内容有异。
（三）乙方对于甲方的定货内容如有异议时，如是在正常的订货，应于接到订货单后五日（甲方的工作日）以内，若是紧急订货十日（甲方的工作日）以内，以书面通知甲方。如无乙方的通知，即表示乙方同意甲方订货单记载的交货几数量。
第四条：交货
（一）乙方于交货时需附甲方所指定的交货单及甲方指定的货品出库检查记录表，并务必于确定交货期限内交入甲方工厂。
（二）因可归于乙方的责任导致交货期延迟，使得必须紧急出货时，所需的费用或甲方用别的方法向第三者发出订货时所需的费用等应由乙方负担。且如因此导致甲方遭受损失时，乙方需赔偿其损害。若因不可抗力的天然灾害所导致的交货延迟，则乙方不须赔偿或负担其费用。
（三）应甲方的要求必须变更订单所记载的交货期，应由甲、乙双方协议后，以书面为之。 第五条：验收
（一）甲方对乙方所交的货物在出货时如有必要，甲方可要求乙方或乙方的协力厂商进行会同检查。甲方对于检查过的物品，确定品质及数量均合乎甲方的要求，得进行验收手续。
（二）唯验收过后的物品，如在甲方的生产线上或客户处发现品质不良的情况，则品质责任归于乙方，由乙方负责。
第六条：交货及所有权转移
货物自第五条第一项验收，交货完毕时起，所有权从乙方转移给甲方。
第七条：付款方式
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