档案中级考试复习材料

一、行政机关使用的公文种类？（13种）

命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

二、党的机关公文种类？（14种）

决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

三、党、政机关两个规定相比较，主要差别：行政机关里面有命令、议案、公告、通告；党的机关里面有决议、指示、公报、条例、规定。 四、通知的类别

批转性、转发性和发布性通知、指示性通知、知照性通知、任免通知 五、公文的文体

公文在体裁上，是一种兼有议论文、说明文、记叙文特点的应用文体。 六、编制发文字号应符合哪些要求？

1.发文字号应由发文机关的文书部门统一编制；

2.机关代字应选用反映本机关本职属性的代字，按照我省实施的《辽宁省行政机关公文格式细则》规定：机关代字应准确、简练、尽量避免与其他机关的代字相混希，一般以2至4字为宜； 3.发文年号一定要用阿拉伯数字写名称，并用【】括入；

4.标准型发文字号的顺序号以年度为编号周期，顺序号从“1”依次往后排，顺序号前不用“0”占位，不加“第”字；

5.标准式发文字号是法定的，除了三个组成部分必须按要求书写之外，其前后顺序不得随意颠倒，联合行文，只标明主办机关发文字号；

凡有版头的文件一般都应有发文字号。 七、公文主题的撰写要求？

公文的主题是指公文所要表达的主要问题和作者的主张。应满足如下要求：.

1.主题必须正确； 2.主题必须真实； 3.主题必须集中； 4.主题必须鲜明。 八、公告与通告的类别、

1、公告的种类：宣布重要事项的公告。由国家权力机关、领导机关向国内宣布国内发生的重大事件。宣布法定事项的公告。 2.通告的种类：规定性通告；周知性通告。 九、文件传阅

传阅是份数较少的文件或一些非承办性的文件，需要有关领导人或部门、人员阅知的，由文书部门根据领导批示采取传递方式组织阅读的一个文书办理程序，

分类传阅、顺次传阅、阅文室阅读。 十、文书办理程序的特性表现在那几个方面？ 稳定性、有序性、适应性、规范性

十一、发文程序中签发环节的重要作用是什么？

签发即制文机关的领导人对文稿审定后，批命发文意见并签名。签发是制文阶段的最后一个环节，也是形成文件的关键环节。文稿经机关

领导签发后，稿本的性质发生了质的改变，由原来的草稿变成了定稿，定稿是正式生效的稿本，发文机关可据此打印正式文件。因此，签发环节标志着文稿已被认可、确定，文稿中的内容反映了制发机关的意图。

十二、公文审核的重点是什么？

在实际工作中，人民把公文审核的重点归纳为“把六观”，即：行文关、政策关、矛盾关、落实关、文字关，审批手续、签发手续和公文格式关

十三、文件分发应注意哪些事项？

1.大量发车的文件，送印后即把信封写好，除亲启件外，一律写受文机关或其办公室收，以使对方及时处理。

2.发文若系密件、紧急件、亲启件，应在封套上分别加盖密件戳、纪检戳，或写明亲启人姓名。

3.凡是应被收回的文件，要注明收回日期，按期收回。‘

4.分发应做到五查：查文件件数，查有无附件，查是否漏盖印章，查文件内的受文机关与封套上的受文机关是否一致，查发文内回执是否装入封内等。

十四、公文的承办原则主要有哪几点？

1.凡属承办部门职权范围内的事务，承办部门应当自行发文或联合发文。联合行文应当标明主办部门。

2.凡涉及其他部门或者地区的问题，主办机关应当主动与有关部门或者地区协商会签。上报的公文，如有关房门意见不一致，应当如实反

映。

3.对不属于本单位职权范围或者不适应由本单位办理的公文应迅速返回交办的文秘部门。

4.党的公文处理条例还规定：“凡须报请上级机关审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级机关审批”。行政机关公文处理办法也规定：“须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，但文中应注明经政府同意”。“属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理”。 十五、试述不同文件的清退方法? 1.机密文件的清退

密件印发部门应制定“文件清退通知单”及清退办法，按时通知收件单位退回应清退的密件。 2.传阅、送阅文件的清退

机关收到若干份相同的文件时，由文书人员按规定送领导同志阅后定期收回。

3.征求意见文件的清退

在文件标题旁注明“征求意见稿”的文件，若需要退回时，应在文中注明。

4.有重大错误文件的清退

如果发现外发的文件有重大错误，应及时通知回收，以免扩散。 5.其他文件的清退

文件分发后，一切应该回收的文件，均应在发出时注明退回期限，并

在文件上加盖“阅后收回”章，到期未退者，应进行催退工作。 十六、试述文书整理（立卷）的原则 1.必须将应归档的文件材料收集齐全、完整

2.遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系 3.正确区分文件的不同价值

4.整理（立卷）后的文件要便于保管和利用。 十七、试述文书处理部门整理（立卷）的意义 十八、试述文书组卷的六大特征

1.问题特征2.作者特征3.名称特征4.时间特征5.地区特征6 通讯者特征

十九、对归卷文件进行检查调整的内容包括哪几方面？ 二十、试述拟写案卷题名的具体方法 二十一、新《规则》主要特点有哪几项？

《归档文件整理规则》采用了与传统立卷方法不同的文件整理思路，从而对归档文件整理工作的许多环节进行了调整和简化，使《规则》体现出简化、兼容、灵活、前瞻的特点。

二十二、新《规则》对档案馆和各机关档案工作有何意义？ 1、对机关档案工作的意义。

缓解机关文书档案工作压力；理顺机关档案工作职能；节约机关的财力、物力

2、对档案馆工作的意义

便于档案馆控制档案进馆质量；有利于档案向社会开放。

二十三、如何理解“归档文件”？

广义上的归档文件是一个泛指性概念，可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料。

二十四、装订归档文件有哪几种方法？

线装法、变形材料装订法、粘接法、无酸纸套固定法。 二十五、归档文件的分类原则是什么？

年度分类法、机构（问题）分类法、保管期限分类法、复式分类法与分类方案、个人全宗的分类方法。 二十六、如何理解“事由原则”？ 即同一事由的相关文件应当排列在一起。

二十七、如何确保同一事由的归档文件排列在一起？

同一事由归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间的现货顺序，时间在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。

二十八、如何排列不同事由间的归档文件？

按不同事由形成时间的先后顺序排列；按事由的重要程度排列；按事由具有的共同属性分别集中排列。

二十九、如何结合时间、重要程度等因素进行归档文件排列？

三十、基本编目包括哪几项？

件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

三十一、如何编写“室编件号”和“馆编件号”？

1.室编件号按文件排列顺序从“1”开始标注，类别与类别之间件号不连续编号。 2.馆编件号

三十二、归档章中有哪几个必备项目？如何填写？ 全宗号、年度、保管期限、件号和页数 三十三、档案盒脊或底边设置有哪些检索项？ 全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号和盒号 三十四、填写盒内文件情况说明应注意哪些问题？

填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理工作时，如某份文件须说明的内容较复杂，目录备注项中填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。

三十五、如何理解科技文件的定义，科技文件有何特点？

科技文件是科学技术文件的简称，又称科学技术文件材料。科学技术文件材料是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。

1.专业技术性2.成套性3.可更改性4.标准性5.形式多样性 三十六、科技文件有哪些基本基本类型？ 图样材料、文字材料、目录、表格材料

三十七、简述产品开发、设备管理、基本建设、科学研究工作程序与形成的科技文件。 三十八、CAD文件的概念

CAD是计算机辅助设计的英文缩写，简称CAD。CAD文件是指在CAD过程中形成的所有文件。是由设计部门采用计算机辅助设计编制的，用以规定产品或工程设计的组成、形式、结构、尺寸、原理、技术性能以及在制造、施工、安装、调试、验收、使用、维修、存储和运输时的必要信息的有关技术文件。 三十九、简述科技文件编号的含义

科技文件的编号，是以数字和文字为代号，用来表示科技文件材料内容与特征一种“技术语言”。

四十、简述组织案卷的基本原则与方法。

1、原则：案卷必须是一组具有有机联系的科技文件；案卷内科技文件的数量要适度；案卷内科技文件的保存价值和密集应基本一致；案卷应力求整齐美观，便于管理和使用；设计变更修改到位，底图和蓝图一致，实物与图纸一致，真是反映项目竣工验收时的事迹情况；文字材料应加盖单位公文印章，竣工图纸要加盖竣工图章。

2、方法：按结构组织案卷；按项目组织案卷；按子项组卷；按工序或阶段组织案卷；按专业组织案卷；按问题组织案卷；按名称或文件性质组织案卷；按地区组织案卷；按时间组织案卷；按作者组织案卷。 四十一、科技文件积累有哪些方式，可采用哪些方法与措施？ 1、方式：科技人员积累；专业科、室、组积累；科技档案部门代为

积累保管；

2、方法：加强宣传，增强科技人员做好科技文件积累的自觉性；以科研、生产、基本建设、设备管理活动的工作程序和有关规则、标准为依据，组织和管理科技文件的积累工作；纳入科技工作程序；坚持“三参加”、“四同步”管理；做好日常收集工作；建立健全文件登记制度。

四十二、试述科技文件的鉴别

1、对归档文件完整性、准确性的鉴别；2、文件属性的鉴别；3、归档文件密级和保管期限的鉴别。 四十三、简述科技文件归档制度的内容

科技文件的归档范围；科技文件的归档时间；科技文件的归档要求；科技文件的归档份数；科技文件归档手续。 四十四、科技档案的定义与含义是什么？

科技档案是企事业单位和国际机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建、设备及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应归档保存的科技文件材料。 四十五、试述科技档案的特点

专业性强；种类和类型多样性的特点；成套性强；现实性特点；可以更改、补充。

四十六、简述科技档案的种类及其内容构成

科技档案的种类划分以内容性质作为分类标准，可以将其分为：生产技术档案（工业、农业）、基本建设档案（工程设计档案、工程施工

档案、工程监理档案、工程竣工档案）、设备仪器档案、科研档案、专门业务档案、天文档案、气象档案、地质档案、测绘档案、地震档案、水文档案、医疗卫生档案、环境保护档案。

1、工业生产技术档案；2、农业生产技术档案；3、基本建设档案；4、设备仪器档案；5、自然科学研究档案 四十七、试述科技档案的功能

知识储备功能；依据凭证功能；情报功能；经济效益功能 四十八、科技档案工作的内容有哪些？ 科技档案业务管理；科技档案事业管理。 四十九、简述科技档案工作的性质： 专业性、管理性、服务性和机要性。 五十、怎样理解科技档案工作的基本原则？

按照集中统一管理科技档案的基本原则，建立、健全科技档案工作。达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。 五十一、我国科技档案工作实行怎样的管理体制？ 五十三、档案职业道德规范的内容？

热爱祖国、奉献社会；忠于职守、爱岗敬业；守护记忆、维护史实；传播信息、服务社会；遵纪守法、严守秘密；专研业务、协作创新。 档案保护技术是研究档案制成材料的损坏规律及科学保护档案技术方法的一门学科， 摄氏温标华氏温标绝对温标

档案库房温湿度的调控方法有：密闭、通风、增温、降温、增湿、降

湿。

档案的基本含义是：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。 档案的基本价值：凭证价值、参考价值。

档案的基本作用：行政查考作用、业务参考作用、文化传承作用、法律凭证作用、宣传教育作用、

档案的种类：按时间分：中华人民共和国成立前、中华人民共和国成立后；按内容性质分：文书档案、科技档案、专门档案、

档案工作，从广义上说，包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作。从狭义上理解，档案工作主要指档案馆的业务工作，即用科学的方法管理档案实体，为党和国家各项事业服务，为社会公众服务。 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

档案机构：档案室、档案馆、新型档案管理机构 档案收集工作内容：档案的接收、档案的征集

档案鉴定价值的原则：档案鉴定必须符合国家和人民的整体利益；要用全面的观点；要用发展的观点、要用历史的观点。

档案编研工作：档案文献汇编、编写档案参考资料、修史编制和历史研究

档案参考资料常见的种类：大事记、组织沿革、文件汇编、基础数字汇集

组织沿革的编写体例有三种：编年法、系列法、阶段法 文书工作性质：政治性、机要性、服务性、技术性、时效性 通知的类别：批转性、转发性和发布性通知；指示性通知；知照性通知；任免通知

公文在体裁上，是一种兼议论文、记叙文、说明文特点的应用文体。 公文主题必须正确、鲜明、真实、集中

电子文件发展历程：过程阶段、辅助性电子文件阶段、电子文件阶段 电子文件工作管理体制的基本原则，集中统一原则（统一领导分级管理）

是以保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的技术、设备、管理、法律、标准、人员等所有相关因素组成的信息系统 电子文件坚定可分为全面集中鉴定和单项随时鉴定。Dian 电子文件鉴定的基本方法：内容鉴定法、职能鉴定法

人为错误、自然灾害、火灾、失盗与人为破坏、计算机病毒、电源故障、系统与硬件故障、系统升级造成技术过时等 电子文件归档一式三套，封存保管、查阅使用、异地保存

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