2011年会计从业资格《会计电算化》笔记

2011年会计从业资格《会计电算化》笔记

第一章 会计电算化概述 第一节 会计电算化基本知识 本节要点 会计电算化的由来 什么是会计电算化 会计电算化的作用 会计电算化的管理体制 我国会计电算化发展概况 主要内容

一、会计电算化的由来 会计处理手段：

它主要经历了以下三个阶段的发展历程，即手工方式、机械化方式和电算化(计算机处理)方式。 1.手工方式：算盘、计算器

2.机械化方式：穿孔机、验孔机、卡片机

事实上，我国并未真正进入过会计数据的机械化处理阶段，而是跨越了这一步，直接进入到会计电算化处理阶段。

3.电算化方式：计算机 第二章 会计电算化工作环境 第一节计算机基本知识 本节要点 计算机的发展历史 计算机的特点 计算机的分类 计算机的应用领域 计算机中的数据和编码 主要内容

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计算机又叫电脑,英文名称是Computer

计算机是一种能迅速而高效地自动完成信息处理的电子设备 计算机的出现是20世纪人类最伟大的科学技术发明之一 一、计算机的发展历史 1.产生：

1946年2月，美国，ENIAC，用于弹道轨迹计算(军事目的)

2.发展阶段：以计算机基本开关逻辑部件所使用的物理器件的变迁为依据 第一代(1946～1958)：电子管

这个阶段的计算机主要用于科学计算和军事用途 第二代(1959～1964)：晶体管

开始有了系统软件，提出了操作系统的概念，出现了高级程序设计语言，开始进入商业 第三代(1965～1970)：中小规模集成电路

出现了分时操作系统，初步解决了软件兼容的问题，并且更加广泛应用于科学计算、数据处理、事务管理、工业控制等领域

第四代(1971～今)：大规模和超大规模集成电路 3.发展方向：

巨型化：高速、大容量、强功能巨型机(研制巨型机的水平是衡量一个国家科学技术水平的重要标志) 微型化

网络化：网络分为局域网和广域网因特网是最大广域网

多媒体化：多媒体化是指计算机不公具有处理文字信息的能力，而且能够处理声音、图像、动画、影像等多种媒介 二、计算机的特点 运算速度快 计算精度高 存储容量大 具有逻辑判断能力 具有自动执行程序的能力 三、计算机的分类

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根据计算机中信息的表示形式和处理方式：数字电子计算机(数字电子计算机中，信息由0和1两个数字构成的二进制数形式组成) 模拟电子计算机 数字模拟混合计算机 根据计算机的用途：通用机 专用机

根据计算机的规模：巨型机 大型机 中型机 小型机

微机(个人机、PC机) 从用户使用角度：微机 服务器 终端计算机

【例题】微机又被称为个人机。( ) 【答案】√

四、计算机的主要应用： 1.科学计算： 2.数据处理： 管理信息系统(MIS) 决策支持系统(DSS) 专家系统(ES) 办公自动化系统(OA) 3.过程控制 4.计算机辅助系统

计算机辅助设计(CAD-Computer Aided Design) 计算机辅助教学(CAI-Computer Aided Instruction) 计算机辅助制造(CAM-Computer Aided Manufacturing)

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5.计算机通信 6.人工智能(AI)机器人

【例题】计算机辅助设计的英文缩写是( ) A.CAD B.CAI C.CAM D.CAT 【答案】A

五、计算机中的数据和编码 1.数据表示：

在计算机内部采用二进制表示数据，即用“0、1”代码表示数据 数据包括：数值、文字、图像、声音等

计算机内采用二进制的原因：电路简单、运算简单、逻辑性强 2.数据的单位： 1)位：数据的最小单位

2)字节Byte：存储和运算的基本单位， (8个二进制位) 字母数字符号用一个字节即8位表示，汉字两个字节表示

3)字长：计算机一次能处理的二进制数的位数，由CPU硬件结构决定 常用字长有：8位、16位、32位、64位 字长右边为最低有效应，左边为最高有效位 4)字符编码：用二进制位表示内容，P39图 5)ASC码为世界通为世界通用交换码(7位/8位) a----97A----650----48

比较大小：数字<大写字母<小写字母

基本ASCII用7位二进制数表示，占用一个字节，最高位为0。 【例题1】?9?的ASCII码小于?a?的ASCII码。( ) 【答案】√

【例题2】存储信息的基本单位是( )。

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A.bit B.byte C.KB D.MB 【答案】B

第二节 微型计算机系统的构成概述 主要内容

一个完整的计算机系统由硬件系统和软件系统两大部分组成。 只有硬件而没有软件的计算机被称为“裸机”。

【例题1】通常，只有硬件而没有软件的计算机被称为“裸机”。( 对) 【答案】√

【例题2】构成计算机电子的或机械的物理实体被称为( B ) A.计算机系统 B.算机硬件系统 C.主机 D.外设 【答案】B

第三节 微型计算机硬件系统 本节要点 中央处理器 内存储器 外存储器 输入设备 输出设备

计算机的主要性能指标 主要内容

计算机体系结构的基本思想：冯?诺依曼原理 1.二进制表示数据和指令

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2.存储程序控制(最重要) 指令：指挥计算机工作的命令 程序：有序的指令集合 工作过程：取、分析、执行 3.五大部件：

运算器、控制器、存储器、输入设备和输出设备

一、中央处理器 1.中央处理器(CPU) 2.组成：

控制器：指挥系统

运算器：算术运算、逻辑运算 3.技术参数：

(1)型号：486、586、Pentium、PentiumI、PentiumII、PentiumIII、Pentium4 (2)主频：CPU工作的时钟频率。主频越高，速度越快。单位MHZ、GHZ。 PentiumIII800中的800即为主频。

(3)CPU的速度主要由字长和主频两个指标决定。 4.CPU是衡量计算机性能的最重要的指标。 二、内存储器(内存、主存)

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1.作用：在计算机内部，用于存放CPU待加工处理的数据、中间结果以及最后结果 2.分类：

ROM(只读存储器)：系统信息、只读不写、关机(断电)后，信息不消失。 RAM(随机存储器)：用户信息、可读可写、关机(断电)后，信息消失。 Cache(高速缓存)：

Cache目的是解决CPU和RAM之间速度不匹配的矛盾，增加Cache不会改变内存的容量 3.存储容量：

目前微机内存(RAM)容量一般为64M，128M，256M，512M，1G，2G 4.内存容量和存取时间是决定内存优劣的两个重要指标 5.内存容量的大小是衡量计算机性能的另外一个重要指标 6.CPU和内存构成了主机 三、外存储器(外存、辅存)

1、作用：用于永久地存放大量的程序和数据。运行时，从外存调入内存。 2、存储容量换算单位：

1KB=1024B，1MB=1024KB，1GB=1024MB，1TB=1024GB 3、常用的外存有磁盘、磁带、光盘 4、磁盘：软盘与硬盘

1)软盘：3.5英寸软盘容量1.44MB两种使用状态： 读写方式：封住方孔、可读可写 只读方式：露出方孔、只读不写 存储容量计算：2×80×18×512=1.44MB 特点：便于携带、容量小、读写速度慢 2)硬盘：

容量：40GB、60GB、80GB

特点：固定于主机箱中、容量大、读写速度快

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硬盘使用注意事项：尽量不要震动，以免对数据造成破坏。 5、光盘：

数据传输率是衡量光驱的的技术指标之一。 150KB/S为一倍速。目前40倍速以上。 读写速度比较：硬盘>光盘>软盘 6、移动存储设备和移动硬盘： 1)U盘：体积小、即插即用、携带方便 2)移动硬盘：体积小、重量轻、携带方便

3)存储卡：使用于数码产品(数码相机和MP3)上的存储设备。 7、外存、内存、CPU之间的关系

a.内存(主存)存放当前正在执行的程序和数据，与CPU直接交换信息 b.外存(辅存)：存放暂不运算但长期保留的数据，只能与内存交换信息 四、输入设备：

1.常用：鼠标、键盘、光笔、扫描仪 2.鼠标：

串行接口鼠标(微机常用)、总线接口鼠标、USB接口鼠标(笔记本常用) 机械式和光电式 两键和三键

3.键盘：微机必备的输入设备之一 常用键：

:大小写字母转换键 :转换键 :回车控制键 :退格键 :空格键

/:不能单独使用，需与其他键配合使用 五、输出设备：

1.常用：显示器、打印机、绘图仪

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2.显示器： CRT：微机常用

LCD：笔记本常用、轻、薄、耗电少、无辐射 3.打印机： 击打式：针式 非击打式：喷墨、激光

4.微机必备的输入输出设备是：键盘、鼠标、显示器 5.兼有输入输出设备功能：外存、触摸屏

6.外存、输入设备、输出设备构成了微机的外部设备 【例题】微机中使用的鼠标器一般连接在计算机主机的( )上 A.并行接口 B.串行接口 C.显示器接口 D.打印机接口 【答案】B

六、计算机的主要性能指标：

1. 字长：是计算机信息处理中可以同时处理的二进制数的位数。字长越长，数据的运算精度和计算机的运算功能就越强，他的行使空间就越大，处理速度也就越大。

2. 主频：是指计算机的时钟频率，即CPU在单位时间内的平均操作次数，是决定计算机速度的重要指标，频率越高处理速度越快。

3. 内存容量：内存容量越大，计算机处理时与外存交换数据的次数就越少，因此处理速度越快。 4. 存储周期：存储周期越短速度越快。

5. 运算速度：是指计算机每秒钟能执行的指令数，一般以每秒所能执行的百万条指令数来衡量，单位为每秒百万条指令。影响计算机运算速度的主要因素是中央处理器的主频和存储器的存取周期。 第四节 微型计算机软件系统 本节要点 系统软件 应用软件

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主要内容

通常把计算机软件分成两大类：系统软件和应用软件。 一、系统软件

系统软件包括操作系统、语言处理程序、数据库管理系统、各类支持服务程序等。 1.操作系统

作用：是系统软件的核心

常用：Windows98/Windows2000/ WindowsXP 2.语言处理程序 计算机语言分类： (1)机器语言： (2)汇编语言 (3)高级语言

有两种方式可以实现高级语言程序的翻译，即：解释方式和编译方式。 3.数据库管理系统

关系型(最常用)、层次型、网状型 4.支持服务程序：

【例题】下面有关计算机操作系统的叙述中，不正确的是( )。 A.操作系统属于系统软件

B.操作系统只负责管理内存储器，而不管理外存储器 C.UNIX是一种操作系统

D.计算机的处理器、内存等硬件资源也由操作系统管理 【答案】B 二、应用软件

举例：会计核算软件、文字处理软件(WORD)、电子表格软件(EXCEL) 第五节 计算机网络的基本知识 本节要点 网络概述 Internet简介

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主要内容

一、计算机网络概述： (一)计算机网络

1.计算机网络是计算机技术和通信技术结合的产物。 2.主要功能：

资源共享：硬件资源共享、软件资源共享、软件资源共享 信息传送： 分布处理： (二)分类： 1.局域网：

2.广域网：Internet是世界上最大的广域网 二、Internet简介 1.Internet的功能：

(1)万维网(www)。www是World Wide Web的缩写，称为万维网，也简称为3W或Web。 (2)电子邮件E-mail。

(3)文件传输FTP。文件传输分为上载和下载两种方式。 (4)远程登录Telnet。 (5)新闻组Newsgroup。 (6)电子公告版BBS。 3.Internet网址

(1)IP地址：32位二进制数、4组10进制数据组成 每个数的范围是0～255，彼此之间用“.”分隔 例如：202.201.108.2

(2)域名：WWW.用户名.二级域.一级域(顶级)

CN中国COM商业，EDU教育机构，GOV政府，NET网络中心 (3)网络文件地址：协议：//服务器.域名/目录/文件名 HTTP：//WWW.SOHU.COM / ABC/A.TXT (4)电子邮件地址：用户名@服务器

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ABB@163.COM

由字母a～z(不区分大小写)、数字0～9、点、减号或下划线组成 只能以数字或字母开头和结尾 第六节计算机安全 本节要点

计算机安全隐患及对策 计算机病毒防范 主要内容

一、计算机安全隐患及对策 1.影响计算机系统安全的主要风险 (1)系统故障风险 (2)内部人员道德风险 (3)系统关联方道德风险 (4)社会道德风险 (5)计算机病毒

2.保障计算机安全的对策 (1)不断完善计算机安全立法 (2)不断创新计算机安全技术 防火墙技术 信息加密技术 漏洞扫描技术 入侵检测技术 病毒检测和消除技术

(3)不断加强计算机系统内部控制与管理 二、计算机病毒防范：

定义：计算机病毒是一种人为蓄意编制的能够入侵计算机系统并可导致计算机系统故障的具有自我复制能力的计算机程序。 1. 结构：

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(1)传染模块 (2)破坏模块 (3)触发模块 2.特点： (1)感染性 (2)隐蔽性 (3)潜伏性 (4)破坏性 (5)触发性

3.计算机病毒的症状 4.计算机病毒的预防 5.计算机病毒的清除

杀毒软件(KV3000，瑞星，金山毒霸) 最彻底的清除方法：格式化 三、计算机黑客及防范：

1.含义：一般是指通过网络非法进入他人系统的计算机入侵者。 2.手段：(P78) 防范措施：

第三章 会计电算化基本要求 本章要点： 会计电算化法规制度 会计核算软件的基本要求 会计数据输入功能的基本要求 会计数据输出功能的基本要求 会计数据处理功能的基本要求 会计电算化岗位及其权限设置的要求 计算机替代手工记账的要求 电算化档案的基本要求

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第一节 会计电算化法规制度

宏观管理是指国家或地区为保证会计电算化工作的顺利展开所制定的法律、法规和条例 微观管理指单位自身针对会计电算化工作而制定的管理办法、措施和制度

1994年6月，财政部正式制定了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》和《商品化会计核算软件评审规则》

1996年，财政部为了规范企业会计电算化又专门制定了《会计电算化工作规范》 第二节 会计核算软件的基本要求

根据《中华人民共和国会计法》和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：

1.会计核算软件应保证会计数据合法、真实、完整，有利于提高会计核算工作的效率

3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照

4.会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。

7.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能 9.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务

第三节 会计数据输入功能的基本要求 本节要点：

会计核算软件应当具备的初始化功能 会计核算软件的数据输入形式 对输入记账凭证功能的有关要求 对审核记账功能的有关要求 对需要输入原始凭证的要求 对处理外国货币核算业务的要求 主要内容

数据输入的正确与否，决定着会计核算软件处理结果的准确性。在所有计算机会计数据的输入环节中，我们经常用“垃圾进，垃圾出”来说明数据输入对会计核算软件的应用所具有的举足轻重的作用。 一、会计核算软件应当具备的初始化功能

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5.明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。

7.会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。 二、会计核算软件的数据输入形式

会计核算软件的会计数据输入可以采用键盘手工输入、软盘导入或网络传输等几种形式。 三、对输入记账凭证功能的有关要求

1.会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能、输入的项目包括：填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。 2.记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。

3.在输入记账凭证的过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能： (1)正在输入的记账凭证编号是否与输入的机内记账凭证编号重复。 (2)以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称。

(3)正在输入的记账凭证中的会计科目，当借贷双方金额不平衡或没有输入金额时，应提示并拒绝执行。 (4)正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应提示并拒绝执行。

(5)正在输入的收款凭证的借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证的贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目时，应提示并拒绝执行。 四、对审核记账凭证功能的有关要求

2.对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。

4.发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充登记凭证法进行更正，红定可用负号“—”表示。 五、对需要输入原始凭证的功能要求

会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全，主要项目有：填制凭证日期、填制凭证单位或填制人姓名、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等

输入的记账凭证通过审核或登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改 六、对处理外国货币核算业务的要求

记账凭证中会计核算软件应当立即自动折合为记账本位币金额

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第四节 会计数据输出功能的基本要求 本节要点：

会计软件应具有对机内会计数据进行查询的功能 会计软件应提供对机内会计数据的打印输出功能 会计核算软件输出数据的其他要求 主要内容：

会计数据输出包括屏幕查询输出、打印输出、通过软盘输出和利用网络传输输出等几种形式 查询和打印则是会计数据输出的最基本形式

一、会计软件应具有对机内会计数据进行查询的功能 二、会计软件应提供对机内会计数据的打印输出功能

会计软件应当提供机内记账凭证、机内原始凭证、会计账簿、会计报表的打印输出功能

4.在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额的余额对照表替代

6.对于业务量较少的账户，会计核算软件可以提供会计账薄的满页打印输出功能。 三、会计核算软件输出数据的其他要求

1.根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能

2.会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质上的强制备份功能

第五节 会计数据处理功能的基本要求 本节要点：

对会计核算软件记账功能的基本要求 对会计核算软件结账功能的基本要求 对会计核算软件报表生成功能的基本要求 会计核算软件应具备的其他处理功能 主要内容：

会计法律法规对会计核算软件进行数据处理的规定主要体现在记账、结账和报表生成等三个方面 一、 对会计核算软件记账功能的基本要求

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1.根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账。 3.总分类账和明细分类账可以同时登记，也可以分别登记，还可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记

二、对会计核算软件结账功能的基本要求

2.结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由计算机自动生成的机制转账凭证(如折旧计提凭证等)是否已生成和入账，全部登记入账后才能结账 4.机内总分类账结账之前，应当与明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。 5.结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。 三、对会计核算软件报表生成功能的基本要求 按报送对象：外部报表和内部报表 按编制日期：月报、季报、年报

按编制单位：单位会计报表和汇总会计报表 按报表的结构：简单报表和复合报表

根据《企业会计准则》规定而编制的资产负债表、损益表和现金流量表是必须编制的基本报表 四、会计核算软件应具备的其他处理功能 第六节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求 本节要点：

会计电算化岗位的划分

会计电算化岗位责任制的基本内容 中小企业实行会计电算化的岗位设置 主要内容：

一、会计电算化岗位的划分

基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位

基本会计岗位既可以一人一岗，也可以一人多岗或一岗多人，但应当符合内容牵制制度的要求，如出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。会计人员必须实行回避制度

大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位： 1.电算主管：电算化主管可由会计主管兼任

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2.软件操作 3.审核记账 4.电算维护 5.电算审查 6.数据分析

7.会计档案资料保管员 8.软件开发

上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位 会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。

二、会计电算化岗位责任制的基本内容

建立会计电算化岗位责任制，按照“责权利相结合”的原则 1.电算主管的责任 2.软件操作员的责任

(5)注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，定期更换自己的密码 (9)出纳人员应做到日清月结 3.审核记账员的责任

(2)将不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给各有关人员更正修改后，再进行审核。 (6)审核记账人员不得兼任出纳工作 4.电算维护员的责任。

(1)定期检查电算化系统的软件、硬件运行情况 (2)应及时排除电算化系统运行中出现的软件或硬件故障 6.电算审查员的责任 8.软件开发员的责任。

(3)软件开发人员不得操作会计软件进行会计业务的处理。 三、中小企业实行会计电算化的岗位设置

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实行会计电算化后的岗位划分，应根据实际需要进行适当合并，设置一些必需岗位，一人可以兼任多个工作岗位

五、遇到问题怎么办 1.会计软件选用不当

开展会计电算化工作应分三步走：即先咨询、再培训、后实施

1)咨询工作：向会计学会的电算化分会、会计师事务所、会计软件公司等咨询 2.认识和做法上的误区

把双轨并行工作放在单位开展会计电算化工作之前进行，而不是在此之后

手工方式下会计核算与计算机方式下会计核算的全部数据，都是试运行阶段必须保留的 3.难以建立严格的管理制度 第七节 计算机替代手工账的基本要求 本节要点： 替代手工账 替代手工账的条件 如何替代手工账 计算机与手工并行 遇到问题怎么办 主要内容： 一、替代手工账

替代手工账包括两个概念，即部分替代和全面替代手工记账 替代手工账只是会计核算电算化工作的“初级阶段” 二、替代手工账的条件(一个前提三个条件)

一个大前提是：计算机与手工会计核算应该并行3个月以上 计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行也安全可靠; 打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章必须齐全 三个条件：

1.配备了专用的或主要应用于会计核算的软硬件设备 2.配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员

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目前培训的三种形式：

财政部组织全国开展的初级、中级、高级培训 软件公司提供的针对购买的会计软件的培训 由企业自己组织的培训 3.建立相应的内部管理制度

包括岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度 三、如何替代手工账

替代手工账的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段 1.整理手工会计业务数据。

(1)重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符 (2)整理各账户余额：

如果是在年初建账，只需整理各账户的期初余额，如果是在年中某月建账，需整理出以前各月各账户的发生额

(3)清理往来账户和银行账户 2.建立会计账户体系并确定编码

建立会计账户体系从一级会计科目开始，逐级设置明细科目编码时，一级会计科目编码按财政部规定的编码方案执行;明细科目编码按照具体编码规则设置。一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案;即：本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码。 原则：

(1)符合财政部和有关管理部门的规定。 (2)满足本单位会计核算与管理的要求。

(3)满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账务系统中取数，必须设立相应的科目。 (4)要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。 (5)要保持科目的相对稳定性。

(6)应考虑与子系统的衔接，凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。

3.规范各类账证表格式和会计核算方法与过程 4.会计软件初始化(了解)

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如：账务处理初始化的主要内容： 工资核算初始化的主要内容 四、计算机与手工并行

1、计算机与手工并行是指在会计软件使用的最初阶段，人工与计算机同时进行会计处理的过程。 2、试运行的时间，最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的会计时期，这样才能更全面的比较手工数据和电算化数据，应预先估计可能出现的问题

3、在试运行阶段，前期以人工为主计算机为辅，后期则以计算机处理为主 4、在试运行阶段，人工与计算机数据对比时，要进行如下工作： 1)检验各种核算方法

2)检查会计科目体系的正确性和完整性 3)考查操作熟练程度

4)纠正会计软件程序错误或业务处理错误 第八节 会计电算化档案管理的基本要求 本节要点：

电算化会计档案管理的主要任务 电算化会计档案的内容 记账凭证的生成与管理 会计账簿、报表的生成与管理 电算化会计档案的保管 主要内容：

采用磁带保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。 一、电算化会计档案管理的主要任务 二、电算化会计档案的内容

1)电算化会计档案包括存储在计算机中的会计数据、软盘等备份的会计数据，以及计算机打印出的书面形式的会计数据。

2)会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据

3)采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质存储的会计账簿或报表，具有磁性化和不可见的特点

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4)通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序等，均应视同会计档案进行保管，保管期截止到该软件停止使用或有重大更改之后的5年。 三、记账凭证的生成与管理 收付款凭证应由出纳人员签名盖章

手工事先做好记账凭证，向计算机录入记账凭证，然后进行处理，在这种情况下，保存手工记账凭证与机制凭证均可

四、会计账簿、报表的生成与管理

1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法;如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。

3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。

6.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质存储的会计账簿或报表，并将其作为会计档案保存的单位，如果不再定期打印输出会计账簿，必须征得同级财政部门的同意

8.各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，在向外单位提供利用时，档案原件原则上不得外借

五、电算化会计档案保管

1.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，最好放在两个不同的建筑物内。

2.采用磁性介质保存会计档案的，要定期进行检查、定期复制，防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失。一般来说，软盘的存放环境，温度4℃—5℃，相对温度8%—83%，磁场强度50奥斯特。 6.大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量避免采用软盘存储会计档案。

7.存在会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式之前，应妥善保管并留有副本。一般说来，为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存，直至其中的会计信息完全过时为止。 第一节 WindowsXP基本操作 一、Windows启动与桌面环境

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1.Windows的启动：

Windows系统成功启动后，呈现在用户面前的整个屏幕称为Windows桌面。 (1)“开始”按钮和“开始”菜单 “开始”按钮位于任务栏的最左边

“开始”菜单是菜单项和命令的列表，菜单项的右侧有箭头u，表明该菜单项有下级 菜单，又称级联菜单

(2)任务栏

任务栏通常位于桌面底部。正在运行的每个应用程序或打开的每个窗口，在任务栏上都会有一个相应的按纽

在桌面上对应一个按钮单击任务栏上的按钮可以切换不同的任务 (3)常见桌面系统图标： 我的电脑

利用“我的电脑”图标可以管理用户的计算机资源，查看磁盘、文件等内容的相关信息，对磁盘和文件进行操作管理等。双击“我的电脑”窗口

Windows不允许用户删除掉桌面上“我的电脑”图标 回收站

“回收站”是一个电子垃圾箱，被用户删除的文件等对象会暂时存放其中，还未真正从硬盘上删除。如果发现某些被删除的文件还有用，可以双击“回收站”图标，打开“回收站”窗口，将它们“还原”恢复回去;当觉得这些文件确实没有用时，则选择“清空回收站”，彻底删除这些文件。 我的文档

“我的文档”是用户所创建文件的默认存储位置

以不同和户名和口令登录计算机的用户，Windows将分别建立各自的“My Documents”文件夹，且相互之间不能互访 3.退出：

(1)死机：Ctrl + ALT + Del(热启动) RESET(复位启动)

(2)非正常关机会丢失数据或下次开机自动执行磁盘扫描程序 4.注销与切换用户

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二、Windows的基本操作 1.鼠标操作

单击：按左键1次(选中一个对象) 双击：快速连续按左键2次(打开一个对象)

拖动：按住鼠标左键不放，移动鼠标位置(移动一个对象位置) 右击：按鼠标右键1次(弹出一个快捷菜单)

指向：鼠标指针移动到某个对象(显示该对象的有关提示信息) 2.窗口

Windows中的大部分操作都是在窗口中进行的。 (1)窗口的组成：

窗口可以关闭、移动和改变，对话框不能改变大小，不能最小化、最大化，而窗口可以 桌面上可以同时打开几个不同的窗口，但每一时刻只能有一个活动窗口 窗口由标题栏、控制按钮、菜单栏、工作区、状态栏、滚动条和边框组成 标题栏：反蓝显示，表示该窗口为当前活动窗口 状态栏：显示当前窗口的一些操作状态或提示信息 (2)窗口的操作

窗口之间的切换：任务栏单指定任务按钮 关闭窗口

移动：移动窗口的方法是，将鼠标指针移到窗口的标题栏，按住鼠标左键并拖动窗口到所需的位置即可。

改变大小：在窗口非最大化状态时，将鼠标指针移至窗口的边框或对角，当指针变为双向箭头时，拖动鼠标即可改变窗口的大小

排列：在任务栏空白处单击鼠标右键，层叠窗口、横向平铺窗口、纵向平铺窗口 切换：单击“任务栏”上指定的任务按钮

关闭：单击标题栏上×按钮、文件---关闭、双击控制图标、ALT+F4 三、Windows的资源管理器 1.文件和文件夹

(1)文件、文件格式及文件名

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1、文件：是一组逻辑相关信息的集合，任何程序和数据都是以文件形式存放在磁盘上的。 2、文件名：主文件名.扩展名(a.bmp) 主文件名：用户自己取的 1-255字符?

文件名中不能出现以下字符：/ \\ : * ?? < > | ”

Windows保留文件名中的大小写字符，但在确认时并不区分它们? ?：表示一个字符? *：表示一串任意字符?

扩展名：一般是三个字母,文件默认生成 常用扩展名：.DOC WORD文件 .TXT 文本文件 .XLS EXCEL文件 .EXE 可执行文件 3、文件夹：

一个磁盘的根文件夹是自动存在的

开始菜单是一个集中了很多快捷方式的文件夹 2.我的电脑窗口 (1)窗口构成 (2)显示方式：

窗口内容的显示方式可以是“大图标”、“小图标”、“列表”和“详细资料” (3)图标排列：名称、类型、大小、日期 3.资源管理器 (1) 打开方式：

我的电脑窗口---单击工具栏上“文件夹”按钮 右击“我的电脑”----资源管理器 右击“开始”菜单----资源管理器

开始----程序----附件----Windows资源管理器 (2)文件夹窗口(树形结构)

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+：含有子文件夹、单击可展开 -：单击可折叠 五、文件和文件夹操作 1、选择文件或文件夹 (1)选择单个文件或文件夹

(2)选择连续的多个文件或文件夹：单击第一个按住shift同时单击最后一个 (3)选择不连续的多个文件或文件夹：单击第一个按住ctrl依次单击要选择的对象 (4)全选：编辑--全部选定(ctrl+a) (5)取消选择

2、移动和复制文件或文件夹

(1)剪贴板：存储文件路径、正文、声音、图像等信息，是实现程序或命令间数据交换和共享的工具 (2)移动或复制文件的方法及操作过程 菜单法：编辑菜单 工具栏： 快捷方式:右键

快捷键：ctrl+c ctrl+v ctrl+x 手工方式：

同盘之间：移动(直接拖动);复制(按Ctrl 拖动) 异盘之间：移动(按Shift拖动);复制(直接拖动) 3、重命名文件或文件夹 (1)菜单法 (2)快捷菜单法 (3)鼠标法 (4)键盘法：F2

4、创建新文件或文件夹 (1)新建文件夹 确定文件夹位置

文件--新建--文件夹(右击新建----文件夹)

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输入文件夹名----确定 (2)新建文件 确定文件位置

右击新建----选择要创建文件的类型 输入文件名----确定 5、删除文件或文件夹

文件或文件夹删除后被放入“回收站”

文件夹删除时，其中包含的文件、文件夹也被一起删除 删除时按Shift 键，文件将不能再恢复 删除文件的方法： 选中文件----按Delete键 选中文件----“文件”—删除 选中文件----右击—删除 选中文件----单击工具栏上的 选中文件----直接拖到回收站 6、搜索文件和文件夹 方法：开始菜单——搜索

高级搜索：日期、类型、大小、高级选项(搜索子文件夹、区分大小写、搜索慢速文件) 7、文件和文件夹的属性

存档 ：可读、可写、可修改、可保存

只读 ：可读、可写、可修改、只能以新文件名保存修改结果 隐藏 ：文件可隐藏 系统：

一、互联网上网基本操作 (一) 怎样接入Internet

一台计算机接入Internet有多种方式，最常见的是拨号网络方式和局域网方式。拨号网络方式适合一般家庭上网，局域网方式适合已建立局域网的单位用户上网。两种方式都首先需要选择一个ISP，为用户上网提供用户账号、密码、ISP电话、ISP服务域名、ISP域名服务器IP地址、邮件服务器IP地址等信息。

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1. 通过拨号方式接入Internet

通过拨号方式接入Internet。若采用拨号方式联网，除向ISP申请获得所需的相关信息外，还必须配备一个调制解调器Modem(俗称猫)和一条可接通的电话线。然后，对调制解调器进行配置，再设置拨号网络，即可接入Internet：在“控制面板”——“网络和Internet连接”中选择“电话和调制解调器”进行配置调制解调器;在“控制面板”——“电话和调制解调器”对话框中进行拨号设置。 2. 通过局域网接入Internet

通过局域网接入Internet网时所需要的操作是：首先必须在微机中安装网卡和配置相应的驱动程序，安装网卡后，系统会自动安装TCP/IP协议，安装TCP/IP协议后，还需要设置TCP/IP的属性。 (二) IE浏览器的使用

1.启动浏览器IE。在安装了浏览器IE之后，桌面上可看到Internet Explorer图标，双击该图标，可启动浏览器IE(也可通过其他方式启动)。

2.访问网页。在IE窗口的地址栏中输入要访问网页的域名或IP地址，如果是中文网页，还可用中文实名，回车即可访问该网页。IE还具有地址自动补全功能。

3.保存网页。单击“文件”菜单下的“另存为”命令，选择路径和文件类型，输入文件名，单击“保存”。转自学易网 www.studyez.com

4.收藏夹的使用。可通过三种方法使用：(1)将地址栏中的网页图标放到工具栏中“收藏”按钮处;(2)单击工具栏中的“收藏”按钮，左侧出现“收藏夹”窗口，将地址栏中的网页图标拖放到“收藏夹”窗口内;(3)在“收藏夹”窗口内单击“添加”按钮，或单击“收藏”菜单中的“添加到收藏夹”命令。 (三)搜索引擎

搜索引擎(Searching Engine)是为了解决信息查询问题、使用某些软件程序把Internet上的信息进行归类而专门建立的网站。它分为索引式和分类式两种。 二、电子邮件

电子邮件(E-mail)是一种利用计算机网络传送电子媒体信件的方式，具有速度快、价格低、收发方便、传送的信息量大、信息多元化等一系列优点。目前用于收发电子邮件的软件工具已有很多，例如Outlook Express等。

下面简单介绍一下Outlook Express的使用方法。 1.运行Outlook Express

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双击桌面上的“Outlook Express”图标，就可启动Outlook Express，窗口中有菜单栏、工具栏和文件夹列表。

2.邮件的撰写与发送

(1)邮件的撰写与发送。单击工具栏中的“新邮件”按钮，可打开新邮件的撰写窗口，输入收件人邮箱地址、主题及正文，单击“发送”按钮。

(2)发送附件。在发送邮件时，如果还有其他文件，不能通过邮件正文的方式发送时，可通过附件方式发送。

3.邮件的接收与阅读

要接收邮件，必须先接通Internet，再启动Outlook Express，打开Outlook Express工作窗口，单击工具栏上的“接收和发送”按钮，Outlook Express将与ISP的邮件服务器联系，并自动接收和发送邮件。接收邮件后，可单击“收件箱”查看新邮件。 4.邮件的回复与转发

(1)回复邮件。看完邮件后如果要回信，只需单击工具栏上的“答复发件人”按钮或“全部答复”按钮，会打开复信窗口。

(2)转发邮件。直接再邮件阅读窗口上点击“转发”按钮，输入需转发的地址，点击发送即可。 操作示例：

向张海发送一个E-mail，并抄送给李军，告诉他们9月份有哪些热门的车型，同时将D2.JPG作为附件一起发送。

第三节 文字表格编辑操作 【学习目的与要求】

通过本节的学习，要求了解汉字系统的基本知识，掌握汉字输入的方法;掌握字处理软件Word 2000的启动退出方法、窗口的基本组成，掌握Word 2000的文字编辑操作,以及字符、段落排版操作，能独立完成文字录入、格式编辑、页面设置和预览输出等实际上机操作;掌握Word表格的创建方法，能够熟练地对表格进行编辑，并且掌握表格中数据的计算方法。 【内容讲解】

一、汉字系统的基本知识 (一)汉字编码 1.输入码(外码)

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汉字输入码(外码)是指用户从键盘上键入汉字时所使用的汉字编码。汉字输入码应尽可能做到便于记忆、编码短、编码应与汉字有较好的对应，以便减少重码率。常用的输入码有区位码、首尾码、拼音码、智能ABC、王码拼音、五笔字形码等。 2.内码(机内码、汉字存储码)

内码是计算机系统内部用来表示中、西文信息的代码，汉字内码主要用来对汉字进行存储、运算和编码的，它通常是用其存放在汉字字库中的物理位置表示。 3.交换码(国标码)

计算机与其他系统或设备之间交换汉字信息的标准编码称为汉字交换码，又称国标码。 4.输出码(汉字字形码、汉字字模码)

汉字输出码的作用是输出汉字，对汉字字形经过点阵的数字化后形成的一串二进制称为汉字输出码。 (二)汉字字形的数字化与汉字库 1.汉字字形的数字化

描述字符(包括汉字)字形的方法主要有两种：点阵字形和轮廓字形。一般来说，表现汉字时使用的点阵数越高，则汉字字形的质量越好，每个汉字点阵的存储容量也越大。 2.汉字库

全部汉字字形的集合称为汉字库。目前我国的汉字系统一般都使用国标GB2312-80规定的两级常用汉字建立汉字库。 (三)汉字的显示方式 1.字符方式

在处理汉字时，直接用内码传送和处理的绞浇凶鲎址绞健?/P> 2.图形方式

在显示或打印汉字时，直接把汉字的字模点阵信息传送到输出设备的输出方式叫做图形方式。 3.全角和半角

所谓半角字符是指在存储和输出时占用一个标准字符位(即一个字节)的字符。ASCII码表中所有的英文字母即符号都是半角字符。全角字符一般要占两个标准字符位，所有汉字和汉字国标码表内的图形符号、英、日、俄、罗马字母等都属于全角字符。 二、汉字输入方法 (一)汉字输入方法概述

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1.键盘输入

利用键盘输入汉字的汉字输入方法，按照编码原理主要分为以下几种类型：数字码、拼音码、字形码、以发音为主以字形为辅的音形码和以字形为主以发音为辅的形音码。

1)数字码：将待编的码的汉字集以一定的规则排序后，依次逐个赋予相应的数字串作为汉字输入代码。区位码和电报码属于数字码。

2)拼音码：以汉语拼音方案为基础的输入方法。

3)字形码：根据汉字形状确定的编码，五笔字形输入法和郑码输入法属于字形码。 4)其他输入方法：音形码、形音码 2.非键盘输入

目前主要有三种方法：一是利用汉字识别技术，通过特制书写笔在感应板上书写汉字并输入计算机的方法，称为笔输入法;二是利用语音识别技术，通过口说来输入汉字的方法，称为语音输入法;三是扫描识别输入技术，即将打印或书写在纸上的汉字通过扫描仪输入计算机，再通过相应的软件处理后转换成汉字机内码。

(二)中文输入法的选择

中文Windows操作系统为用户提供了多种键盘输入方式，它们分别是微软拼音输入法、智能ABC输入法、全拼输入法等。

使用 Ctrl+Shift可以在系统提供的汉字输入方法之间切换。当不断地按下这个复合键时，系统将在各种输入方法之间循环切换，当出现需要的汉字输入法后，停止按键即可。另外还可以单击语言栏图标，在弹出的输入法菜单中选择需要的输入法。

使用 Ctrl+Space可以实现中英文输入的快速切换。 使用Shift+Space可以实现全角和半角输入的状态切换。 使用 Ctrl+。(句号)可以实现切换中英文标点。 (三)智能ABC输入法 1.智能ABC输入法简介

智能ABC输入法又称标准输入法，是以汉语拼音为基础的，可以很方便地输入常用词组，是一种快速实用的汉字输入法。该输入法完全遵循标准汉语拼音方案，具有操作简便、自动造词、智能处理等特点，并且把对汉字单字的频度调整和对词组的智能记忆处理有机结合起来。用户只要懂得汉语拼音就可以挥洒自如地在计算机上输入汉字和词组。

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2. 智能ABC输入法操作 (1)输入单字

在标准输入状态下直接输入汉字单字地小写字母可输入单个字 (2)输入词组

输入词组时只要逐个输入每个单字的拼音码即可，中间不必加空格;输入词组还可以采取省去韵母地输入方法。能够只用声母来输入汉字或词组是标准输入法的优点。 (3)自动造词

标准输入法提供了造词功能。它是用直接选择重码的方式，通过确定已输入的各个音节所有单字进行造词，待词组中所有单字都选择完毕后，系统自动将其作为记忆词组存入词库，之后就可以与输入基本词一样使用该词组了。 (4)输入特殊字符

Windows提供了13种软键盘。利用软键盘可以输入希腊字母、俄文字母、注音符号、拼音符、日文、标点符号、数字序号、特殊符号等。 三、文字编辑操作

(一)字处理软件的启动和退出 1、启动Word

启动Word的方法有多种形式，使用以下任意一种方法都可以启动Word。 (1)从“开始”菜单启动Word (2)从桌面的快捷方式启动Word (3)利用Word文档文件启动Word 2、退出Word

要关闭Word应用程序，可选择下列任何一种方法： (1)单击“文件”菜单中的“退出”命令 (2)单击Word窗口标题栏的“关闭”按钮 (3)双击Word窗口标题栏左上角的控制按钮 (二)字处理软件窗口的基本组成

Word 2000窗口主要包括标题栏、菜单栏、工具栏、文档编辑区，以及状态栏等要素。 1. 标题栏

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标题栏包含控制菜单框、应用程序名Word、文档名，以及最小化、最大化和关闭按钮。 2. 菜单栏

菜单栏中有文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助菜单项，他们包含了Word中所需要的绝大部分操作命令。 3. 工具栏

工具栏中包含了一些常用命令所对应的操作按钮，当鼠标指针指向工具栏的某个按钮时，屏幕上就会显示该按钮的提示信息，单击按钮将执行其所对应的命令。 4. 标尺

在普通视图方式下，Word仅显示水平标尺，在页面视图或打印预览方式下，Word既显示水平标尺也显示垂直标尺。 5. 滚动条

Word提供了水平和垂直两种滚动条，使用滚动条可以快速查看文档。 6. 状态栏

状态栏在Word窗口的底部，用于显示光标插入点所在位置的信息，以及命令的简要描述等状态信息。 7. 文本编辑区

文本编辑区用来显示正在编辑的文档，是用户进行文本输入、编辑、格式编排等的区域。在文本区中有两个主要符号：插入点和段落标记。 8. 选取区

选取区是用来快速选定文本内容的区域，位于文档编辑区左侧的空白区域。 例题：

Word中显示/隐藏工具栏的操作可以通过菜单(D)实现。 A.窗口 B.编辑 C.文件 D.视图 (四)函数 1、函数的形式 函数的形式如下：

函数名([参数1]，[参数2]……)。函数名后紧跟括号，括号内可以有一个或多个参数，各个参数间用逗号分隔，也可以没有参数。例如SUM(A2:A3,C4:D5),表示求2个区域中共6个数据的和。 2、常用函数

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(1)求和函数SUM。

格式：SUM(number1,number2,…)。其中number1,number2等参数可以是数值、单元地址或区域。SUM函数最多可以有30个参数。 (2)求平均函数AVERAGE。

格式：AVERAGE(number1,number2,…)。其中number1,number2等参数可以是数值、单元地址或区域。 (3)求最大值函数MAX。

格式：MAX(number1,number2,…)。 (4)求最小值函数MIN。

格式：MIN(number1,number2,…)。 (5)条件函数。

格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。 函数的输入 3、函数的输入

可以通过单击“常用”工具栏的“粘贴函数”按钮来实现;可以通过“插入 / 函数”菜单命令来实现;也可以直接在单元格中输入。注意输入时必须以“=”开头。 (三)文档的输入与编辑 1. 创建新文档 (1)启动时自动创建

(2)利用“常用”工具栏“新建”按钮新建文档 (3)利用“文件”菜单中的“新建”按钮新建文档 2. 保存文档

(1)单击“常用”工具栏中的“保存”按钮 (2)单击“文件”菜单中的“保存”命令 (3)使用快捷键Ctrl+S 3. 打开文档

(1)单击“常用”工具栏中的“打开”按钮 (2)单击“文件”菜单中的“打开”命令 (3)双击要打开的文件

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(4)打开多个文档，使用Shift键或Ctrl键 4. 文档的编辑(输入、删除、修改、移动、复制) (1)光标的移动

用鼠标移动光标或用键盘移动光标 (2)文本的输入和插入

注意插入操作时“改写”按钮的状态 (3)文本的选取

可以用鼠标也可以用键盘。用鼠标最简单的方法是将鼠标指针移到要选取文本的开始位置，按住鼠标左键拖动，鼠标拖过地方所有的文本都被选中。选定文本后，要取消对它的选定，可以在键盘上单击任何一个方向键，或者按Esc键，或者用鼠标单击文档的任何位置。 (4)文本的移动、复制和删除

移动：一种方法是通过剪切(Ctrl+X)、粘贴来实现，另一种方法是按鼠标左键直接拖动; 复制：一种方法是复制(Ctrl+C)到剪贴板再粘贴，另一种方法是按住Ctrl键拖动选中的文稿; 删除：先选取，再按Delete键或Backspace键。 (5)文本的查找、替换和定位

①在文档中查找和替换：单击“编辑”菜单的“查找”命令，打开“查找”对话框，在“查找内容”框中输入要查找的文字，单击“替换”标签，打开“替换”选项卡，在“替换为”框中输入要替换的内容，单击“替换”或“全部替换”按钮。

②在文档中快速定位：单击“编辑”菜单的“定位”命令，弹出“查找和替换”对话框的“定位”选项卡，然后通过页号、节、行等条件来进行定位。 (6)撤销和恢复操作

①单击“编辑”菜单中的“重复”或“撤销”命令; ②单击常用工具栏的“撤销”或“恢复”按钮; ③按快捷键Ctrl+Z(撤销)和Ctrl+Y(重复)。 (四)排版操作 1.设置字符格式

字符格式设置包括字体、字号、字形的设置及对字符的各种修饰。 (1)利用“格式”菜单设置字符格式

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(2)利用“格式”工具栏上的命令按钮设置字符格式

Word中字形、字体、字号的默认设置为常规、宋体、5号，英文字体为“Times New Roman”。 2.设置段落格式

通过设置段落格式可以改变段落的外观。段落格式设置主要包括段落的缩进和对齐、行间距和段间距等。

(1)文字对齐：单击“格式”工具栏上的“两端对齐”、“居中”、“右对齐”或“分散对齐”工具按钮。或者单击“格式”菜单中的“段落”命令，在弹出的“段落”对话框中的“对齐方式”中设置。

(2)段落缩进：利用水平标尺中的缩进标记设置;利用“格式”工具栏上的“增加缩进量”和“减少缩进量”按钮设置;利用“段落”对话框设置;取消缩进时，选定段落后在选项卡“特殊格式”框中选择“无”。

(3)行距的设置：使用“段落”对话框中“缩进和间距”标签中的“行距”功能可设置行距。系统的默认设置为单倍行距。

(二)在表格中移动光标 1. 用鼠标操作 用鼠标单击目标单元格 2. 用键盘操作

用组合键在表格内移动插入点 移动的位置组合键移动的位置组合键 行中下一单元格Tab前一行上箭头 行中前一单元格Shift+Tab下一行下箭头 第五章 会计软件操作 第一节 系统管理 一、概述

系统管理模块的主要功能是对软件的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护，具体包括一下几个方面：

1.账套管理。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。

2.年度账管理。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。

3.操作员及其权限管理。操作权限的集中管理包括设定系统各模块的操作员以及为操作员分配一定的权限等。

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二、启动和注册系统管理 (一)启动和注册系统管理

系统允许以两种身份进入系统管理。一是以系统管理员的身份;二是以账套主管的身份。

系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份进入后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。

账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理以及该账套操作权限的设置等。 (二)设置操作员

设置操作员功能主要可以完成增加、修改和删除操作员的操作。 1.增加操作员

增加操作员时，必须指定操作员编号、姓名、定义并确认操作员口令。

(1)操作员编号(ID)：用来标识所设置的操作员，操作员编号必须是唯一的，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复;

(2)操作员全名：即操作员姓名，是操作员登录各系统时的用户名，内容不能为空; (3)部门：即操作员所属部门，部门内容可以不填; (4)口令：即操作员登录系统时使用的口令。 2.修改或删除操作员

设置的操作员一旦登录过系统，便不能被修改或删除，所以“修改”或“删除”只能对未启用的操作员进行，另外还可以设置操作员处于“有效”(启用)或“注销”(无效)状态。 例题：

以账套主管的身份注册系统管理时，不能进行的操作是( )。(单选) A.建立账套 B.修改账套 C.年度账清空 D.年度账引入

答案：A。账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理以及该账套操作权限的设置等。建立账套是系统管理员的权限。 三、建立账套

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建立账套，就是指使用财务软件为本企业建立一套帐簿文件。首先应根据企业的具体情况设置基础参数，然后软件通过这些基础参数自动建立一套账。

首次使用系统时，应先进行账套参数设置。主要包括核算单位名称、所属行业、启用时间、科目编码规则等基础参数。 (一)设置账套信息

1.账套号：用来输入新账套的编号，账套号为3位，唯一且必须输入。 2.账套名称：用来输入新建账套的名称，必须输入。 3.账套路径：用来输入新建账套将要被放置的路径。 4.启用会计期：新设置账套被启用的时间。

5.会计期间：会计期间是指确定会计月份的起始日期和结帐日期。 (二)设置单位信息

单位信息用于记录本单位的基本信息。主要包括单位名称、单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件和税号等信息。 (三)确定核算类型

用于记录本单位的基本核算信息，包括：

1.本位币代码：用来输入新建账套所用的本位币的代码。

2.本位币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称，必须输入。 3.账套主管：用来输入新建账套的主管姓名，必须选择输入。 4.企业类型：系统提供了工业和商业两张类型，必须选择输入。 5.行业性质：系统按照所选择的行业性质预置科目，必须选择输入。

6.是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。 (四)确定分类信息。

如果用户的存货、客户、供应商相对较多，通常对它们进行分类核算。如果目前无法确定，则可以待启动购销存系统时再进行设置。 (五)确定编码方案

编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码方案，这是一种分段组合编码，每一段有固定的位数。编码规则是指分类编码共分几段，每段有几位。一级至最底层的段数称为级次，每级(或每段)的编码位数称为级长。编码总级长为每级编码级长之和。

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(六)设置数据精度

数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量核算的数量小数位数和单价小数位数。 (七)系统启用

在建立账套时，可选择启用的子系统。也可以在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。 例题：

账套号是区别不同账套的唯一标识。( )(判断)

答案：√。账套号是用来输入新建账套的编号，账套号为3位，账套号唯一，且必须输入。 四、设置操作员权限

操作员权限设置功能是对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。两者权限有所区别。操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。提示： 1.一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限。

2.系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除，所设置的操作员权限一旦被引用，就不能修改或删除。 例题：

账套主管可以对所有账套的操作员进行权限指定。( )(判断)

答案：×。系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。注意两者的区别。 【练习题】

1、 账务系统第一次投入使用时也有类似手工的建账工作，这就是(D)。 A. 设置会计科目 B.设置帐套 C.设置凭证类别 D.系统初始设置 2、 账务系统中帐套号设置的最重要要求是(B)。

A. 只能用两位数字 B.账套号不能重复 C.只能用两位字符 D.可以任意设置 3、 账务系统中，建成后，(B)参数可以修改。

A.启用日期 B.单位名称 C.编码规则 D.采用的会计制度日期 4、 账务处理系统中，建账时间设定后，可以在次年重新修订。(X) 第二节 系统初始化

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一、概述

系统初始化是指将通用会计软件转变成专用会计软件，并将手工会计业务数据移至到计算机中的一系列准备工作，这是使用财务软件的基础。总账系统初始化一般包括：设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别、录入期初余额等操作。 二、设置基础档案 (一)设置部门档案

部门档案设置是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。掌握操作步骤。 (二)设置职员档案

职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。掌握操作步骤。 (三)设置客户档案

如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。掌握操作步骤。注意必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。 (二)修改和删除会计科目

修改或删除会计科目应遵循“自上而下”的原则，即先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。

修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下一级科目的期初余额(改为0)，然后再删除或修改本级科目。

科目一经使用，即已经输入凭证，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理，此时，只能增加同级科目，而不能在该科目增设下级科目。 (三)指定会计科目

指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行账管理的保密性，也才能查看现金或银行存款日记账。 例题：

1.“管理费用”科目通常设置的辅助核算是( )。(单选) A.个人往来 B.部门核算 C.项目核算 D.客户往来

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答案：B。各单位对于管理费用通常是按部门进行预算控制的，因此对于管理费用科目应设置部门辅助核算。

2.删除会计科目时，应先删除上一级科目，然后再删除本级科目。( )

答案：×。修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则，即先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。 四、设置凭证类别

通常，系统提供五种常用分类方式供用户选择： 1. 记账凭证

2. 收款凭证、付款凭证、转账凭证 3. 现金凭证、银行凭证、转账凭证

4. 现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证 5. 自定义凭证类别

某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，本系统提供五种限制类型： 1. 借方必有 2. 贷方必有 3. 凭证必有 4. 凭证必无 5. 无限制 五、输入期初余额

期初余额录入是将手工资料录入到计算机的过程之一。余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。 期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入，辅助核算科目期初余额录入。 (一)总账期初余额录入。

对于没有设置辅助核算的科目可以直接录入起初余额。 (二)辅助科目期初余额录入。

在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动地为其开设辅助账页。与此相对应，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来地，也就是说不能直接输入总账期初数。

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(三)试算平衡

期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证;如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。 例题：

1.输入期初余额时，上级科目的余额和累计发生数据需要手工输入。( )(判断)

答案：×。输入期初余额时，余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据是由系统自动计算出来的，不需要手工输入。 2. 下列关于期初余额的描述中，正确的有( )。(多选) A.所有科目都必须输入期初余额 B.红字余额应输入负号

C.期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证 D.如果已经记过账，则还可修改期初余额。

答案：BC。并不是所有的科目都输入期初余额，对于损益类科目一般没有期初余额。如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。 第三节 日常业务处理 一、填制凭证

在实际工作中，可直接在计算机上根据原始凭证填制记账凭证，填制凭证是电算化方式下工作量较大的一项内容。填制凭证的功能包括：增加凭证、修改凭证、删除凭证、查询凭证等。 1.增加凭证

记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分;二是凭证正文部分。如果输入的会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容。 (1)凭证头内容 ①凭证类别 ②凭证编号 ③制单日期 ④附单据数 提示：

① 采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，但不能超过业务日期;

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② 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。 (2)凭证正文内容 ①摘要 ②科目 ③辅助信息 ④金额 提示：

① 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空; ② 科目编码必须是末级的科目编码; ③ 金额不能为零，红字以“-”表示;

④ 可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置; ⑤ 不能确定的辅助核算信息可不输入。 (3)具体操作： ① 增加一张普通凭证

② 增加一张有辅助核算信息的凭证 2.修改凭证

在“填制凭证”窗口中，通过翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需要修改的地方进行修改即可。可以修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。 3.删除凭证 (1)作废/恢复凭证

当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。方法是：找到要作废的凭证，执行“制单——作废/恢复”命令。作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。 (2)整理凭证

凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。 4.查询凭证

用户不仅可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看当前科目的最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。

具体操作：查询未记账的付款凭证。

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例题：

1.凭证保存后，( )是可以修改的。(多选) A.制单日期 B.摘要 C.凭证编号 D.金额

答案：ABD。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。 2.账务处理系统中，记账凭证的编号不应(D)。

A.由计算机自动编号 B.编号必须连接 C.如果分类，应分类编号 D.重号或漏号 二、审核凭证

审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。 提示：

① 审核人必须有审核权;

② 作废凭证不能被审核，也不能被标错; ③ 审核人和制单人不能是同一个人;

④ 凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可以修改或删除。 具体操作： ① 更换操作员 ② 审核凭证 例题：

账务处理系统中，记账凭证审核是由(A)对已输入计算机的凭证进行审核的。 A.专人 B.任意人 C.凭证输入员 D.会计主管 三、记账

记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地进行到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。

在电算化方式下，记账凭证经审核签字后，由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总并登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。 提示：

① 第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账;

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② 上月未记账，本月不能记账;

③ 未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围;

④ 记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。

具体操作：记账。 例题：

1.账务处理系统中，凭证的无痕迹修改应当在(C)之前进行。 A.结账 B.审核 C.记账 D.打印

2.在执行凭证登账功能时，一旦给定了登账条件，机器就将该范围内的所有凭证自动进行登账处理。( )(判断)

答案：×。未经审核的记账凭证不能记账。 3.账务处理系统中，账簿中的数据(A)。

A.不可以修改或删除 B.可以删除 C.可以增加 D.可以修改 4.账务处理系统中，(D)后凭证可以记账。 A.查询 B.修改 C.输入 D.审核 四、账簿管理

企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成正式的会计账簿。账簿管理包括基本会计核算账簿的查询输出，以及各种辅助账的查询和输出。 1.基本会计核算账簿管理

基本会计核算账簿管理包括总账、余额表、明细账、序时账、多栏账的查询及打印。 (1)总账的查询及打印

总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且可以查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额等。

(2)明细账的查询及打印。明细账查询用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中包含未记账凭证。

(3)日记账的查询及打印。日记账的查询及打印主要用于现金和银行存款日记账的查询和打印。 (4)具体操作：现金日记账的查询 2.各种辅助核算账簿管理

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辅助核算账簿管理包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算账簿的总账、明细账查询输出，以及部门收支分析和项目统计表的查询输出。 具体操作：部门总账的查询。 例题：

1.账务处理系统中，一般情况下，各种账目均可以在一个会计年度内任意查询。( )(判断)

答案：√。账务处理系统中，一般情况下，查询的期间不受限制，查询的内容包括凭证查询、账簿查询、汇总表查询以及各种辅助项目的查询等。

2.往来账管理中，往来客户档案设置的主要内容是(D)。 A.客户名称 B.客户地址 C.客户编码 D.客户编码和名称 第四节 期末处理 一、银行对账

由于企业与银行的账务处理和入账时间不一致，企业和银行之间经常会出现“未达账项”，为了能够准确掌握银行存款的实际余额企业必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。

银行对账是货币资金管理的主要内容。在计算机总账系统中，银行对账的科目在科目设置时应定义为“银行账”辅助账类的科目性质。 1.输入银行对账期初数据

银行对账有个启用日期，该启用日期应当是使用银行对账功能前最后一次手工账的截止日期。用户应在此录入最后一次对账企业方与银行方的调整前余额，以及启用日期之前的单位日记账和银行对账单的未达项。 提示：

①第一次使用银行对账功能前，系统要求录入日记账及对账单未达账项，在开始使用银行对账功能之后不再使用;

②在录入完单位日记账、银行对账单期初未达账项后，不要随意调整启用日期，尤其是向前调。 具体操作：输入银行对账期初数据 2.输入银行对账单

要实现计算机自动对账操作，在每月末对账前，须将银行开出的银行对账单输入计算机。本功能用于平时录入银行对账单。

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具体操作：输入银行对账单数据。 3.银行对账

银行对账可以采用自动对账与手工对账相结合的方式。

自动对账即由计算机根据对账依据将银行日记账未达账项与银行对账单进行自动核对和购销。 手工对账是对自动对账的补充。在自动对账后可再通过手工对账进行调整。 提示：

①对账条件中的方向、金额相同是必选条件，对账截止日期可输入可不输;转自学易网 www.studyez.com

②对于已达账项，系统自动在银行存款日记账和银行对账单双方的“两清”栏打上圆圈标志。 ③在自动对账不能完全对上的情况下，可采用手工对账。 4.余额调节表的查询输出

在对银行账进行两清勾对后，计算机自动整理汇总未达账和已达账，生成“银行存款余额调节表”，用户可直接查询或打印输出。

具体操作：查询银行存款余额调节表 例题：

1.对银行收付款业务，在凭证输入时，还需要输入结算凭证号，供( )使用。(单选) A.登日记账 B.凭证过账 C.登总分类账 D.银行对账

答案：D。对银行收付款业务，在凭证输入时，还需要输入结算凭证号，供银行对账使用。 2.计算机账务处理系统中，进行银行对账，银行对账单传送到微机中可采用(ABCD)。 A.键盘录入 B.软盘拷贝 C.网络传达 D.电子邮件 3.进行银行对账的主要依据是(BD)。 A.发生日期 B.结算单号 C.出纳人员 D.金额

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