秘书实务复习资料

秘书实务复习资料

（一） 单项选择题

1、在中国，秘书一词最早出现在（ A ）

A、汉代 B、秦代 C、唐代 D、先秦时期 2、秘书学和下面的那个学科是交叉关系（ C ）

A、文书学 B、档案学 C、社会学 D、会议学 3、秘书活动的成果是（ B ）

A、模糊性的 B、隐匿性的 C、显露性的 D、决策性的

4、 秘书所扮演的社会角色的本质是（ D ）

A、智囊角色 B、公共关系活动家角色 C、领导角色 D、助手角色

5、下面哪项工作属于中国秘书活动中临时交办的工作（ C ）

A、文件归档 B、接打电话 C、代表领导参加会议 D、编写简报

6、 下面哪项工作属于日本秘书活动中的非固定业务（ B ）

A、安排上司工作日程 B、上司得急病时送他去医院 C、收发邮件 D、接待宾客 7、 会议最基本的驱动力是（ A ）

A、会议的目标 B、会议的议题 C、会议的成员 D、会议的结果

8、 无正式资格、无表决权也无发言权的是会议的（ A ）

A、列席成员 B、旁听成员 C、正式成员 D、特邀成员

9、 会议的参加者最少不能少于（ B ） A、2人 B、3人 C、4人 D、5人

10、在会见中，身份低者会见身份高者称为（ D ） A、接见 B、召见 C、晋见 D、拜会 11、下面哪种人一般不拟定会议议程（ D ）

A、与会者 B、本单位上司 C、秘书 D、外单位上司 12、下面那个不属于上司在会议期间需用的资料（ C ）

A、会议议程 B、与会人员名单 C、工作计划 D、会议报告

13、一份会议简报最适宜的字数是（ A ）

A、500字 B、1000字 C、1500字 D、2000字

14、正在通话时，如电话突然中断（ B ） A、接听一方应打给对方 B、打入一方应再次打入 C、打入一方应等对方打进

D、接听一方和打入一方均可重新拨打电话 15、结束通话的国际惯例是（ A ）

A、打入方先挂断 B、等对方先挂断 C、谁先挂断都无所谓 D、接听方先挂断

16、秘书对接到邮件进行初步分类，最常见的方法是（ C ）

A、按邮件寄出的时间分 B、按邮件的重量分 C、按种类（比如信件、杂志、宣传品等）分 D、 按邮件的重要程度分

17、秘书呈送信件之前，应先阅读并标注重点部分，标注用的笔颜色为（ C ）

A、绿色 B、红色 C、黄色 D、蓝色 18、关于安排约见，下面的哪种做法是错的（ C ） A、上司出差前一天不宜将约见日程排满

B、各种约见之间，应留出10到15分钟的间隙 C、与本单位人员的约见应安排在上午早些时候 D、重要约见不宜首尾衔接安排

19、秘书不宜为上司安排约见的时间有（ B ）

A、上司出差前一天 B、上司出差返回单位的第一天

C、上午早些时候 D、下午晚些时候

20、信件装封时不规范的做法有（ A ） A、信纸上打印有文字的一面向外折叠 B、不能单页折叠

C、要考虑对方拆阅时的方便

D、如用大号信封，可将信纸按纵向折叠成三层

21、秘书犯错误被上司批评后不恰当的做法是（ B ） A、 认错并向上司道歉 B、第二天找借口请假不上班 C、工作上应更卖力

D、不要将受批评的事向同事宣扬 22、 下面哪条不是秘书处理领导者之间矛盾的方法（无

答案） A、借故躲避 B、佯装不知 C、淡化处理 D、保持中立

23、 在港台地区，用于商务交往、业务联系的名片是

（ B ）

A 、无衔名片 B、有衔名片 C、夫妇名片 D、折叠名片

24、 收到别人名片后的正确做法是（ D ） A、将名片塞入裤子后面的口袋中 B、将名片卷起来

C、在名片背后写上下次来访日期

D、将名片放在桌边眼睛可以看到的地方 25、 握手时的正确做法是（ C ） A、多人握手时，可交叉 B、握手时眼睛看着第三者

C、男士要等女士先伸出手时再去握 D、握手时间要尽量短

26、 引导客人途中，秘书（ A ） A、应走在距离客人右侧约1米处 B、遇到熟人，可停留下来聊天

C、到达上司的会客室后，可直接推门进去 D、 不必与客人交谈

27、 商务交往的赠礼活动中，下面哪种做法是错误的

（ D ）

A、对美国人不知送什么时，可送鲜花 B、对英国人不宜送香烟

C、对法国人应在第二次见面时送礼 D、对阿拉伯人可以送酒

28、 下面哪个不属于涉外秘书克服紧张心理的方法

（ C ）

A、树立自信心 B、建立良好的人际关系 C、合理安排时间 D、 尽快熟悉业务

29、 秘书正接待客人时，如有新的客人来到，正确的

做法是（ C ） A、对新来的客人臵之不理

B、丢下原来的客人，招呼新来的客人

C、对原来的客人表示歉意，请他稍等，然后礼貌地招呼新来的客人

D、对新来的客人面露厌烦之色

30、 在全世界都以英文为考试语言的秘书证书考试是

（ C ） A、全国秘书证书 B、涉外秘书证书

C、剑桥办公管理国际证书 D、 LCCIEB秘书证书

31、 下列秘书中属于私人秘书的是（ C ） A、胡锦涛的秘书 B、美国大学教授的秘书 C、钱学森的秘书 D、中国大学校长的秘书 32、 秘书容易发生角色位移、角色冲突的主要原因是

（ D ）

A、秘书扮演了助手角色 B、秘书扮演了智囊角色

C、秘书扮演了公共关系活动家角色 D、秘书活动主体角色的多重性

33、 下面关于美国法律秘书的描述哪个是错误的

（ D ）

A、在秘书界薪金最高

B、不少法律秘书后来成了律师 C、法律秘书必须从速记员做起

D、法律秘书协会会员必须有五年法律秘书工作经验 34、 下面关于日本企业秘书的描述哪个是错误的

（ D ） A、以女性居多

B、可分为见习秘书、初级秘书、中级秘书、高级秘书四个级别

C、中级秘书可以指导新秘书的工作

D、必须懂日本的茶道、花道及其他文化历史

35、 不涉及秘密事项、也不需要公开的会议属于

（ A ）

A、内部会议 B、秘密会议 C、公开会议 D、半公开会议

36、 下面哪个不属于传统会议的弊端（ C ） A、花在路上的时间有时甚至比开会的时间长 B、一旦主要发言者缺席，不得不改变议题 C、无法目睹别人的反应、表情 D、要为与会者的食宿大伤脑筋

37、 发送会议通知时，不正确的做法是（ B ） A、外部会议一般用书面通知

B、会议通知一般提前一星期发出

C、内部会议一般用电话通知和口头通知

D、重要会议的通知发出后，要打电话确认对方是否收到和是否赴会

38、 下面哪种会场布臵不适宜小型会议（ C ） A、圆形 B、椭圆形 C、礼堂形 D、马蹄形

39将一个或几个与会者，小组的发言编成一期，这样的简报属于（ A ）

A、摘要式简报 B、重点式简报 C、概括式剪报 D、综合式剪报

40 电子会议的不足之处是（ A ） A、无法目睹别人的反映、表情

B、一旦主要发言者缺席，不得不改变议题 C、必须集中到一个会议室中来 D、成本低

（二）多项选择题

1、中国现代意义上的秘书，一般说来，是指（ A C ） A、行政职位 B、秘藏之书 C、社会职业 D、谶纬之书

2、 现代西方看来，“secretary”的含义有（ ABC ） A、职位或职业 B、具有这种职位、从事这一职业的职员或人员

C、官员 D、可靠的职员

3、 英国的行政秘书可分为（ ABCD ）

A、行政级 B、执行级 C、文书级 D、助理文书级

4、 秘书人员在秘书活动中扮演了以下角色（ ABC ） A、助手角色 B、智囊角色 C、公共关系活动家角色 D、领导角色

5、 下面哪些属于日本社会对秘书的素质要求（ ABCD ）

A、创造性的工作 B、严守秘密

C、较强的写作能力 D、衣着打扮要注意分寸 6、 在香港，成为一名公司秘书必须（ ACD ） A、常居香港 B、硕士学历 C、执业律师 D、是香港公司秘书工会会员

7、 下面哪个属于香港秘书未来发展的趋势（ ABC ） A、出现介于秘书与经理之间的办公室主管

B、高效化 C、女性化 D、年轻化 8、 记载会议结果的文字形式包括（ ABCD ）

A、会议简报 B、会议纪要 C、会议决议 D、会议记录

9、 高等学校扩大招生的会议属于（ CD ） A、综合性会议 B、专业性会议 C、专题性会议 D、不定期会议

10、按照公开程度，会议可分为（ ABC ）

A、公开会议 B、内部会议 C、机密会议 D、电话会议

11、按与会代表的范围划分，会议可分为（ ABCD ） A、国际性会议 B、全国性会议 C、地区性会议 D、单位性会议

12、电子会议从距离上可分为（ BC ） A、电话会议 B、本地会议 C、远程会议 D、电视会议

13、三资企业常见的内部会议有（ ABC ） A、经理例会 B、员工例会 C、特别会议 D、董事局会议

14、 会议经费来源主要包括（ ABCD ） A、上级部门拨款 B、本单位拨款

C、外单位拨款 D、与会者缴纳的会费

15、 外资企业举行的内部会议，其常见的会议通知形

式有（ AB ） A、卡片式 B、便函式 C、书面通知 D、表格式

16、 会场签到的方法有（ AC ） A、电子签到机签到 B、秘书代签 C、证件签到法 D、薄式签到 17、会议的详细记录主要用于（ BC ）

A、一般会议 B、业务谈判 C、高层会议 D、内部会议

18、会议简报的写法有（ ABCD ）

A、摘要式 B、概括式 C、重点式 D、综合式

19、外企秘书去专用信箱取邮件（ AB ） A、每天上下午各一次

B、取到邮件后应立即回办公室 B、 每天上午一次 D、每天下午一次

20、下面邮件中秘书不能开拆的邮件有（ AC ） A、标明“”机要“保密”的邮件 B、邮包

C、标明“亲启”的邮件 D、报刊杂志

21、 三资企业公务信封的颜色是（ AD ）

A、白色 B、蓝色 C、粉红色 D、黄色 22、 公务信件的开拆方法有（ BC ） A、用手撕开 B、用剪刀剪开

C、用拆信器拆开 D、用手撕开、用剪刀剪开都可以 23、 秘书可将呈送上司的信件分为（ ABC ） A、急件 B、要件 C、例行公事 D、圈阅

24、 商务旅行计划应包括以下内容（ABCD）

A 、时间 B、地点 C、交通工具 D、具体事项

25、 上司出差期间，秘书应该（ ABD ） A、按照被授权范围处理自己的事务 B、重要事情等上司来决定

C、遇有急事可代替上司作决定

D、企业发生的重要事情，要一一记录

26、 做一个忠实的听众必须避免以下情况（ABC ） A、总是保持沉默 B、不屑一顾的表情 C、打断对方谈话

D、露出很希望倾听别人讲话的样子

27、 秘书要了解上司，应做到（ ABCD ） A、了解上司的思路

B、了解上司的工作方法 C、了解上司的个性

D、了解上司的志趣爱好

28、 秘书对上司的尊重体现在（ ABD ） A、谈及上司，都应称呼其姓氏并加上职务名称 B、公开场合让上司走在前面

C、就座时，让上司坐前面，自己坐后面 D、受到上司的批评时不要反驳

29、 导致多个领导之间矛盾和分歧的原因主要有

（ ABCD ）

A、认识上的分歧 B、领导风格的差异 C、利益上的冲突 D、感情上的不合

30、 约定公务拜访的时间一般安排在（ AD ）

A、上午10点 B、下午2点 C、上午11点 D、下午4点

31、 双方相遇打招呼时，正确的做法是（ BCD ） A、女子先称呼男子 B、年轻者先称呼年长者 C、下级先称呼上级

D、先称呼自己的朋友，再称呼陌生人

32、 居中介绍的国际规则是（ ABCD ） A、先将身份低的介绍给身份高的 B、先将男士介绍给女士

C、先将年轻的介绍给年长的 D、先将一人介绍给多人

33、 港台地区登门拜访使用名片，如果对方不在，正

确的做法是（ AC ）

A、留下名片给对方或对方的秘书 B、不用留下名片

C、将留下名片的左上角内折，表示已来过 D、在所留名片的右下角写上P.P.R

34、 如果客人来到后，上司有要事一时脱不了身，需

要客人等待较长时间，秘书的正确做法是（ ABD ） A、为客人端上一杯茶

B、给客人一些报纸、杂志看 C、陪客人聊天，直到上司来到

D、与客人聊天时，不能谈论本单位的长短

35、 在商务活动中，对日本人赠礼的正确做法是

（ AC ） A、礼品不能重复

B、礼品要送得一次比一次轻

C、送给身份高者的礼物要重于身份比他低的人 D、如果对方推辞，可将礼物收回

36、 商业保密的内容主要有（ ABC ） A、商业秘密文件和资料的保密 B、科研技术的保密 C、经营策略的保密 D、 企业设备的保密

37、 涉外秘书职业道德的内涵主要有（ ABCD ） A、忠诚 B、守信 C、认真负责 D、廉洁奉公 38、 一般秘书的辅助知识主要包括（ ABCD ） A、管理学知识 B、公共关系学知识 C、心理学知识 D、 经济学知识

39、 下面哪种做法不符合计算机保密的要求（ BC ） A、进口计算机使用前应进行安全技术检查 B、计算机房不用加装电子干扰器 C、机房的门用一般的门锁即可 D、机房要用计算机监控

40、 日本的公力秘书必须了解( AD ) A、国会、内阁、政党的结构 B、相当程度的专业知识 C、日本的茶道、花道

D、有关机关的详细工作程序

（三）判断正误题（对的选 A，错的选B）

1、一般来说，我国古代以秘书命名的官制和官署，并不真正从事现代意义上的秘书工作。（ A ）

2、每年四月的最后一个星期四是国际秘书节。（ ） 3、私人企业的秘书一定是私人秘书（ ）

4、外商独资企业的秘书部门一般采用“一对一”的配备方法，即一位上司配备一名秘书（ A ）

5、 秘书学和领导科学、管理科学的关系是下包容关系（ ）

6、 秘书活动在决策中，只以中间状态介入和辅助，不能最后拍板定案（ A ）

7、 秘书活动的成果是模糊性的（ ） 8、 秘书活动取得的是间接效益（ A ）

9、 日本企业里的高级秘书基本不处理具体的日常事务（ A ）

10、香港的高级秘书有权监督其他职员（ A ） 11、香港的高级秘书可以在上司短时间不在公司时作决定（ A ）

12、人民代表大会、中国人民政治协商会议不属于会议（ ）

13、任何会议的目标都要通过具体的议题来实现（ A ）

14、会议的列席成员无正式资格、无表决权也无发言权（ ）

15、会议特邀成员的权利和义务由会议领导机构决定（ A ）

16、在会见中，身份高者主动约见身份低者称为晋见（ ）

17、礼节性会见的时间一般为半小时左右（ A ） 18、一般来说，秘书应在外部会议召开前半个月预定会场（ ）

19、赴会通知必须连同会议通知一起提前寄给与会者（ ）

20、书面会议通知可作为会议入场的凭证（ A ） 21、“秘书代签”的签到方法适用于小型会议（ A ） 22、会议简报适用于人数多、时间短的会议（ ） 23、会议简报的编写要及时，上午的会议下午就要出简报（ A ）

24、结束通话的国际惯例是等对方先挂断电话（ ） 25、对传达室、收发室送来的邮件，秘书只要当面点清件数即可（ ）

26、三资企业公务信件信封上的字手写或打印都可以（ ）

27、凡没有在信封上标明“”私人信件“机要”“保密”标记的信函，都可由秘书开拆（ A ）

28、上司开会时，如果打入的电话有急事找上司，秘书要进入会议室贴着上司的耳朵小声告诉他（ A ） 29、英文信件中，没有署名或没有亲笔签名的都可视为无效信件（ A ）

30、一周计划表和日程安排表的用纸以一张为限（ A ）

31、由我方取消约见，应在原定约见的当天早些时候通知对方（ ）

32、商务旅行计划制定后，需要打出两份，一份给上司，一份存档（ ）

33、秘书代表企业参加外单位的会议或活动，要准时或提前到达（ A ）

34、居中介绍的正确做法是抬起前臂，五指并拢伸直，手掌向上倾斜，指向被介绍者，介绍其姓名、身份等。（ A ）

35、在宴会桌上，被介绍的双方被介绍时要起立以示礼貌（ ）

36、港台地区的有衔名片用于亲友间的联系、登门拜访等（ ） 37、双方同时递送名片时，应用左手递，右手接（ ）

38、收到名片后，拿着名片的手不应低于自己的腰部（ A ） 39、晚辈与长辈交换名片时，长辈应先递送名片（ ） 40、一般来说，室内离门口最远的座位是上座（ A ） 41、正式邀请必须用上司的名义邀请（ ）

42、寄送给重要人物的请柬，为表示敬意和郑重，不能打印，而要由上司亲笔书写（ A ）

43、与法国人初次见面时应该赠礼（ ）

44、参加签字仪式的人员，原则上是双方参与会谈的全体成员（ A ） 45、《中华人民共和国保密法》将国家秘密的等级分为“”绝密“机密”“秘密”三级（ A ）

46、鞠躬礼只适用于下级与上级之间（ ）

47、用手端茶时，对有杯柄的茶杯应一手执杯柄一手托杯底（ A ）

48、非正式邀请也要寄送邀请函（ ）

49、当上司忙于紧要问题或开会、与他人洽谈工作时，秘书一般不宜汇报请示（ A ）

50、会徽的来源只有一种，即本组织的标志（ ）

（四）名词解释

1.秘书：秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。

2.公务秘书：由机关单位任用或聘用，并由机关单位支付工资的秘书人员。注意，机关单位指国家机关、军队、企事业单位或社会团体。

3.私人秘书 ：私人聘用、并由私人支付工资的秘书人员。例如律师、自由撰稿人、私人开业的医生聘用的秘书。 4.秘书部门：秘书部门是为管理秘书工作和秘书人员所设立的工作机构，这个机构是秘书人员群体所在的工作部门，它处于领导机关的枢纽地位

5.中介性：所谓中介性指一事物的运动全过程都介于其他两种事物之间的特性：它的发生，需要其他两种事物的存在作

为前提；它的成长，需要其他两种事物的延展作为条件；它的活动处处受到其它两种事物的制约。中介性是秘书活动的本质特征。

6.角色：所谓角色，指一个社会成员所处的地位、所从事的职业、所担任的职务等因素的总和。

7.角色行为：角色行为指一个人接受社会指派的角色后，根据社会的期待所表现出的实际行为。

8.角色规范：角色规范指社会根据需要而期待角色应该达到的行为模式或行为标准。

9.日本的公务秘书：也称政治秘书，指在国会、政党、内阁供职，具有公务员性质的秘书。

10.涉外秘书：是指在我国三资企业、外国驻华机构、我国涉外单位、部门供职的秘书。是改革开放后产生的外向型、复合型秘书。他们掌握一门以上外语，能操作办公自动化设备，懂经济、懂法律、掌握秘书工作理论和技能，是辅助上司实施管理的专门人才。

11.电子会议：指采用某种通信手段，在各种电子设备的支持下举行的本地或异地的会议。

12.会议记录：会议记录是会议情况的真实反映，也是落实会议议题的依据。它包括会议组织情况和会议内容两部分内容。

13.会议简报：会议简报是反映会议进程、动态和主要问题的简要报导。它有两方面的作用：第一，帮助上司掌握会议全局和主要信息，以便他主持会议，引导会议顺利进行；第二，让与会者及时了解会议进程和全貌，利于沟通信息，开好会议。会议简报适用于人数多、时间较长的大型会议。 14.会议：是人们组织起来讨论研究问题和商议事情的一种行为过程。

15.公务约见：指双方会面商谈公事的约见，参加者代表各自所在单位，它是单位公务活动的重要组成部分。

16.对等约见：指会面商谈公务双方的职务相同，如甲公司的总经理和乙公司的总经理约见。这类约见大多是正式约见，也是一方约见外单位代表的外部约见。

17.不对等约见：指会面商谈公务的双方的职务一高一低。有的是职务高者请职务低者前来会面商谈；有的是职务低者要求谒见职务高者面谈。这类约见一般是非正式约见，常常是内部约见，如总经理约见下属某一部门经理。

18.约哈里窗户理论：“约哈里窗户理论”认为，人们之间的交往成败与否，人际关系能否健康发展，很大程度上取决于个人的自我暴露程度。为了交往的顺利进行和关系的健康发展，秘书工作者应当尽量扩大开放区域，缩小秘密区域。另一方面，由于人人都有“秘密区域”存在，所以又要强调保持距离，尊重别人的“隐私权”。

19.自我介绍：自我介绍是在没有中介人的情况下，向陌生人介绍自己的简单情况。

20.居中介绍：居中介绍是指为相互不认识的双方作介绍。秘书在日常工作中和社交活动中经常要作居中介绍。

21.正式邀请：正式邀请指企业举办正式、庄重的活动，约请对方参加。它可以以企业的名义，也可以以上司个人的名义约请。这类邀请要事先拟定被邀请者名单，由上司审定后，由秘书一一寄送请柬。

22.非正式邀请：非正式邀请指上司和熟识的外单位人员、私人朋友相互约请共进工作餐、交谈等。这类邀请比较随便，上司决定后，秘书一般只需按上司吩咐打电话给对方，讲定时间、地点即可，用不着寄送邀请函。

23.签字仪式：签字仪式是组织与对方组织经过会谈、协商，形成某项协议、协定后，互换正式文本的仪式。这种仪式并不复杂，时间也很短，只是要求气氛要隆重、庄严。

24.开幕典礼：开幕典礼又称为开幕式，是指为第一次与公众见面的，具有纪念意义的事件而举行的庄重而又热烈的活动。

25.香港的公司秘书：香港法律规定，每家在香港注册的上司公司，都须设有一名公司秘书，负责董事局内一切秘书事务。公司秘书的要求条件有两个：其一， 常居香港；其二，是香港公司秘书公会会员或者执业律师或者执业会计师。

（五） 简答题

1、简要回答党政机关、国营企业、外商独资企业、合资企业秘书部门的设臵情况。 （１） 党政机关的秘书部门设臵

是在秘书长领导下的办公厅统管秘书业务、研究工作、机关事务工作的形式。如下图： ↗ 秘书业务部门

秘书长 → 办公厅 → 政策研究部门 ↘ 机关事务部门

广义的秘书部门是办公厅（室），狭义的秘书部门指办公厅（室）属下的“秘书处（科）”。

高层次的党政机关中，设有办公厅、秘书处，基层的秘书部门只称办公室，不再分设以“秘书”命名的部门，只设秘书职位和秘书工作人员。下面是以某直辖市（省级）委的秘书部门为例所作的图示说明：

↗ 秘书一处（文件、会议工作） ↗ 秘书二处（值班、接待工作） ↗ 信访处（人民来信、来访工作） 市委办公厅（局级）→ 综合处（收集动态、编写简报） ↘ 市区处（市与区的联系工作） ↘ 机要处（机要工作与保密工作）

↘ 行政处（机关日常行政事务工作）

↘ 政策研究室（政策研究工作） （２） 国营企业的秘书部门

在国营企业中，秘书人员被编制在办公室内，如总经理办公室、经理办公室、厂长办公室等。作为秘书部门的办公室与其他职能部门、基层单位处于平行地位。如下图所示： ↗ 职能部门 单位领导 → 办公室 ↘ 基层单位

（３） 外商独资企业的秘书部门

完全是国外的模式，即秘书直接为顶头上司服务。一般都采用“一对一”的配备方法，即一位上司配备一名秘书（地位特别高的也有一人配备几名秘书的）。这些秘书与办公室没有联系，直接隶属于自己的上司。 如下图所示：

managing director(总经理)

├— private secretary（专任秘书） director （总监）

├— private secretary（专任秘书） manager（经理）

├— clerk（秘书、文员） supervisor （主管）

├— clerk（秘书、文员）

下面这个图表是一个典型的小型办公室（ small office）结构，表明了机构设臵以及工作人员之间的关系: 总经理 销售经理 办公室经理（行政经理）

↓ ↓ ↓

秘 书 秘 书 出纳员、管理工资职员、开具销售发票职员、销售总帐职员、速记打字员 从这个图表中可以看出，其中两名私人秘书并非办公室经理的部下。事实上，办公室经理只有 5名直接部下。 （４） 合资企业的秘书部门

外商投资比重大的企业，倾向于国外模式，反之，接近于国内模式。中方投资比重大的三资企业中，秘书部门设臵类似国内模式，秘书归办公室建制，由办公室主任管辖。例如，上海一家中方投资占 70％的合资企业中，设臵有面向全公司的办公室，其中配备多名秘书人员。

2、简要回答秘书的主要分类。

（1）按经济来源和服务对象划分，可分为 Ａ． 公务秘书；Ｂ． 私人秘书。

（2）从秘书工作岗位的职责划分，这是最基本、最重要的分类，分三类：Ａ政务秘书；Ｂ事务秘书；Ｃ专业秘书。 （3）按秘书的业务等级分（秘书的层次），美国分为见习秘书和正式秘书两种。

英国的行政秘书定为四级：行政级，执行级，文书级和助理文书级。

中国的行政秘书分为三级，以省市政府机关为例： 高级：秘书长、办公厅主任。 中级：文字秘书，多为秘书处长、秘书科长。 初级：一般日常的秘书工作。 如果按秘书人员担任的职务来分，从高到低：秘书长（办公厅主任）→秘书处长→秘书科长→秘书股长→科员→办事员

3、为什么秘书活动具有本质的中介性的基本特征？

中介性是秘书活动的本质特征，原因如下：

（１） 秘书活动的主体处于中介地位。历史上的秘书活动实践证明，秘书活动的主体始终处于中介地位。 现代社会中秘书活动的中介地位更为明显。秘书部门是决策层和执行层的转换中介，是各个职能部门的联系中介，是内外信息交换的中介。在一个组织内部，它是构成组织整体的各有机体正常运转的枢纽。当组织对外发生联系时，它又是联结内外的桥梁和纽带。

（２） 秘书活动本身处于认识和实践的中介点 人类的实践活动，是有意识、有目的的，其一般过程是：提出目标――制定计划――采取措施――付诸实践。在这个将认识转化为实际行动并转化为物质效果的过程中，秘书活动所能起到的便是中介作用。原因是：秘书活动始终处

于人们认识事物的中间状态，不能得出最后的认识结论。 秘书活动也不能直接作用于实践客体。

4、为什么秘书活动具有成果的隐藏性的基本特征？ 秘书活动的成果隐匿在服务对象的成果之中。

（１） 秘书活动的成果蕴含于领导活动的成果之中。秘书活动的基本内容是为领导服务，其工作性质的辅助性、服务性，决定了它必须根据领导的需要来进行，也决定了秘书劳动成果蕴含于领导成果之中。

（２） 秘书活动成果体现在组织形象当中。秘书部门是组织对外交往的重要窗口，秘书办文、办会、办事等职能活动，都体现着组织的形象。秘书活动的成果体现在组织形象中。

（３） 秘书活动取得的是间接效益。秘书活动的效益不能以产值、产量衡量，也不能以决策管理的成效来衡量，它一般难以直接反映出来，也很难衡量其大小。秘书常被人誉为“无名英雄”，就是对秘书活动效益特征的生动概括。

秘书活动虽然取得的是间接效益，但对组织的整体效益的提高，有着无可替代的作用。如果没有秘书活动，组织的整体效益将受到重大影响。所以，秘书部门的活动同其他职能部门的活动同样重要。

5、为什么秘书活动具有主体角色的多重性的基本特征？ 任何人的社会角色都不是单一的、固定的、一成不变的。一般说，一个人在一个固定的工作岗位上，在某一时期，其角色是相对固定的。但也有特殊情况，即一个人在一个稳定的工作岗位上担任多重角色。秘书活动的主体――秘书人员（部门）正是这样。由于秘书所处的社会地位的特殊性，便决定了秘书人员必须扮演多重角色：

（１） 助手角色：秘书人员在其职能活动中所扮演的基本角色

（２） 智囊角色：在一定的组织或集团中担负出谋划策职责的社会角色

（３） 公共关系活动家角色

秘书活动主体的多重角色，助手角色、智囊角色、公关角色，客观上增加了秘书人员进行职能活动的难度，也往往容易发生角色位移、角色混同、角色冲突等现象。秘书活动中越权、越位、不称职等问题都可以在这里找到原因。只有扮演好多重角色，并能及时进行角色调适，才能算合格的秘书活动主体。

不论是智囊角色，还是公共关系活动家角色，都是秘书主体基本角色――助手角色的转化和延伸，即助手角色才是秘书部门（人员）社会角色的本质。

6、简要说明成为一名出色的日本秘书的基本要诀。 日本秘书协会列举了出色秘书的五个条件，即： ● 要有预见性。如公司接到邀请信时，秘书应先判断该不该出席，届时该讲些什么话才得体，事先为上司打好腹稿。但是，不要急于表现自己。上司没有问你时，不以插嘴。

● 讲究办事效率，即使上司认为不急的事，你也应该尽快完成。

● 对上司要体谅、关心。

● 要有健康的身体。日本有一种说法： “当秘书三年不能休息。”秘书得天天连续工作，而且得当天事当天毕，不能积压。每天晚上要应酬，回家晚，工作辛苦，所以必须要有健康的身体。

● 要有良好的风度，经常亲切地微笑，给人以愉快的感觉。

在工作中要牢记以下要诀：

A ． 掌握正确的工作方法 B ． 传达要委婉巧妙

第七，重要的约见不宜首尾衔接安排，那样会使上司始终处于紧张之中，而且如果前一约见拖延的话，也会影响下一个重要约见。秘书应将重要的和次要的约见交替安排。

第八，将约见的内容填写在自己和上司分别拥有的两本工作日志上，并打印出次日的约见安排表，放在上司办公室，秘书留一份副本。安排表的内容要简明扼要，要写明白约见人姓名、公司、身份、目的、时间、地点。也有不少上司喜欢将约见安排表打印在 8×13厘米的卡片上，便于随身携带。

第九，每天一班，秘书应当提醒上司，今天有哪几次约见，并告知自己已经做好了约见的准备工作。

18、简要回答秘书应如何处理与多个上司的关系。 秘书怎样才能处理好与领导者群体的关系呢？ A．正确对待领导者之间的矛盾。矛盾具有普遍性。

要正确对待。

B．仔细分析领导者之间的矛盾。导致领导者之间矛盾和分歧的原因大致有四类：

一是认识上的分歧。二是工作方法和领导风格上的差异。三是利益上的冲突。四是感情上的不和。

作为秘书，当发现领导者群体中出现矛盾时，应该密切注意观察，仔细加以分析，弄清楚矛盾的起因、经过和表现形式，准确判断矛盾的性质，以便寻找合适的对策。

C．灵活处理领导者之间的矛盾

面对领导者之间的各种矛盾和分歧，秘书应当根据其性质、程度和表现方式，采用不同的方法解决。

第一，沟通法； 第二，折衷法；第三，回避法。回避的方法有： 一是借故躲避。二是佯装不知。三是淡化处理

第四，中立法

19、简要说明秘书向上司进言的方式。

秘书向上司进言时必须注意方式方法，以使进言收到成效，下面的方式方法被证明是可行的：

（１）适事。秘书进言，必须是紧急的事、重大的事、上司需要知道的事；工作发生了错误、疏漏，需要纠正、补救的事；或自己反复思考确实认为是合理的事。秘书不应自作聪明，热情过头，随便想到什么就立即进言，那样反而会干扰上司的工作。需要注意的是，上司身负重任，要处理的事情已经够多，如果秘书只向他提出问题而没有提出解决问题的办法或者处理问题的建议，上司会认为秘书是给他添麻烦，甚至会感到不快。

（２）适时。秘书进言，要考虑时机，重大的、紧急的事应立即进言，不要因为有所顾虑而贻误时机；一般的事，可视领导空闲之时，或心情较好时再进言。具体来说，秘书进言前，除了重大、紧急的事情，一定要先了解上司的心情如何。如果上司情绪恶劣，就不要向他进言，因为那样会火上浇油。还要注意，上司处理急务时不要找他；快到吃饭时间不要找他；上司要赶着出去时不要找他；上司休假前夕或休假回来的第一天，也不要找他。

（３）适地。秘书进言，要看场合。工作上的建议，可以在公众场合或会议上提出；对上司的提醒，则应在个别场合提出；对上司的批评、劝谏，则应经过深思熟虑之后，预先约定时间，在个别场合提出。

（４）适度。秘书进言，还要注意掌握分寸。显而易见的事，点到为止，毋需反复讲；上司一时接受不了的，可以过一段时间再提，要让上司有一个思考的过程，而不是一味纠缠不休。尤其重要的是，秘书不应自以为是，进言不是单向的，而应是双向的。秘书要随时准备自己的意见被否决，乐于在与领导交流、切磋中接受正确的意见。

20、简要回答秘书应如何与同事打成一片。

第一，与同事合作。虽然单位里每个人的工作任务有所不同，但共同的目标是搞好工作。秘书应善于和同事合作，彼此支持，彼此体谅，共同提高。

第二，对同事一视同仁。有些人往往因为个性接近、志趣相同，很谈得来而感情较好。秘书与同事间也有这种现象发生。虽然这是正常的，但其他同事却不这样看，总认为你厚此薄彼，搞小团体主义。因此，工作情况下，秘书与任何同事之间，都要保持等边距离，也就是对同事要一视同仁，这样才不会赢得了这位同事的友谊，却引起了另一位同事的反感。

第三，注意并欣赏同事的优点。每位同事都有优点，应充分肯定，并适当时候给与赞美，千万不要嫉妒。而对同事的过失切不可贸然指责或宣扬，必要时可在个别谈心时诚恳地指出。

第四，关心同事。只有真心关心同事，才能取得同时的好感。当同事个人或家庭发生困难时，除尽力给予关怀外，还要报告领导帮助解决。对新来的同事更要多方面关心，给以特别辅导，使之能尽快适应新环境，感受到集体的温暖，安下心来工作。

第五，以正确的态度对待同事的称赞、批评与嫉妒。秘书处于领导与同事之间，工作性质特殊，偶有不慎，就会引起同事的议论。因此，要时时处处谨慎小心，如果受到同事的称赞，不要太高兴，更不能喜形于色，而应当更加严格要求自己，以博得更多的好感；如果受到批评，也无须太灰心，有则改之，无则加勉；如果被嫉妒，不要介意，把它看作生活中的正常现象，泰然处之。

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