自考：公文写作与处理复习资料

公文写作与处理复习资料

第一章 公 文

第一节 公文概述

一、 ★什么是公文：即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。

其含义：1）公文形成的主体是国家机关及其他社会组织

2）公文形成的条是行使职权和实施管理

3）公文是具有法定效力和规范体式的文书 4）公文是进行公务活动的重要工具

二、 公文的产生与发展

1、公文，或称文书、文件，是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。公文是随着阶级、国家、文字的产生而产生的，随着生产与管理活动的发展而不断发展的。 2、公文的发展阶段：

① 恩格斯把文字应用文献记录，即文书工作的出现当作人类文明的重要标志

②原始社会：结绳记事；商代后期：甲骨文书—是我国迄今发现的最早的文书档案；西周：设立了专门管理文书的机构与起草文书的官吏；《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本；秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期， 秦代出现的“书”、“奏”，是我国最早的上行文；汉代及稍后，又出现了章、表、疏、议、启等上行文，官府之间移书、关、刺、咨等平行文，另令、谕、制、教等下行文；1912年元月，临时政府规定公文分为：令、咨、呈、示、状五种。

③汉代以前，我国文书的载体材料一般为：金石、青铜、竹木、谦帛等 直至 东晋末年，太尉恒玄下令公文统一用纸。

三、文书、文件和公文

1、文书：可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。—最早出现于西汉。 2、文件：—出现于清末。广义上说：它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。

狭义上说：文主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。 3、公文：是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料。—出现于东汉末年和三国时期。

4、在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。 第二节 公文的特点与作用

一、★公文的特点：1）有法定的作者 2）有法定的权威 3）有特定的效用 4）有规范的体式 5）有规定的处理程序

法定作者：是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。

行文单位：能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单位。

公文的制发：经过起草、核稿、签发等程序。 公文的签收：签收登记、分办、批办、承办、催办等。

二、公文的作用：在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务的一种工具。

★公文作用：1）领导与指导作用 2）行为规范作用 3）传递信息作用 4）公务联系作用 5）凭据记载作用 第三节 公文的分类与名称 一、公文的分类：

1、公文的分类 按公文来源划分：

1）对外文件，是指本机关拟制的向外单位发出的文件，是作为传达本机关的意图发往需。要与之联系的针对机关的文件。

2）收来文件，指由外机关拟制的，作为传达其自身机关的意图，发送到本机关来的文件。 3）内部文件，指制发和使用都限于机关内部的文件 2、按公文的行文关系划分：

1）上行文，指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务部门所发出的公文（报告、请示） 2）平行文，指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文 （ 函） 3）下行文，指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文（指示、决定、通知、批复） 3、按公文秘密程度和阅读范围来划分：

1）秘密文件，指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件（分为绝密、机密、秘密三种） 2）普通文件，指非无密可保，可供任何人阅看的文件

3）公布文件，是向人民群众和国内外公开发布的文件，如公告、通告、公报、法律、法令，中央领导同志的讲话、报告

4、按公文的制发机关性质划分：

1）法律、法规文件，指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章 （分为三种：法律文件、法令文件、行政法规与规章文件）

2）行政文件，指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件，如请示、报告、通知、意见等。 3）党的文件，指中国共产党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、工作和建设等活动。 5、按公文内容性质与作用来划分：

1）指挥性公文件，指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导与指导工作的公文， 如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。

2）规范性公文，指由机关、组织、社会团体依据法律、行政法规和及组织章程制定的，要求其成员在工作活动等方面严格遵守的行为规范，如各种条例、规定、办法、细则、章程、规则等

3）报请性公文，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题所使的陈述性、请求性公文，主要是报告、请示

4）知照性公文，指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文， 如公报、公告、知照性通知、通报、函等。

5）记录性公文，指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文， 如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。

6、按文件的缓急程度划分：1）急件 （两种：特急件、急件） 2）平件； 按文件的使用范围划分：1）通用文件 2）专用文件 3）技术文件； 按文件的发送目的划分：1）主送件、抄送件 2）批转件、转发件； 按文件的处理要求划分：1）需办文件（办件） 2）参阅文件（阅件）；

二、公文的名称：统称文种。它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。

★公文文种的确定：1）公文机关的权限 2）发文机关和收文机关间的关系 3）发文的具体目的和要求 1、1993年11月21日 国务院办公厅 《国家行政机关公文处理办法》 12类13种 命令（令）、议案 、决议 、指示、公告、通告、通知、通报、报请、请示、批复、函 、会议纪要 2、 1996年5月3日中共中央办公厅正式发布了《中国共产党机关公文处理条例》，规定党的机关公文文种有14种：①决议 ②决定 ③指示 ④意见 ⑤通知 ⑥通报 ⑦公报 ⑧报告 ⑨请示 ⑩批复 ⑾条例 ⑿规定 ⒀函 ⒁会议纪要

3、2000年8月24日，国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》现行公文文种13种：1)命令（令） 2）决定 3）公告 4）通告 5）通知 6）通报 7）议案 8）报告 9请示 10）批复 11）意见 12）函 13）会议纪要

第二章 公文写作

第一节 公文写作概述 一、公文写作是代机关立言

公文写作，指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。 公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。

起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿有的具体过程。 讨论修改：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。

★公文的起草的组织可分为：1）由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。 2）由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔（最普遍的基本组织形式） 3）由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿全文 二、★公文质量主要体现在两方面：

1）在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强

(1) 政策性强：就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。 (2)针对性强：就是要求有的放矢，切中要害。

(3)科学性：就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确的提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。

2）在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。

结构严谨：是指章法问题、布局谋篇的问题。要示：主次分明、条理清楚；重点突出、衔接自然；联系紧密、完整划一。

语言精当：是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法，修辞和逻辑的要求，又要恰如其分地表达内容。 行文规范：是指公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁。 2、公文效用：是指公文对机关公务活动所起的作用。

公文效用所起的作用：领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。 三、机关领导要亲自动手撰写重要公文

领导干部亲自动手起草起草重要公文是领导工作中的原则性问题。 第二节 公文写作的特点和要求 一、★公文写作特点：

1）被动写作遵命性强 2）对象明确针对性强 3）集思广益群体性强 4）决策之作政策性强 5）急迫之作时限性强 6）讲究格式规范性强 二、★公文写作基本要求（写好公文中正文应注意的问题）：

1）要保证公文内容在政治上的正确性 2）要实事求是，在业务上符合客观规律

3）在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑 4）公文起草要符合统一规定的体式与程序。 5）要注意选用书写的载体与字迹材料

体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。 程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出

尽量使用毛笔和钢笔，不要使用圆珠笔和铅笔；使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯蓝、红色墨水。 第三节 公文写作步骤与方法 一、公文写作的步骤： 1）明确发文主旨

①公文的中心内容是什么子②根据公文内容，准备采用什么文种③要明确公文发送范围和阅读对象④明确发文的具体要求

2）收集有关材料

①收集、阅读和研究有关的文件材料②深入下去，收集有关的实际材料a 收集有关材料要求：真实、典型、适用、时效

3）拟出写作提纲先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思 4）认真起草正文（导语、主体、结束语） 5）反复检查修改 二、正文起草步骤：

1）把握公文主题，选好用好材料； 2）观点正确情况确实

3）内容涉及的有关部门要经过会商取得一致意见； 4）文字表述要简练，交代问题要清楚 三、公文的修改有以下几方面：

1）关于主题的修改：看主题思想是否正确、论述是否集中、挖掘是否深刻。 2）关于观点的修改 ：观点是否正确，表达有无问题。

3）关于材料的修改 ：材料是公文的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来。

4）关于结构的修改：包括：1、公文总体结构的修正 2、起承转合的调整 3、层次位置的改变 4、详略的更动 公文结构是为表现公文主旨，表达公文内容服务的对公文结构进行修改调整，其目的在于使公文更加严谨、畅达、匀称和完整。

5）关于语言的修改：准确、鲜明、精练、生动 三、★公文写作人员修养重要性与体现和途径：

1）公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性很强的工作； 2）公文是国家党政机关实施领导与管理的重要工具与手段。

体现：1）政治素质好：明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。 严守纪律，严守保密制度；2）有一定政策理论水平公文写作是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程。政治水平的高低直接决定公文写作的成败；3）熟悉业务和机关工作情况；4）有较宽的知识面； 5）有较好的文字功底 。

途径：1）与时俱进勇于创新 不断学习、不断实践、不断提高、不断创新；2）博览群书增长知识勤于、勇于、善于向书本学习；

3）深入实践勤学苦练勤学苦练、锲而不舍、持之以恒

第三章 公文的体式与稿本

第一节 公文的体式 一、公文体式概述

公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。

公文体式作用：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便。 二、公文的文体

公文的文体：是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。 公文的文体具有应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。

1、公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。 主要有：叙述、议论、说明

1）叙述，是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代，除计划性、法规性文件一般不采用叙事、指令性文件较少采用叙事外其他通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要都必须以叙事为基础。如通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要以叙事为基础。★（公文叙事与一般记叙文的不同：1、公文的叙事是通过对基本情况或个别事实的叙术来说明一定的问题，达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。2、主要是顺叙 3、在叙述的同时，可恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法）

2）说明，是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观真实地解说清楚。说明是公文写作中最常见、最主要的表达方式。 （说明的主要方法有：1、定义说明，指用下定义的方法来说明事物的性质和特征。 2、注释说明，指对事物的性状、特征、成因等作简要的注释。 3、比较说明，指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。 4、数字说明，指用确切的数字来说明事物。 5、举例说明，指根据事物在形状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说有的方法。 6、图表说明 7、引用说明 8、分析说明） 3）议论，是义事说明把道理说清楚。（议论的要素：1、论点，又叫论题或观点，是议论的核心。2、论据，是证明论点真实性的根据。3、论证，是运用论据来证明论点的方法和过程。论点、论据、论证三者间的关系：论点是统帅，回答“要证明什么”的问题—是议论的核心；论据是基础，回答“用什么证明”的问题。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规；而论证是沟通二者间内在联系的桥梁；回答“如何证明”的问题。）

三、公文的语言特点：1）准确（是公文语言的主要特征和基本要求） 2）简明 ：用最少的文字表达尽可能多的内容。 3）庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。 4）得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。得体的基本要求： 是发适应行文的语体风格；是要分清上下级关系，掌握好分寸； 是要多运用公文的专用语。 四、公文中的常见词语：

1）特定用语——它言简意赅、简洁明快、典雅庄重，其特定含义是人所公认的。包括： 1、端用语—用于表示行文目的、休养所与原因的。

如为、为了、关于、由于、遵照、依照、依据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍等。

2、引叙用语—在引叙来文（电）时使用，如现接、近接、胶接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解等。 3、经办用语—表示工作办理的时间及过程，如业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过等。 4、称谓用语—用以表示不同人称的，如我局、你局、贵局、该局（公司、厂、处）等。

5、期请用语—用来表示请求与期望，如拟请、函请、务请、恳请、希、希望、望、希即等。

6、表态用语—用来对来文表明态度，如同意、照办、可行、拟同意、不同意、不要、不妥、请核查等。 7、综合用语—对所叙述的情况进行综合时使用，如，如上所述、综上所述、上述、总之等。 8、过渡用语—在公文的段落之间使用、承上启下，起过渡作用。（为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等） 9、谦敬用语，如恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承蒙协助、承蒙惠允、不胜、不胜荣胜、不胜感激等。 10、结尾用语，如此令、此布、此告、为要、为盼、请批示、请批复、特此函告、特此函达、特此通知、特此通告、请遵照办 理、请认真贯彻执行、以上意见如无不妥，请批转各地区执行等。） 2）惯用语，指一定民族语言中长期形成的习惯用语，如“抓辫子”、“吃大锅饭”。 3）缩略语，是较长词语缩短省略而成，如“一国两制”、“三个代表” 4）成语，一种相沿习用具有书面语言色彩的定型词组或短语。

5）引用语，指在写作中引用前人的现成语句来论证或说明文章中所要论述的问题。

①引用名人名言；②引用古书上现成语句；③引用党和国家领导机关重要文件中的语句。

第二节 公文的构成要素与书面格式 一、公文的构成要素（公文的组成部分）：发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等—是由党和国家有关部门颁布的规范性文件所规定的。 二、公文的书面格式

公文的书面格式：指公文的各要素在公文文面上所处的位置和书写样式。--是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。

★公文的眉首部分包括：

1）公文份数序号：将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号（不是所有都需要）--规定带有密级公文要编制份数序号位置：位于版心左上角成本顶格第一行；一般由六位阿拉伯数字（不得少于2位）组成。其位置在版心左上角顶格第1行，数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐

2）密等级和保密期限：是指公文秘密程度的一种标志。分为绝密、机密、秘密三级；涉及党和国家秘密的公文应标明密级。

标注方法：在密级与时限中间加“★”。如“秘密★六个月”、“绝密★长期”。

位置：位于文件首面公文版头右上角第一行3号黑体，凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明。 保密时限：一般分一年以内，一年用一的以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。 绝密：是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。 机密：是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。 秘密：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损失。

3）急程度 ：是对公文送达和办理的时间限度。 （包括：特急和急件，电报分为：特提、特急、加急、平急，位置在文件首页文头右上角，需要与密极同时使用，紧急程度置于密级之下，上下对齐。时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。） 4）发文机关标识（文头），是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。

位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。—使用这

种套文头的文件，通常称之为“红头文件”。、党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。 5）发文字号：指由发文机关编排的文件代号。（由发文机关代字、年份（加六角括号[ ]）和序号组成）

★发文字号作用：1）统计发文的数量，便于公文的管理 2）在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。 编排发文字号要力求准确、稳固、系统。位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列；“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第X号”。

6）签发人：在上报的公文中才出现的，目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。一般供上行文使 用。位置应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行 ★公文主体部分包括：

1）公文标题，：由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。位置应于红色横线下分1行或多行居中排列（省略情况：1、省略公文机关名称 2、省略事由的 3、机关名称和事由同时省略的）

2）主送机关，：指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。（一般有三种情况：1、上级机关对下级发出的公文，下级机关单位负有贯彻执行的责任，除批复外，有两个以上主送机关。 2、下级机关向上级领导机关报发出的请示报告等上行文，一般只有一个主送机关。 3、直接向社会公众发布的公文，主送机关就没有必要再写了）位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，应靠左顶格书写。

3）正文：是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。可分为：

①导语（导语写作有：1、依据式，简要说明发文的根据，常用语有根据、按照、遵照等。2、目的式，开宗说明发文的目的，常用语有为、为了等。3、原因式，简要说明发文的原因，常用简洁语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头）

②正文主体，是公文最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。

正文主体一般要求：1）内容要符合党路线方针政策和有关规定，符合国家的法律法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；2）所反映的情况问题数据等必须真实可靠，提出的措施和办法要切合工作实际，切 实可行；3）内容涉及的有关部门要经过协调会商，取得一致意见；4）文字表达概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实是求是，合乎语法规范，正确使用标点符号；5）公文中的数字年份均不能回行。 ③结束语，正文的结尾

4）附件，附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数，--应在正文下一行加以标识

形式有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。 位置应于正文左下方，公文生效标识上。注明附件材料名称及件

5）成文时间，指公文形成的时间是一项重要内容，它是文件生效及日后查考的重要依据之一。（年、月、日要写全-用汉字）

位置应标注在发文机关署名下方。不论其文字多少，都要注意二者的距离相称。 注意事项：

(1) 一般情况下，以领导人签发日期为准。(2) 经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的 正下方。 (3) 法规、规章类文件以批准日期为准。 (4) 两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发日 期为准。 (5) 一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。

6）公文生效标识，指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。

(1) 单一发文机关（落款不署发文机关名称，只标成文时间，在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识） (2) 联合行文印章

(3) 关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明—用调整行距和字距的方法处理

7）附注，是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。 ★公文的版记部分：

1）主题词，指能够准备表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。

★主题词作用：1）可以准确简要地概括文件的主要内容；2）提高文件检索查询速度，有利于提高整个机关的办事效率

（主要表现在：一快，二准，三全）；3）有利于文书档案管理的规范化系统化科学化

1997年12月，国务院办公厅秘书局修订发布的《国务院公文主题表》共由15类1059个主题词组成，公为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类。第二层是类别词。第三层是类属词。

注意事项： (1) 必须在公文主题词表中选用主题词。 (2)公文主题词表中的类别标题不作主题词。 (3)主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。(4)一公文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二主题内容进行标引。(5)在公文上标注主题词，要直反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。⑹“主题词三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，”主题词“后标冒号；冒号后标主题词的词目，词目之间应有一个安的间距，

法、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复等，也必须经历一系列处理环节。 ③从公文的管理来说，机关秘书部门应当切实做好公文的管理工作，既要充分发挥公文的效用，又要有利于公文的保密，还必须建立一系列管理环节。 ④从公文的立卷归档阶段来说，公文在处理完毕以后，人们还要将其中对今后的机关的机关工作活动仍然具有一定查考利用价值的文件，进一步整理立卷，进行归档保存，必须经历一系列的处理环节。

2、狭义方面来说：主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理与保管等方面的具体工作。 我们所说的公文处理工作，是指广义的概念及其理解。 二、★公文处理工作的特点：1）政治性，指机关的公文的处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行，还表现在提高机关工作效率的重要环节上，还集中体现在它是整个国哝机器正常运转的重要保证；2）★时限性 （主要表现在：1、凡进入文书部门的公文一般都要及时迅速地进行处理，不能延误。2、有的公文的处理要讲究适时。3、公文处理的各个环节都要注意时间上的衔接。） 3）机要性：是指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程序的机密性，以及文书工作岗位的重要性；4）规范性：是指公文在形成、办理、管理和立卷归档的过程中，必须遵循统一的规范。

★公文处理工作的作用：公文处理工作对机关工作人员所起的作用主要表现在：

1、助手作用。在机关内部，公文处理工作是机关领导人和业务工作者不可或缺的助手。

2、纽带作用。任何一个机关，都不能孤立地存在，都有上下左右的机关与之发生各种各样的联系。 3、查考作用。其中一部分按规定移交档案管，作为长期或永久保存，以备日后查考之用。 公文处理工作的作有用与公文的作用的区别：

(1) 公文的领导指导作用，行为规范作用、信息传递作用、公务联系作用和凭据记载等作用是通过公文这个载体中的内容来实现的。(2)公文处理工作的作用，主要是指从公文的形成到公文的办理、管理、立卷归档等一系列环节对机关工作所发挥的作用。

第二节 公文处理工作的任务与组织 一、★公文处理工作的基本任务

科学地组织机关的文书工作，及时准确在处理机关的往来公文，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。

★公文处理工作的基本任务的主要内容包括以下几个方面：：1）文件的收发、登记和分送；2）文件的拟办、批办、承办和催办；3）文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印；4）会议、汇报、电话的记录和整理； 5）文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作；6）归档文件材料的系统整理、编目和归档工作；7）处理群众来信；8）为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。

二、公文处理工作的组织：组织机构、组织领导和组织形式三个方面。 1、公文处理工作的组织机构：

①对于一些较大的机关来说。可考虑设立专门的机构，归机关的办公厅（室）领导。这些主要担负公文公文处理工作的机构，通常被称为文书文书处理部门，而相对地将机关内期货业务职能机构称之为承办单位或办文部门。公文处理工作的主要部分由机关的办公厅（室）负责，其下边可以设立文书处（室）、信访处（室）、机要室、打字室、印刷厂、收发室、通讯科等公文处理机构。通常称为文书处理部门

②对于一些较小的机关，或者基层单位来说。 一般只在办公室设一两个专职或者兼职的文书工作人员也就够了。 ③对于一些企业单位来说。大中型企业都在办公室内设文书科或秘书科等公文处理工作机构；小型企业则只在办公室内设专、兼职的文书工作人员就行了。 2、公文处理工作的组织领导

①从全国来说，由中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。

②从一个机关来说，它的公文处理工作由本机关的秘书长或办公室主任负责领导。★它的主要职责有：1）对本机关公文处理工作的任务和公文处理的组织工作，提出全面的工作计划和实施方案。2）总结本机关及其所属单位公文处理工作的经验，推广先进典型，发现问题，及时纠正，并提出改进的意见和办法。3）设计文书规格，促进机关公文处理工作的规范化、标准化，组织印制机关公文规范化、标准化所需要的公文表格、公文版头、公文稿纸、公文处理签等，并组织购置公文处理工作所需要的设备。4）指导、帮助机关各部门专职、兼职文书工作人员的业务工作。 5）制定机关公文处理工作规范的有关规章制度，并对执行情况进行检查、监督和协调。

③从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）负有负责对其所属的机关、单位的文书处理工作进行业务指导。

④从机关主要 业务职能部门来说，机关的业务职能部门可责成一名秘书分工负责本部门、本单位的公文处理工作。其主要职责：1）负责本部门、本单位同机关办公厅（室）、档案室的联系，在本部门、本单位传达、贯彻有关公文处理的工作事项。2）在本部门、本单位负责人的领导下，全面负责本部门、本单位公文处理工作组织，对本部门、本单位的公文处理工作的质量、效率和效益，进行检查、总结，学习先进经验，发现问题，及时纠正。 3）拾遗补缺，负责做好本部门、本单位公文处理工作中他人遗忘、不周到、应当补做的工作。

⑤对机关档案部门来说。机关档案部门所开展的业务工作和公文处理工作具有密切的关系，它对机关的公文处理工作也负有一定的指导责任。 其主要职责：1）协助机关办公厅（室）在公文整理归档等业务方面，对机关各部门的文书工作人员进行帮助和指导。2）机关办公厅（室）以及其他公文处理工作部门共同制定本机关的公文处理工作以及归档文件整理工作等方面的规章制度。3）从有利于开展档案工作的角度，对本机关的公文处理工作提出合理的建议。

3、公文处理工作的组织形式：是指一个机关如何和安排公文处理的各个环节。也就是说一个机关到底采取什么样的合理工作形式，对机关内公文处理工作作出科学的、有效的组织安排，这是关系到能否提高公文处理工作效率的重要组织措施和保证。

①★公文处理工作组织形式的类型：1）集中形式：它是指在一个机关内，除了文件的承办外，公文处理的各个环节都集中在机关的中心机构，亦即办公室来进行。由办公室直接同机关领导和各业务部门联系，而各业务部门一般就不再设立公文处理机构或者专职、兼职的文书工作人员；2）分工形式：它是指将一个机关的公文处理工作分别由机关的办公厅（室）以及各业务机构的公文处理部门或专职、兼职文书工作人员分工负责进行。（A按文件内容和职责分工B按公文处理的不同环节分工）

②公文处理工作组织形式的选择：应根据各机关的实际情况而定，以能及时、准确地处理公文，提高机关工作效率和方便工作为原则。公文处理工作组织形式的选择要结合考虑以下情况：A机关的工作性质、任务和职权范围。B机关内部组织机构设置的层次、数量。C机关收发文件数量的多少。D机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。E机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备等等。小机关适用：集中形式。中等机关：视情况而定（集中、分工）。大机关采用：分工处理的形式

第三节 公文处理工作的原则与要求

一、★公文处理工作原则：必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实是求是，按照行文机关要求和公文处理规定进行原则

二、★公文处理工作要求：1）必须准确、周密，确保质量 2）必须及时、迅速，注重时效 3）必须做到安全可靠确保机密 4）必须加强集中统一管理 5）必须坚持实是求是，遵规守纪，按行文机关要求和公文处理规定进行 6）精简文件，深入实际、反对官僚主义和文牍主义

第十一章 公文办理程序

第一节 公文办理程序概述

一、公文办理程序，指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。→ 二、公文办理示意图： P291页

第二节 收文办理程序

收文，指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。

收文办理，指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。★收文办理程序主要有：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。

一、签收、拆封和登记

1、签收：是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。是收文办理的第一个环节，机关的收文主要有三个来源：1）机关交通送来的的机要件；2）邮局送来的挂号函件和电报；3）外机关和部门直接送来的文件材料

★签收不论是从何种渠道送来的文件材料，都要对照公文投递清单或送文登记簿认真清点，做到四查清：1）查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；2）查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致；3）查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆情况，应及时追查原因。4）查清文件登记件数与实有件数是否相符

2、拆封—文书人员的职责（写明由本机关或部门收启的封件进行拆封）

对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件，则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。密件则应交机要文书或机要室拆封。

3、登记：就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，经保正文件的收受和处理。 公文登记是收文办理的重要程序，也是公文处理工作的基础。

★公文登记作用：1）便于管理和保护文件，防止积压和丢失；2）便于检查和检索文件；3）便于文件的统计和催办工作 4）作为核对与交接文件的凭据

公文登记的具体范围：1）上级机关文件，包括指导性、参阅性和需要办理的文件；2）下级机关文件，包括请示、报告性文件；3）重要的带有密级的刊物、资料；4）其他机关商洽问题和需要答复的文件；5）上级机关召开会议印发的会议材料。

公文登记的原则上方便文件的运转和管理。

公文中不登记的文件（公文登记的手续要尽量做到简便有效，减少不必要的工作量）：1）各种公开的和内部不保密的出版物；2）一般性的公开信和不应拆的私人信件；3）已被综合性文件包括的文件材料；4）行政事务性的通知、便函、介绍信用和请请柬等；5）领导“亲收”、“亲启”件这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。 公文收文登记的项目要求：

①外收发文登记项目包括：收到文件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文封皮号、密级、分送部门、签收、备注等。（外收发使用的《收文登记簿》P308）

②内收发的收文登记主要项目应包括：收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题或摘由、密级、份数、承

办单位、签收人、复文号、归入卷号、备注等。 收文登记的形式分为：

1）簿册式登记采用预先装订成册的登记本，这是一种迄今仍应用比较普遍的登记形式。

（优点：容易保存，适宜按时间顺序）样式可分为：a适用于文件较少的机关，收文按流水顺序登记的；b适用于文件较多的中型机关和较大企事业单位，收文要进行分类登记的。）

2）联单式登记：是使用比较软而薄的纸张负印制的联单，一次复写两联、三联或四联来进行收文登记。 （优点：可减少重复登记，简化登记手续）

3）卡片式登记：是使用单张卡片进行收文登记的方法。

（优点：能适应使用和管理文件的需要，在卡片盒里灵活地进行分类排列） 二、审核分发和传阅

1、审核：机关文书部门收到下级机关上报的需要办理的公文，应当进行审核。

审核的重点：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或 地区职权范围内的事项是否经过协商、会签；使用公文文种、公文格式是否规范等。

2、分发：亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送

给有关领导、有关部门和承办人员阅办。 分发的原则和具体要求是：

①对那些方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件，或重大问题的请示、报告之类的文件，以及文书人员还不能判定应由哪个部门承办的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导，再根据批办意见分发办理；

②对对那些属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早的批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围直接分送哪个部门阅办；

③对来文机关答复本机关询问的文件，（批复、复函）要按本机关原发文的承办部门或主管人分送，既原来是哪个部门请示、询问或要求下级报送的，复文就分送哪个部门阅办；

④在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知。先主办、后协办，先正职、后副职的次序分送；

⑤公文的分发要建立登记交换制度，无论是分发给本机关领导人或各业务部门的文件，还是转发给外机关的文件，都要履行签收手续；对那些要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，以便及进收回，防止文件散失。

3、传阅：是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。 传阅现已成为机关领导处理事务，互通信息的一种有效的方式。

属于传阅件之列的主要包括：①上级机关的指导性文件或重要会议文件；②需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文凭，下级机关的请示，以及本机关制发的需要会签的文件等；③机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。

传阅文件应当注意的事项：1） 传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、负责人和业部门阅读，再送其他有关需要阅知的对象。2）传阅文件应以文书人员为中心进行传达室递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”；3）在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件时行检查，如有领导批示，要按批示意见进行处理 4）每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。见P301 三、拟办、批办与承办

1、拟办：是指对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。

拟办是收文处理中的一个重要环节，是秘书部门实现“四个转变”，在办文办事中出谋献策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的具体体现。

如何做好拟办工作：① 拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对性的提出切实可行的拟办意见。 ②要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。③要熟悉业务。④拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。⑤拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。要签署拟办人姓名和日期

2、批办：是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

公文批办的作用：在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息；并便于加强对公文处理工作的领导，向承办人及时交代意图与要求，合理组织人力，避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，责任不清，形成观望等待而拖延时间等。

批办的主要内容包括：①提出处理该份文件所述问题的原则和方法。②提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。③凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。④各项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名日期。 3、承办：是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

承办这一环节，是收文的最后一道程序，又是发文程序的开始，是公文处理中的一个关键性的环节，它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。

公文承办有两方面的意思： ①从业务部门来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理，如上级的有关政策、规定，

要组织学习和贯彻落实；平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理。 ②从公文处理工作来说，主要是批指根据拟办和批办的意见办理复文（指那些必须回复的来文）。

承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点： ①对有领导具体批示的意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文，不得延误推诿②对没有领导签署批办的意见的公文，即一般性文件，应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例，酌情办理。③对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。 ④来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。复文需经领导人审定的，将有关团料一并附上，以保证领导全面掌握情况，作出正确地判断和决策。 四、催办、查办与注办

1、催办：是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。 催办的目的：是为了避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。 催办工作一般有两种情况： ①对内催办主要内容是：上级机关发来本机关的文件，特别是要及时回复的文件的催办；平行

或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办；下属单位主送本机关的请示性文件的催办；本机关下发所属单位需要回复文件的催办。 ②对外催办：主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。

催办工作应当注意做到的几点：① 要明确催办范围。 ②要明确催办落实。③要建立和加强公文催办工作的组织机构。 催办的形式：口头催办、电话催办和书面催办等。

催办的形式其主要方法：应根据不同的怀脱胎换骨，采用口头催办、电话催办和书面催办等形式：①在机关内部，尽可能由催办人员上门当面催询，了解有关公文的承办情况，也可以利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。②对外机关，可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询，或用发便函、催办单等方式进行催办。③如果为了便于掌握情况，由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时，就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记，注明承办时间，在办理答复以后，立限即填上复文号，然后经常检查登记簿来掌握文件催办的进展情况。 公文催办存在的问题：①一些单位对公文催办工作还不够重视，缺乏健全的制度和相应的措施。②对需要尽快办理的公文，拖长办文时间，给工作造成不必在的损失和影响。③有些办理完毕的文件，承办单位领导或经办人没有将办理的主要情况或结果记在《文件处理单》上，给以后查考文件带来很大的困难。

2、查办：是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。

一般在县以上的党委办公厅（室）内部都设有专门机构，其任务是督促检查并协助办理下列问题：

①党政领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况；②各种会议的决办事项；③文件、电报的拟办、拟复事项；④对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示；⑤领导批示或交办的事项。 查办与催办的异同：①相同：都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。② 区别：（1）查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查，查办的事项要经领导批示或授权后才能进行；而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。（2）查办的问题要进行查办立项，结果要写出汇报材料及时反馈，实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段，查办的重点在于查证落实；而催办作为收文处的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。 查办工作一般按以下程序进行：

①阅读有关材料，搞清查办的问题。②查办立项。—立项既是查办工作的开始，也是必须经过的法定程序。 立项内空包括五要素：(1)确定查办的事由；(2)明确办理要求；(3)指明承办单位或承办人；(4)规定完成时限；(5)提出办结后的反馈要求。③查办的办理。分两种情况：一种是转出交办；一种是由查办人员直接承办。④查办的结果与反馈。结果的几种情况：(1)肯定的。即反映问题属实，按规定作了处理；(2)否定的。即反映问题失实，向批示人、当事人说明了情况；(3)部分肯定，部分否定。(4)事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片，或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。⑤ 立卷归档。

3、注办：是指对公文承办结束后，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。注办便于公文的整理和日后查考。 注办一般包括以下内容： ①一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。 ②需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。 ③用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等，并由承办人签字。 ④不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。 第三节 发文办理程序

发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。 发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。

发文办理程序：1）拟稿、审核与签发 2）核发、缮印与校对 3）用印、登记与分发

发文办理的作用：是机关秘书工作的重要组成部门，是机关领导具体贯彻执行党和国家的方针政策的重要方式。它对及时有效地实施领导、指导工作，处理问题起到重要的作用。 一、拟稿、审核与签发

1、拟稿：公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。

拟稿的注意事项：1）要符合党和国家的方针、政策、法律、法律及有关规定。2）要情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，字词规范，书写工整，标点准确，篇幅简短；3）文稿人名、地名、数字、引文要准确，日期应具体；4）

如要引用某份公文，就先引标题，后引发文字号；5）涉及计量单位时，必须用国家法定的标准计量单位；6）在使用简称时，应先用全称，并加以注明；7）公文中的数字，除成文时间、部门结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修色彩语句中作为词素的数字必须使汉字外，应当使用阿拉伯数字。

2、审核：是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。

审核的重点：1）是否应由本机关办理 ；2）是否符合行文规则；3）内容是否符合国家法律法规及其他有关规定；4）涉及其他部门或地区职权范围的事项是否经过协商、会签；5）使用公文文种、公文格式是否规范。

公文审核六查内容：1）查是否需要行文，以什么名义行文；2）查文稿内容与法律法规和政策及上级的有关规定是否一致，

与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾；3）查要求和措施是否明确具体，切实可行；4）查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；5）查文字表述是否准确简练条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范；6）查公文格式是否符合规定。

目前没有切实把好关的主要有几个问题：

(1)涉及几个部门的问题，主办单位事先末征询有关部门意见，就直接向上行文，甚至径直多头分送机关主要负责人。 (2) 本来由几个部门经过协商就可解决的问题，有的部门却不主动与有关单位联系，商量如何解决，而是各自从本部门的角度考虑，分别向上级机关行文要求给予批准；有些理应由主管部门处理的问题，有关单位配合不够，意见为一，经致造成互相扯皮，最后将矛盾上交。

(3) 有些下行文件，涉及其他部门或地区的问题末协商一致就向下发出了，结果使下级单位在工作中实际上难以执行，也给发文机关造成了工作上的被动。

公文格式的审核主要包括：(1)查文种的使用是否恰当(2)查公文标题是否能正确体现文件内容 (3)查公文格式安排是否得当

3、签发：是指机关领导人对文稿的最后审批。

需要注意的几个问题：①机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。 ②以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。 ③签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审 阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。④文件经签发人审批同意发出时，签发人应在送签的 发文稿 纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。⑤几个相关或部门的联合发文， 一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。

二、 核发、缮印与校对

1、核发：是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。

核发的内容和要求：1）文稿是否报请有关领导人审批，手续是否完备，意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等；2）文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否准确，标点、计量单位、数字的用法及文种，、格式是否符合规定；3）编排发文字号；4）对需要标明密级、紧急程序的公文进行标注；5）确定分送单位和印制份数。

2、缮印：是指对已签发的公文定稿进行印制。

缮印的注意事项：1）要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及掉换层次、段落，如须改动须经秘书或办公部门同意才行。2）要做到文字准确，设计美观，页面整洁，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。3）不要出现末页无正文现象。 正式的公文，还须在最后一页的底部标明印制单位和印发日期、份数，以此为封底。4）要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。保密公文要有专人负责或送指定的印制厂印制。 5）要建立登记制度。，

3、校对：指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和消耗除书写、排字上的错误。—校对要确保文字准确、格式规范、杜绝差错。 公文校对的两种方法：

① 由印制单位先校对一次或者两次，然后再次由承办人校对一次；② 另一种方法是完全由承办人员负责校对。 校对的注意事项：1）必须以原稿为准。2）校对的方法原则上应当实行双人对制。一般公文应做到“一校一读”，重要公文应坚持“两校一读”。3）校对发现的错、漏字须以醒目色笔和纺一符号标明。在付印校样上改的字或符号必须牵出版芯，不要在原 错字上加字或减字。4）校对完毕后应对文件格式、文头文尾等处的附加标记、签发手续等作全面复查，查对无误后，在校样上签字，然后付印。 三、用印、登记与封发

1、用印：是指在印好的文件上加盖机关印章。

用印的注意事项：1）须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印。2）用印要端正、清晰、不得模糊歪倒。3）联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。4）用印一定要与制发公文的机关、部门或单位相一致。5）要核实份数，超过份数不能盖印。 2、发文登记：一切发出的文件，均应进行登记。 发文登记的作用：便于对文件进行管理和查找。

发文登记采用的形式为簿册式登记，又分为：1）内收发的发文登记簿 2）内收发对外收发的送文登记簿 3）外收发

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