艾琪美业入离职管理制度及SOP流程

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编号：HR－2016－000

艾琪美业有限公司员工入离职管理制度

第一章 总则

一、目的

为规范员工入离职手续的办理，明确离职审批权限与流程、薪资核算标准；现根据

国家相关法律法规，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适合公司所有部门及下属零售店铺、专柜。

三、名词定义

1．按照岗位的工作性质将公司人员划分为两部分：

行办系统范围：公司行政办公范围包括艾琪美业有限公司财务部、行政人事部、营运助理、营运内勤、仓储部、商品采购部、企划部。

1．营运系统范围 ：每个事业部不在公司正常坐班的职位区域，包括但不限于总经办、

业务经理、拓展经理、促销主管、促销队、美导、品牌经理 、区域经理等需要下市场的职位。

四、职责

1．总经理：批准部门经理级以上职员的入离职。

2．部门总监：负责所辖部门所有员工的录用决策，审批所辖部门员工的离职。 3．各部门主管：负责审批、核准本部门员工的录用、离职。

4．人力资源部：负责全体员工录用的建议、入职资格的核准及离职手续的审核。

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第二章管理细则

五、入职程序与规定

1． 新员工入职均须按公司要求提供个人相关资料并办理入职手续，具体资料如下： ① 毕业证、学位证和其他资格、职称证书（原/复印件）； ② 大专以上须提供学历验证证明（原/复印件） ③ 身份证（原/复印件）；

④ 离职证明（原/复印件）（无法提供者，可由承诺书代替）；

2． 录用人员的资料齐全方可办理入职手续，个人资料不全者，原则上不予办理入职手续；对个人资料不全但岗位急需人员时，可征得人力资源部同意后先办理，但欠缺资料须在一周内补齐。

3．公司在新员工入职一个月内与其签订《劳动合同》，建立员工档案并办理工卡。担任公司经理级以上管理等岗位和公司认为有必要保密的员工还须与公司签订《员工保密协议》，若员工在一个月内不予签订，公司可作试用期辞退处理。

4．担任公司出纳、司机或与大额现金有接触的员工在入职时须办理担保手续（或由本公司有亲友关系的职员提供担保），手续不全者，不予办理入职手续；否则，由此产生的损失由相关人员与该员工共同承担。

5．办理员工担保时，人力资源部需在新员工入职时面见其担保人，提供担保人身份证、房产证，并当场签订《担保书》。若新员工因特殊原因需推迟担保人面见时间，需提前告知人力资源部，并必须在一周内办理完毕。未办理完毕者，公司可暂作停职处理，待其补办后复职。

6．员工的劳动合同期为一般三年为一个合同期。劳动合同的试用期为一般为一至三个月，包括在劳动合同期中，具体时间可根据个人工作能力评定。

7．经甄选合格的录用人员未按通知时间办理报到手续者视为拒绝受雇，因特殊原因推迟入职的，被录用人员须以书面形式（邮件或短信）通知人力资源部，经批准后方可按推迟时间入职。

8．新员工入职后，人力资源部对公司工作流程及规章制度等相关方面给予培训，具体内容详见《新员工培训方案》。并且在入职前三个月需要完成相关调查《新员工入职追踪面谈表》，面谈频率为7天、20天、一月、两月、三月。试用期如果不足以3个月的，则按照规定时间访谈。

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六、 离职程序与规定

（一）离职的相关定义

1．辞职：也称辞工，是员工因个人原因而提出离职，且符合正常离职程序的情况。 2．辞退：因各种原因，该员工不能胜任其工作岗位、不服从公司安排或公司确需裁员的其他情况。

3．开除：严重违反公司规章制度、作业规范，给公司造成较大的经济损失或有违法犯罪行为者。

4．急辞：是指未提前30天提出离职，因个人自身的特殊原因需立即离开工作岗位的情况。

5．自离：是指员工连续旷工三天、年度累计旷工十五天以上或未办理离职手续擅自离职的情况（仅适用于员工） 。

（二）离职的签核权限

1．员工类人员离职由部门主管或负责人核准，人力资源部会签。 2．职员类人员离职由部门经理或分管领导核准，人力资源部会签。

3．主管级（含）以上人员离职须由由部门经理或分管领导签核，人力资源部会签，总经理批准。

（三）离职的相关规定

1．各类员工申请离职须提前30天以书面形式提出，并填写《离职手续办理表》《离职物品/工作交接表》，经各级领导审批后方可生效，特殊情况的离职日期可由员工与部门主管协商确定。

2．员工在核准离职日的当天凭《离职手续办理表》《离职物品/工作交接表》按流程逐项到各部门办理手续。办理工作移交时，凡工作中涉及的密码、工作进度和待办事宜均需仔细交接。除填妥《离职物品/工作交接表》外，文职类人员还须提交《离职工作事项移交清单》（一式二份）交人力资源部和部门负责人，否则视为工作未移交完整，可不予结算其工资。

3．辞职、辞退、开除人员的工作移交手续办理完毕后，《离职物品/工作交接表》等交接单需呈该部门分管领导审核后交人力资源部存档，其工资于规定日期内结清。

4．员工离职时，因违反公司规章制度、国家法律法规而受到处罚的，其处罚金额按相关处理通知另行核算。

5．自公司签署《离职手续办理表》之日起，离职员工不再享受公司的一切福利待遇。

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（四）离职人员工资结算

1．辞职：员工办结离职交接手续的本月底结清。 2．辞退：辞退的员工本月底结算工资，永不录用。 3．开除：开除的员工本月底结算工资，永不录用。

4．急辞：急辞工的员工本月底结算工资，但须扣除未发工资总额的20%（办理时，部门主管应提前告知离职人关于急辞工的工资结算方法）。

5．自离：自离的员工原则上暂不予以结算工资，工资暂由公司保留；若在接到公司的处罚单后一周内回公司办妥离职手续的，可由公司酌情发放。

（五） 离职手续注意事项

1．办理离职手续时，离职人员应配合公司填写《离职人员调查表》，填写完毕后交由人力资源部存档。

2．办理离职物品移交时，除交还办公设备、用品、等，还应交还钥匙（含办公、宿舍等），未交还者不予结算工资或按成本从其工资中扣除，丢失或损坏者照价赔偿。

3．办理离职手续后，行政部应及时取消或终止职员的OA帐号。未经公司主管级（含）以上人员的核准，严禁员工再进入公司营运系统。

第三章相关附件

一、入职记录 1．《职员入职登记表》

2．《员工保密协议》（主管级以上员工） 3．《担保书》

4．《新员工入职追踪面谈表》

二、离职记录 1．《离职手续办理表》 2．《离职物品/工作交接表》 3．《薪 资 结 算 表》 4．解除《劳动用工合同》协议

三：相关流程图

1.《员工入职、转正工作流程图》

2.《员工离职/辞退工作流程图》

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新员工入职登记表

姓 名 学 历 性 别 专 业 入职部门 出生日期 联系方式 入职岗位 岗位绩效工资 岗位计件及提成 资金 其它津贴 入职时间 试用期薪资 部门负责人意见分管业务领导意见人力资源部意见总经理（办）意见董事会意见 标杆工资 岗位层级工资 岗位性质系数 岗级系数 负责人签名： 负责人签名： 负责人签名： 负责人签名： （关键岗位人员薪资核定需执行董事审批） 负责人签名：

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《员工保密义务承诺书》

成都艾琪德兴商贸有限公司及其所有关联企业均是具有良好声誉的公司，为保障公司及公司客户的利益，以下的“员工保密义务承诺书”是所有员工都需要确认的，请认真阅读以下文字，确认并签署后将由公司保存。

“关联企业”之定义：是指任何与艾琪美业有限公司及其下属企业具有资产关系的企业，包括全资公司、控股公司、参股公司、股东公司或其它形式的股权合作企业。包括香彩丽舍事业部、广州妙神谷生物科技有限公司等。

一、 保密

保密工作对于公司以高效、专业的方式运作是非常重要的。本部分概述了所有员工必须遵守的保密制度、程序，以保证在需要时这些保密制度得以贯彻。

1. 保密原则

（1） 所有员工均有机会获取对公司内部和外部有利或有价值的机密信息。对于保证不泄露机

密信息是十分重要的，这是我们开展业务的基本原则，公司每位员工都负有保护公司和客户信息的责任。

（2） 公司将保密性视为一个极为重要的问题，任何违反该原则的行为均将被视为违反公司规

章制度，公司有正当理由辞退违反者。

（3） 任何员工违反保密原则的任何行为都将受到纪律处分，直至辞退处分；甚至可能因其违

反适用的法律法规，而对其追究民事罚款和/或刑事处分。

2. 保密义务承诺书的签署

（1） 所有员工须签署本承诺书，保证其未泄露或未不正当地使用保密信息。

（2） 此承诺书须在员工正式任职于本公司前予以签署，以保证员工明白并确认其对保密义务

的承诺。

（3） 对于有机会接触公司保密信息的非正式员工，包括但不限于分支机构员工、实习生、兼

职人员等，均应签署本承诺书。

3. 客户信息及资料

（1） 公司规章制度及职业道德要求公司每位员工对公司和客户机密信息负有保密责任，员工

承诺对上述机密信息将永不泄露、不予以不正当使用。

（2） 所有员工不应有如下行为：

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? 第三方讨论其他客户事务；

? 向未被允许获得机密信息的职员泄露机密信息； ? 在公共场合讨论保密的公司或客户事务信息； ? 在社交活动中谈论有关客户事务； ? 未经许可将重要资料带离公司；

? 其他有违公司规章制度和职业道德的行为。

注：上述规定无论在员工任职于本公司期间或离开本公司后均适用。 4. 公司、供应商信息及材料

（1） 作为公司的职员，您有机会拥有、获得、或参与公司经营管理的信息和材料，包括公司、

公司的供应商的机密/专有信息和材料。保密信息和/或专有信息材料包括：

? 业务程序；

? 营销计划、客户名录； ? 价格； ? 软件； ? 硬件；

? 知识产权，如：专利、版权、商业机密、商标和服务商标； ? 任何对公司所从事的行业尚未被广知或普遍获取的信息。

（2） 禁止将任何保密和/或专有信息用于或泄露给公司之外的任一方，为了执行公司职能需要

的除外。

5. 员工报酬

? 公司严格遵守所有有关报酬事务的机密性，您的报酬是您与公司有关管理层之间商定之事。

二、 公司产权

1. 下列秘密属于公司产权：

? 公司的交易秘密，包括商品产、供、销渠道，客户名单，买卖意向，成本进价； ? 公司的经营秘密，包括经营方针，投资决策意向，产品服务定价，市场分析，广告策略； ? 公司的管理秘密，包括财务资料、人事资料、工资薪酬资料、物流资料；

2. 无论是员工职责以内，或是职责以外但由公司特别指定完成的所有公司产权范围内秘密的所

有权和获利权完全属于公司所有。员工必须清楚地认识到公司享有对上述秘密通过任何方法、在任何场所以任何形式使用的权力，而不必向员工支付额外酬劳。公司要求员工在必要情况下需以上述行为为准则，完全地、行之有效地维护公司秘密的所有权及由此引出的获利

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权。

3. 员工在任职期间或离职后，不得破坏任何秘密的有效性和合法性。

三、 离职限制

除非经过公司最高权限主管的书面同意，否则员工在离职（包括终止、解除劳动合同，退休）后的壹年内（公司管理层主管以下）、 贰 年内（公司管理层主管级以上-含）： ? 不得直接或间接地与公司客户，或与公司有合作协议的公司或个人建立业务往来； ? 不得要求或说服公司在职员工离开公司；

? 不得妨碍为公司供应产品、资料或服务的供应商对公司的继续供应；

四、 与保密义务有关的行为规范

1. 作为公司的员工，本人承诺对所有有助于公司高效运行、开拓发展的人士（包括客户、职员

及供应商）负有保密责任。

2. 本人将对有关公司业务和客户的所有信息进行保密，保密信息不应作为获取个人利益之用。 3. 本人承诺不为个人或家庭的利益，而直接或间接地从事任何与公司有竞争性质的行为或与公

司的责任相悖的行为。

4. 本人将不因个人利益，接受供应商、潜在供应商或第三方的金钱和具有相当价值的货物和服

务。

5. 若有任何与此规范实际或潜在的冲突的行为，需及时向公司总经理汇报。

签署“员工保密义务承诺书”的声明：

? 本人明白并接受“员工保密义务承诺书”（简称“承诺书”）中的有关声明，我接受公司

保留对因我违反本同意书里的承诺而导致的损失向我追究赔偿的权利。本同意书视同劳动合同之补充，并同等有效。

公司： 姓名： 职务： 部门： 签字： 日期：

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新员工面谈记录表

姓 名 岗 位 部 门 入职日期 第一次访谈（入职七天后） 访谈时间： 面谈人： 面谈内容 面谈情况和结果 备注 您入职后对公司的整体印象与入职前是否有反差？如有，请举例说明哪些方面有反差？ 请您谈谈同事间的工作氛围、工作环境的感受，有何建议？ 您对公司的福利、规章制度是否了解？有何不清晰或疑问？ 您的部门带领人、部门负责人给予的帮助与关心程度如何？有何建议？ 您目前与同事、上级的相处关系如何？ 您目前工作中有何困难？需要人力资源部或公司给您什么样的帮助？ 访谈人意见： 签名： 10

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第二次访谈（入职15天后） 访谈时间： 面谈人： 面谈内容 您对目前的工作感觉怎么样？ 面谈情况和结果 备注 您是否对部门的各个工作流程了解？ 您清楚公司的组织架构吗？各部门的情况您了解吗？ 您对公司的企业文化、工作氛围认同吗？有何建议？ 您与公司部门同事、跨区域的部门同事沟通是否顺畅？与同事关系如何？ 您的岗位带领人、上级给予的协助、支持足够吗？有何建议？ 您在目前的工作中遇到的其他问题及建议？ 您目前工作开展过程中、生活中有何困难？需要公司或人力资源部哪些支持与帮助？ 访谈人意见： 签名：

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第三次访谈（入职1个月后） 访谈时间： 面谈人： 面谈内容 面谈情况和结果 备注 请您对自己工作专业技能的掌握程度做一个评价： 您能够独立从事岗位工作吗？ 您愿意在我司长期发展吗？是什么愿意呢？ 您在工作中主要存在的问题是？ 请问您是否认可部门的管理方式，或对部门的管理有什么好的建议？ 请问您对我司的管理有什么好的建议？ 其它 访谈人意见： 签名： 12

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第四次访谈（入职2个月后） 访谈时间： 面谈人： 面谈内容 面谈情况和结果 备注 你觉得自己能力独立胜任部门工作要求吗？ 您对于岗位的整体要求了解吗？ 您掌握岗位了必须掌握的相关知识吗？ 您在工作中主要存在的问题是？ 请问您对部门的管理有什么好的建议？ 请问您对我司的管理有什么好的建议？ 其它 访谈人意见： 签名：

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第五次访谈（入职3个月后） 访谈时间： 面谈人： 面谈内容 请您对入职以来的工作进行工作总结和自我评价（结合该员工转正审批表）： 您目前清楚自己的岗位职责吗？ 您未来一年内对自己的职业发展期望如何？您未来一年内想达成的职业（工作）目标是什么？ 您入职以来工作中经常碰到的困难有哪些？您是如何解决的？您认为需要什么帮助？有何好的建议？ 请描述您目前的工作量，您认为您已尽了100%的努力吗？为什么？ 请评价您的部门，描述您的部门是什么样的工作团队？工作氛围？ 您对于公司的管理制度（包括人力、行政、财务、运营等）、管理流程等有何建议？ 请举例您工作中遇到哪些问题会向入职指引人、上级请教？他们是如何帮助您的？有何建议？ 您来公司这段时间，看到公司有什么情况是您所不能认同的？为什么？有何建议？ 您认为公司关于上班的时间规定如何？ 面谈情况和结果 备注 您认为目前公司的工作环境及氛围如何？ 您目前工作、生活中有何困难？需要公司怎样帮助您？ 其它 访谈人意见： 签名： 14

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离职手续办理表

姓 名： 部门 职务 离职原因： 离职日期： 年 月 日 薪金结算截止日期： 年 月 日 离职面谈记录： 面谈人： 相 关 部 门 意 见 手 续 提 示 ? 归还文件、资料 ? 实物移交 ? 办好工作交接手续 所在部门 意见 签名： 人力资源部 意见 签名： 财务部意见 签名： 总经理 意见 ? 归还所借书籍、资料 ? 归还工作牌 ? 归还办公用品及其他公物 ? 解除社会保险代缴记录 ? 薪金结算 ? 归还所借公款 ? 核对结算薪金 ? 是否扣除公司代缴社会保险 15

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离职物品/工作交接表

姓 名 离职日期 名称 代办事项 监交人 所在部门 交接原因 内容 已完成情况 接交人 岗位/职务 □离职 □调动 数量 代办重点 移交人 接收人 备 注 备注 移交物品 工作交接（代办事项移交）

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薪 资 结 算 表

姓 名 部门/岗位 本月出勤天数 工资标准 其它津贴 应发金额 （考勤、保险、财务借款等扣款） 扣发金额 补发金额 实发金额 人力资源部 财 务 部 出 纳 领 款 人 17

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解除《劳动用工合同》协议

甲 方：成都艾琪化妆品有限公司 地 址：成都市东门大桥天仙桥北路2号

乙 方： 身份证号码：

经甲乙双方协商一致，同意解除双方于 年 月 日签定的《劳动用工合同》（合同号：成都艾琪劳合（20 ）第 号）。

本协议一式两份，甲乙双方各执一份，自甲方盖章、乙方签字生效。

甲方（盖章）： 乙方：

法定代表人：

年 月 日

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