公司公文处理规定（试行）

公司公文处理规定（试行）

第一章 总 则

第一条 根据《国家行政机关公文处理办法》（国发?2000?23号），结合公司实际情况，为切实做好公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，特制订本规定。

第二条 本规定所称公文（包括电报，下同），是指公司所属各部门，在企业经营管理工作中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是企业依法进行经营管理和公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则。 第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其

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它有关规定，确保国家秘密和商业秘密安全。

第六条 公文处理必须坚持统一管理的原则。公司公文处理由综合管理部统一收发、分办、传递、用印、督办、归档和销毁；各部门公文处理应指定专人负责统一管理。

第七条 公文处理机构和人员

（一）综合管理部是公司董事会、行政公文处理的归口管理部门，并负责指导各部门的公文处理工作。

（二）综合管理部指定专人负责公文处理。各部门也应指定专人负责本部门的公文处理。

第八条 各部门必须高度重视公文处理工作，主要负责人要模范遵守本规定并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

第二章 公文种类

第九条 常用公文种类有： （一）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位或有关人员，变更或者撤销下级单位不适应的决定事项。

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（三）决议

适用于发布经会议讨论通过的重要决策事项。 （四）通知

适用于转发上级机关和不相隶属单位的公文，传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （六）通告

适用于在一定范围内发布有关信息。 （七）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。 （九）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十一）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

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第三章 公文格式

第十条 公文格式指公文的表现形式。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、会签单位、印发单位和印发日期等部分组成。具体格式详见中华人民共和国国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）。

第四章 行文规则

第十一条 行文应当确有必要，注重效用。

第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（一）公司文件主要用于向中航工业、中国商飞、江西省及南昌市有关部门请示、报告事项等；用于与不相隶属单位沟通联系工作，发出函件；用于向公司各部门发出通知、通报、决定等。

（二）除综合管理部外，各职能部门不得直接向公司的上级单位行文，不得直接以本部门名义向公司各部门下发文件。

（三）各职能部门需要向公司请示（报告）的重要事项，应由部门主要负责人签批后，以阅批件形式向公司领导报送。

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第十三条 主送上级单位的公文，如与其它上级单位有关，可同时抄送，但不能抄送给主送单位的职能部门。

第十四条 “报告”中不能夹带请示事项。

第十五条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其它单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

第十六条 除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。同时，报送上级单位负责人的公文，仅报直接交办者本人，不可一文多投。

第十七条 公司向受双重领导的上级单位行文，应当写明主送和抄送单位。

第十八条 不相隶属的单位、同级或同一管理层次的单位之间必要时可以联合行文。联合行文按主办、协办单位次序依次签发，一般不使用复印件会签。

公司可与有关企事业单位联合行文。

联合行文应当注明主办单位。须经上级单位审批的事项，经上级单位同意也可以由主办单位单独行文，但文中应注明经上级单位同意。

第十九条 制发文件应当遵循的原则： （一）行文应当确有必要。

（二）凡涉及公司所属的2个以上部门职权范围的事项，

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应由职权为主的部门负责文稿起草，并按规定做好会签工作。

第二十条 “白头通知”是指公文格式中区别于“红头文件格式”的“通知形式”。公司各职能部门拟发的“白头通知”，须以“综合管理部”的名义印发。

第五章 收文办理

第二十一条 收文办理指对收到公文的办理过程。 纸质公文的办理包括：签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、传阅、清退、立卷、归档、销毁等程序。

第二十二条 外来公文（包括参加会议带回的公文、公司领导或秘书签收到的上级单位发送的文件和亲启件中的正式公文），由公司综合管理部统一负责签收、登记、注办、分送。

第二十三条 公文签收和登记

（一）签收纸质公文要逐件清点，认真检查密封、编号、正文和附件的份数、页数，如发现问题，及时向发文单位查询并采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。

（二）登记公文须将标题、密级、发文字号、紧急程度、来文单位、件数、收发时间及处理情况等逐项登记清楚，以利查询。

第二十四条 公文拟办和批办

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（一）综合管理部要及时对签收到的公文进行拟办。并按照拟办意见及时将文件送相关领导批办。

（二）批办公文要明确主办、协办单位及完成时限。对有具体要求的工作事项，主批人应当明确签署批办意见，姓名和审批日期。其他审批人圈阅视为同意。

第二十五条 公文承办。应遵循以下原则：

（一）按照批办要求，承办部门要抓紧时间办理，不延误，不推诿。

（二）如需多个部门办理的公文，由主办部门商其它有关部门，提出处理意见，再呈主管领导审批。紧急公文，应当提出办理时限；密级较高的公文，要尽量缩小知密范围。

（三）如需答复上级领导机关或报请上级领导机关审批的重要事项，应由主办部门提出处理意见，并代拟请示（报告）文稿。对不属于职权范围内或者不适宜办理的、应当迅速退回交办部门并说明理由。

第二十六条 公文催办和传阅

（一）送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，综合管理部公文流转人员要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办；重要公文重点催办、查办；一般公文定期催办、查办。

1.凡属催办的公文，综合管理部公文流转人员要在首页收文单上进行催办标注和办理时限，并填写催办单，附于公文之

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前。

2.公文按照时限办理后，承办人要填写办理结果，办完日期和存在的问题等。有催办单的要及时将填写后的催办单清退回综合管理部。

3.凡列入催办的公文，应将办理情况定期通报。 （二）公文传阅，要严格登记手续，严格遵守公文阅知范围，避免漏传、误传和延误。

1.公文传阅时，要在公文首页附传阅单，阅文人应及时阅批，阅后签字。

2.阅办完毕的公文必须及时清退，综合管理部要负责督促检查和核对。发现遗失，要立即报告，并采取措施，认真追查处理。

第六章 发文办理

第二十七条 发文办理指以公司（或公司董事会、综合管理部）名义制发公文的过程。包括拟制、审核、会签、签发、排版、校对、用印、寄发、立卷、销毁等程序。

第二十八条 承办人草拟公文应依照发文稿纸的内容填写有关项目，按规定的要求撰写内容，并做到：

（一）符合国家的法律、法规及其它有关规定。 （二）情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理

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清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）人名、单位名称、地名、数据和引文应当准确无误。引用公文应当先引用标题，后引用发文字号。引用外来文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。

（五）结构层次序数，第一层为“一、”；第二层为“（一）”；第三层为“1.”；第四层为“（1）”。

（六）必须使用国家法定计量单位。

（七）词语准确、得体、简洁、质朴。文内使用非规范简化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，在第一次出现时应注明准确的中文译名。

（八）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（九）对于公文中出现的有关公司规范简称，明确如下： （十）紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要，确定紧急程度。

（十一）涉密公文，应当根据国家有关保密规定标注相应的密级。

第二十九条 对上级机关和其它平级单位的正式文件，可根据需要予以转发。转发文件应当结合工作实际，提出贯彻要

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求。转发涉密文件应标注相应密级。

下列文件不能转发：各种绝密文件、资料；规定限制阅读范围的文件；政策、法律、法规、重要措施的未定稿；其它规定不得转发的文件。

第三十条 公文会签是公文内容所涉及的有关部门对公文进行审核的必要程序。

（一）规章制度（包括规定、管理办法、制度等）类文件，需要送相关业务单位会签，并由综合管理部归口管理，统一印发、汇编等。

（二）文稿内容涉及其它部门职责的，必须经有关部门会签，由拟稿人负责。未经协商和会签的文稿，不予办理核稿。

（三）会签部门意见有分歧时，主办部门的主要负责人应主动与协办部门协商。经协商仍不能取得一致意见时，由分管副总经理出面协商；确难以取得一致意见的，应提交总经理办公会或总经理审定。意见不一致的公文不得印发。

第三十一条 公文审核。公文送公司领导签发之前，应当先送综合管理部进行审核。未经综合管理部秘书核稿的文件，不得直接送公司领导签发。

公文审核的重点是：是否确需行文，是否符合国家法律、法规、方针和政策，是否与本单位有关规定相抵触，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式是否符合有关规定，主题词标引是否准确，是否符合规定的审批手续。

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公文审核中，如需对文稿作较大修改，核稿人员应当与拟文单位协商并请其修改；修改后的文稿须由拟文单位负责人签字确认，核稿人员进行复核。

第三十二条 公文签发。应遵循以下原则：

（一）公文由公司主管领导签发。重要的或涉及面广的公文，必须由公司主要领导签发。

（二）公文不得同时分送2位以上领导阅批签发。 （三）签发公文，应当签署明确的意见，签写姓名和签发日期。

第三十三条 重发公文的办理。结合公司公文工作实际，有些公文发布后因故需要对内容等进行更改调整。为进一步提高工作效率，对更改内容不影响文件主旨的、在填写《公文撤回/重发申请表》并经批准后，采用原文号重新发文；对更改内容多，更改内容颠覆原文主旨的，按重新发文流程办理。

第三十四条 公文印制的基本要求：

（一）公文均由综合管理部负责印制。公文正式送印前，应进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范。经复核，如需对文稿进行实质性的修改，应按程序复审。

（二）公文由综合管理部编号后统一送印。发文字号编制原则：

（三）公文的印制份数根据文件的发放范围和有关规定确

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定。

（四）公文印制时，排版的清样由拟稿人负责校对。校对必须认真细致、准确无误。校对人应签署姓名。

（五）公文用印要清晰、端正，符合格式要求。 第三十五条 发送公文要认真核查。核查文件是否盖章、份数是否准确、主附件是否齐全、标题和主抄送单位、密级、发往单位名称和地址。

发出纸质公文应当在信封上准确地写明收文单位、地址、编号、密级。绝密公文应贴密封条或加盖密封章。急办的公文应在封面上注明“急”或“特急”。发往外埠的公文，须按邮电部门规定，包装牢固。

纸介质涉密公文必须通过机要交通（通信）传递。机要交通（通信）人员在传递涉密公文时，必须采取保密措施，确保公文安全。

利用计算机、传真机等传输涉密公文，必须采用加密装置，凡需要存档或报请领导人批示的传真件，应复制后再行处理，以利于长期保存。

第七章 公文管理

第三十六条 公司公文由综合管理部指定人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

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第三十七条 综合管理部要建立健全公司公文处理的有关制度。

第三十八条 上级单位的公文一般不予翻印。

密码电报不得翻印、复制。密码电报的文号、内容等不准在一般公文中引用。

第三十九条 公文被撤销，视作撤销之日起不产生效力；公文被废止，视作废止之日起不产生效力。

第四十条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合管理部负责人批准，可以销毁。

第四十一条 销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十二条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其它单位保存复制件。

第八章 公文归档和借阅

第四十三条 公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档。综合管理部要按照《航空工业文书档案管理办法》要求，认真做好文件的立卷归档工作，并应在下一年度的6月底之前，

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完成立卷归档工作。个人不得保存应当归档的公文。

第四十四条 公文借阅。公文归档后，如因工作需要借阅，可到综合管理部借阅。

第四十五条第四十六条

第九章 附 则

本规定由公司授权综合管理部负责解释。 本规定自发布之日起施行。。

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