综合服务办公室制度汇编

安阳永安黑玉煤矿综合服务办公室

管 理 制 度

为了加强本矿综合服务办公室的服务意识，理顺内部管理关系和提高工作效率，使本矿综合服务规范化、制度化，结合本矿实际情况，特制定本制度。

一、综合服务办公室职责范围

（一）在矿长的直接领导下，参与综合服务工作的研究和处理，深入基层，做信息调查，了解具体情况及时综合反映，提出建议和可行性方案，供矿长参考，认真做好矿长交办的各项工作。

（二）负责起草煤矿工作文件，报告计划和工作总结以及重要电文，审核本单位各科室起草的有关通知、请示、报告等文件，批转有关科室办理的一般性文件（包括上、下级来文）负责矿务会议记录，以及会议决定事项的处理的办理。

（三）负责各种来文的收发，传阅、催办、保存、借阅、回收、归档和保密工作。

（四）负责报刊杂志的征订、办理公函、信件、传真、及网络邮件的收发工作。

（五）保管和使用行政印章。 （六）负责外来客人的接待工作。

（七）负责行政会议的通知，文件资料准备和文件的保密工作。 （八）负责对电话、文书档案、收发文印、复印等工作的管理。 （九）负责会议室、矿级领导办公室的卫生清理。 二、综合服务办公室主任岗位责任制

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（一）在矿长领导下,负责组织、安排本室人员完成各项工作任务。

（二）负责督促，检查各环节职能部门、班组、对上级精神和本矿会议决定的贯彻执行情况。

（三）深入调查研究、掌握全矿安全生产和基本建设情况。当好矿长的参谋，总结推广先进经验。

（四）及时批办上级来文、来电、来函，并监督有关业务科室贯彻执行，审核本矿有关文件和材料。

（五）按矿领导的要求，负责召集全矿会议，组织拟定精神，做好会议记录。

（六）认真做好人民群众和广大职工的来信来访工作，督促检查重大问题的转办，催办和落实情况。

（七）负责安排督促办公室有关人员做好上级机关和外来兄弟单位来矿检查，指导工作和参观学习等人员的接待工作。

（八）负责组织本室人员经常进行政治、业务学习、做好思想政治工作，提高政治素质和业务工作能力。

（九）负责安排督促本室文秘、干事草拟本矿相关文件（包括计划、总结、请示、报告、函电等）归类、整理，并做好印发催办工作。

（十）负责全矿报刊、杂志的征订工作。安排督促收发员做好邮件收发，做到及时无误。

（十一）对矿电话、档案、文印室，实行业务领导，督促和安排业务人员围绕企业中心工作搞好服务。

（十二）负责本矿行政公章的妥善保管和正确使用。

（十三）协助矿领导搞好本单位有关涉外工作，完成领导交办的临时性事务，协调上下左右各方面关系。

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（十四）做好本单位每一个时期的人文、地理、生产、科学等诸方面的有关资料。

三、综合服务办公室成员分工 （一）综合服务办公室主任

1、全面领导办公室工作并具体主持行政事务工作。 2、召集本矿办公室每周例会，制定每周工作计划。 3、报批本矿行政费用开支申请。 4、报批本矿行政费用开支计划。

5、负责本矿防火、防盗及交通等安全管理工作。 6、管理本矿员工及住房。

7、负责对外经济合同的审核签章及本矿法律事务协调。 8、管理总经理办公室人员编制。

9、负责对外联系的工作计划的制定与实施。 （二）综合服务办公室副主任

1、在主任领导下,负责组织办公室人员完成各项工作。 2、按合同实施物资采购和小型用品采购。 3、具体安排员工餐饮、住宿。 4、管理环境卫生。

5、办理车辆的年检、年审、保险、维修并与车辆管理部门联系。 （三）综合服务办公室职员岗位职责 1、接转电话通知，及时收发邮件。 2、负责传真收发与登记。 3、负责监督打卡和汇总考勤。

4、负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。 5、收发报刊函件及整理保管报纸。

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6、负责文件、资料的打印、登记、发放、复印、装订。 7、保管、登记和按规定发放本矿办公文具与器材。 8、负责档案管理工作。

9、负责员工的考勤和工资的核算。 10、制定办公用品计划并报主任审批。 四、本制度自审核通过后颁布执行。

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安阳永安黑玉煤矿有限公司

公文处理管理办法

第一章 总 则

第一条 为使我矿的公文管理工作规范化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据安阳永安煤业投资有限公司文件《关于加强行政公文和各类文件处理工作的通知》，结合我矿实际，特制定本管理办法。

第二条 我矿公文是传达贯彻落实上级指示精神、请示答复问题、指导、布置和商洽工作、下达各项决议决定的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 综合服务办公室是我矿公文处理的管理部门，负责我矿所有上级来文、电报等，上报上级的各类请示、报告、下发各类公文、批复下级请示、报告等。综合服务办公室配备专职文秘人员，文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。

第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。各级领导要重视公文处理工作，树立良好的文风，行文必须注重效用，讲究效率和质量，按程序办事，积极推进办公自动化。

第六条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和集团公司有关规定，确保国家和企业秘密。

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第二章 公文种类

第七条 适用于我矿的公文种类主要有：决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、会议纪要等。

第三章 公文格式

第八条 公文一般由版头、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发日期等部分组成。

一、版头由发文机关全称加“文件”二字组成，用套红大字居中印在公文首页上部。

二、发文字号由发文机关代号、发文年度（使用六角括号）和发文顺序组成，标明于版头下方居中或左下方。

1、我矿上行文件编号：黑玉煤〔****〕***号（括号内为年份全称，括号后为文件编号）；下行文件编号：黑玉*〔****〕***号（括号内为年份全称，括号后为文件编号，均用阿拉伯数字，以下同）。

2、根据文件涉及业务性质和主办部门，我矿使用以下代号将文件予以分类管理：

综合类业务——办 生产经营管理业务——生 安全生产管理业务—安 机电管理业务——机

治安保卫业务——保 党务和思想政治工作业务——党 工会业务——工 团委业务——团

3、联合行文一般只标明主办机关发文字号，发文字号标明于版头的正中间。

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三、文件下发前必须经负责人签字。

四、标题 由发文机关名称（带有发文版头的可省略）、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。标题中除法律法规名称和转发文件的标题加书名号外，一般不用标点符号。批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文种类。

五、主送机关 公文的主要受理机关。主送机关的名称应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格打印。

安阳永安投资有限公司简称：永安公司

六、正文 公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关的下方。正文中结构层次序数的标示方法如下：第一层次为“一、二、三??”；第二层次为“（一）、（二）、（三）??”；第三层次为“1、2、3、??”；第四层次为“（1）、（2）、（3）??”。

七、附件 公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称（如：附件：1、******），附件后不加标点。转发文件时，被转发文件即是正件，不能称附件，正文之后不需标注附件。

八、发文机关署名 应当用全称或规范化简称，位于正文的右下方。

1、上报公文和其它对外行文，不署名，只盖发文印章。 2、联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

九、成文日期 一般是会议通过或者负责人签发日期为准，位于

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正文最后一页的右下方（右空4字）。

十、印章 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖发文机关印章，公文落款和加盖印章必须一致。印章上不压正文，下压成文日期，即印章中心线压在成文时间上。

十一、主题词 按上级机关的要求标注主题词，先标类别词，再标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，主题词一般不超过5个词组。

十二、印制版记 由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。

十三、公文从左至右横写、横排，公文用纸采用国际标准Ａ４型（２１０ｍｍ×２９７ｍｍ），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第九条 公文开头格式。我矿向永安公司行文抬头格式为：永安公司；向下行文抬头为：矿属各部室、部门；

第四章 收文办理

第十条 收文是指我矿收到上级机关、同级机关、下级或不相隶属机关的行文或请示、报告。收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办分送、传阅、承办、催办、收集、答复、归档和销毁等程序。

收文办理流程： 发文机关综合办登记填写公文处理卡综促合办办理催 签收 综写合拟办主办任意填见矿长批示意见按传领阅导公批文示 承办单位办理公文收集归档 销毁

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我矿所有外来公文、电报、信函等，除封面写明有具体收件部门（人）的封件外，凡写黑玉煤矿的封件、普通件，统一由综合服务办公室文秘人员启封、登记、分发，统一处理。

一、签收 文秘人员签收公文应认真核对所收文件与文件投递单或取文登记簿上的题目、文号相符；信函文件的收文机关、收件人是否与本部门相符；文件包装是否有破损、开封现象，重点文件应逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件要注意签收具体时间，具体到日、时。对有时间要求的会议通知或其他文件，应依据收到日期与文件要求日期确定急缓。

二、登记 登记文件应将原文字号、来文部门、文件标题或事由、附件、收文时间、编号等在《文件处理卡》和文件登记簿上逐项填写清楚。登记用笔墨应符合存档要求，登记文件标题不能删减，无标题文件应登记内容摘要，对内容概括要准确。登记编号不能出现重复、空号或跳号现象，登记书写清楚、工整。传真电文原则上应先复印，而后进行处理。

三、拟办 文秘人员将文件登记后，将填写好的公文处理卡与相应的文件用回形针别在一起交综合服务办公室主任填写拟办意见。

上级机关下发指导性质的文件、下级请示的有关紧急、重大的问题或涉及全局性问题的文件以及订报、开会、培训、学习、出国考察等文件，由矿长阅示；同一个文件中包含两个以上领导主管的业务时，

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由矿长阅示；矿长出差在外，可以在不影响工作为原则，根据实际情况提出拟办意见。

四、批办 文秘人员依据拟办意见将文件呈送领导人阅示，领导人在阅读基础上，针对文件提出的问题和要求，明确指定承办部门或承办人，以便传阅。

五、传阅 文秘人员依据领导批办意见将文件依次传阅到领导或各承办部门，传阅主要做到以下几点：

（一）分清轻重缓急：如有多份文件，应按文件的急缓和重要性进行排队，将重要的文件或急件放在最上面，并提示领导优先处理。

（二）掌握传阅范围：严格按拟办意见和领导阅示范围传阅，不能任意扩大或缩小传阅范围。

（三）文不横传：文件要通过文秘人员分别送给每个应阅人员，不能由应阅人员自行横传。

（四）认真检查处理：文秘人员应对收回的传阅文件进行检查。 1、检查阅文人是否阅过并标明了阅完时间，是否签名； 2、检查阅文人有无指示意见和对需要印发的文件有无修改意见；

3、检查传阅件有无缺损，附件是否完整；

4、检查签署拟办意见和阅办结果是否符合存档要求； 5、检查公文传阅注意时效性，遵循急件急办原则。

公文办理时限：“加急件”随到随办；“急件”一天内办理完毕或按来文要求的时限办理完毕；一般需办复的公文，应在三天内或最迟

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不超过五天内办复。对需要研究或其它原因不能及时办复的公文，也要及时以书面或口头向来文部门说明情况。

六、承办 各部门（阅办人）按照指示阅办文件，各部门（阅办人）在领取承办公文复印件时，领取人员应在公文处理卡上签名。承办部门接文后，应当抓紧时间办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。

七、催办 送领导人批示、传阅或者交有关部门办理的公文，综合服务办公室要负责催办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

八、收集 文件按拟办、阅示范围及要求，传阅完毕后，应及时收回文件处理卡及文件原文，一起存档。如果承办部门需要文件内容，可复印留存，原文应交办公室存档。文秘人员在收回文件后应在存档时间栏内登记清楚。收集存档的文件，文秘人员按上级来文、下级请示内容分类存放。

九、归档 办理完毕的文件，办公室按规定统一交档案室立卷、存档，未经领导许可，任何人不得随意查阅存档文件及文件办理结果内容。

第十一条 代表我矿外出参加会议带回的文件以及各部门直接收到的上级文件及资料，应及时送交综合服务办公室公室进行收文处理，不得私自进行处理和保存。未经综合服务办公室接收的公文在处理过程中发生误压、漏办、丢失等情况，将追究送、接公文人员的责任。

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第五章 发文办理

第十二条 发文办理一般包括：拟稿、科室核稿、审核、签发、缮印、用印、分发、立卷、归档等。红头文件的发放要严格遵守文件发放程序，其他文件可视重要程度简化程序处理，但拟稿、科室核稿、审核、签发、分发、归档不可简化。

第十三条 发文处理程序：科室（承办人）起草初稿——科室负责人审核——有关部门会签（需要会签的）——综合服务办公室核稿——分管矿领导会签——矿长签发——综合服务办公室统一编号、缮印、盖章、分发。

发文办理流程： 科室或承办人 拟稿科人室审负核责部门汇签 综合办核稿 分导管汇矿签领 矿长签发综合办统一编号、缮印、盖章综合办发放公文归档 注明此文件是新文件还是重新修订的文件，如果是重新修订的文件一定要注明发文字号、文件名、原文件是否作废等说明。

第十五条 发文办理

一、拟稿：拟搞应注意做到以下几点：

（一）符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定，符合行业、公司和我矿的实际情况。

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第十四条 各科室在签发文件时，一定要在公文签发单附件栏上

（二）情况真实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅简短。

（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应引用发文机关、标题，后引用发文文号，并加圆括号，例如：“按照《关于规范公文处理工作的通知》（永煤办字〔1998〕第173号）的要求??” （四）公文中的数字除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其它必须用阿拉伯数字外，一般用汉字标识。

（五）公文中应使用国家法定计量部门。在同一公文中，计量部门的表示要一致。

（六）用词要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并在圆括号中注明“以下简称××××”，字体规范。

（七）签发公文，应用钢笔、签字笔手写；草拟、修改公文可以批印。

（八）拟稿统一用稿纸手写或A4纸打印。

（九）起草文件的科室通过永安办公网的公文便签将定稿的电子文档发送到综合服务办公室文秘人员文档中。

二、核稿：各部门文件草稿应明确核稿人员，建立核稿责任制度。在送交领导人签发之前，由综合服务办公室文秘人员对文稿的内容、体式、文字等进行审核，对不符合要求的公文稿，有权提出具体修改意见。审核的主要任务是把好五关：

（一）行文关—确定是否需要行文，以何名义行文，凡是可以通过电话等形式解决的问题就不要发文，保持文件的严肃性。

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（二）内容关—审查文稿观点是否正确，是否符合实际，提出的办法，措施和要求是否有的放矢、明确具体、切实可行；有无观点错误、界限不满、宽严失度、难以执行；涉及其它部门或部门的问题是否已协商、会签。

（三）政策法规关—审查文稿内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与本系统、本部门已经发布，仍在执行的制度、规定有无矛盾，如属制定新的制度、规定、建议，是否经有关部门研究；按照职责权限，应由哪一级批准，是否需要废止现行有关制度、规定等。

（四）文字关—审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；用词是否准确、精练，句子是否符合语法；标点符号、数字计量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。

（五）体例格式关—审查拟定的公文标题能否概括文件内容，文种是否恰当，主送机关是否正确，抄送机关有无遗漏或存在溢抄乱送现象，机密程度和缓急程度是否适当等。

三、会签：

（一）凡涉及到其它部门业务的公文稿，主办部门应送有关部门负责人会签。

（二）在会签过程中，如意见不一致，主办部门应主动协商，仍不能取得一致意见时，应将各自的意见写明，请有关领导决定。

四、签发：签发的一般原则是

（一）所有上行公文、下发公文，都必须由矿长签发。

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（二）已签发的公文，不准随意改动。

（三）签发时，签发人应工整清楚地写上自己的姓名，不要只写姓或划圈，并应注明日期。签发时用笔墨应符合存档要求。

五、编写登记：文稿经领导人签发后，应进行发文登记和编号，登记时应首先检查签发手续是否完备，有无秘密等级，发放范围是否明确，主、附件是否齐全。对登记项目要认真填写，字迹要清晰，内容要完整，不能随意漏项或草率行事。《发文明细表》应包括以下内容：日期、编号、主送部门、标题、主办部门、主办人、签发人、主题词等。登记后将发文字号及打印份数填在文稿上，送打印室缮印。

六、缮印：缮印公文要注意以下问题：

（一）缮印公文要以签发的定稿为依据，不得有任何改动。如却有疑误之处，要与拟稿人取得联系，不可擅自改动。

（二）缮印工作要精细，做到文面整洁、美观、装订合乎要求。 （三）缮印过程要保密，不得让他人随便翻阅文稿和印制的公文。 七、用印：严格按照《黑玉煤矿印章和签名管理制度》执行，用印做到端正清晰，将印章压盖于公文落款和成文时间的年、月处，做到“骑年盖月”。

八、发文：发文实行签字取文制度，具体程序是：

（一）收发人员收到文件后要及时登记文件名称、文号等有关内容，并立即电话（或其它方式）通知取文部门，取文部门在《发文登记表》签字。

（二）取文部门接到取文通知后，应及时派人领取并在记录上签字，

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取文人应及时将文件交给本部门负责人，不得拖压和擅自处理文件，注意保密，不得随意传播文件内容。

（三）因公文分发完毕后，收发室人员应将《发文登记表》交办公室文秘人员保存。

（四）需要报寄出的公文由综合服务办公室负责办理。

九、收集：发文资料收集范围包括：文件正文、文件底稿、文件清样、文稿附件、领导批示、公文签发单、发文登记表、发文明细表等，发文资料的收集要做到齐全完整、主动及时、宁宽勿窄。

第十六条 加盖矿公章的各类上报、下发文字性材料，综合服务办公室必须留存。

第十七条 矿属各科室、各部门一般不直接对我矿的上级部门请示或报告工作。如确实需要时，其文件应经矿审查同意，并经综合服务办公室备案后再行上报。

第十八条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时报送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。

“请示”与“报告”必须严格分开，不得在“报告”中夹带请示批示或批准的事项。请求上级机关批转或者发文的事项，应当在“请示”中说明发文依据、理由、并附代拟文稿。

第十九条 与不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请示批准，或者向不相隶属的来文机关答复请示批准的事项，应当使用“函”，不得使用“请示”或者“批复”。

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六 公文管理

第二十条 归档管理按照《安阳永安黑玉煤矿有限公司档案管理办法》执行，个人不得保存应当归档的公文。

第二十一条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

第二十二条 质量体系文件管理：

一、综合服务办公室负责每年公布一次最新状况的“有效文件清单”，各部门依据此清单对照本部门正在使用的文件确定是否为有效文件。

二、各部门要明确质量体系文件管理责任人，使其具有可追溯性、责任落实到的人，建议部室负责人亲自管理此类文件。

三、作业规程类文件，由各部技术员管理。在每次新的作业规程审核完毕加盖受控章时，各部技术员到综合服务办公室加盖受控章，识别旧的作业规程是否在用并签字作出标识（如不用作出作废标识）。

第二十三条 各部室、各部门文件管理

一、各部门应妥善保管和使用文件，防止污损、丢失。文件可以用纸张、软盘、光盘、磁带等形式保管，有备份要求的应作好备份。

二、各部门要明确文件管理责任人，使其具有可追溯性、责任落实到的人，建议各部室负责人亲自管理各类文件。

三、文件使用者和保管人调离时，应做好文件的移交记录工作。 四、经新发文件明确的或经文件评审会认定的作废文件，由办公室文秘人员在矿受控文件清单上填写作废日期和作废原因。并及时通

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知使用部门和使用人，由各部门文件保管人员自行销毁。

五、作废的文件可允许销毁，销毁时，由文件起草部门作出原文件作废标识，此文件自行作废。各部门文件管理人员自行销毁。综合服务办公室文秘人员在受控文件清单上填写文件作废标识，存档备查。

六、综合服务办公室将定期或不定期检查各部门的文件管理工作，检查内容如下：

（一）矿下发各类红头文件是否保管齐全；

（二）受控文件是否按照ISO9000认证要求进行管理； （三）为检验矿上的精神是否及时传达下去，各部门必须有职工学习文件的签字记录；

4、在检查各部门的文件管理，发现文件管理不合格的部门将在早调度会进行通报并限期整改；

第七章 附则

第二十四条 本办法如有与上级有关规定不相符的，以上级有关规定为准。

第二十五条 本办法解释权归安阳永安黑玉煤矿有限公司。

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安阳永安黑玉煤矿有限公司

办公用品管理规定

为了规范永安黑玉煤矿办公用品管理，使黑玉煤矿办公用品的管理趋于完善化、合理化，特制定《安阳永安黑玉煤矿有限公司办公用品的管理规定》，请相关部室和人员严格执行。 一、办公用品的范围

1、电脑、打印机、复印机、摄像机、照相机、电视机、VCD、保险柜及消耗配件等；

2、传真机、空调、饮水机、吊扇、冷藏柜及其消耗配件等； 3、科技、管理工具书，报刊、杂志、地图、图书等； 4、沙发、茶几、地毯、窗帘、欢迎毯等；

5、桌、椅、文件柜、床、床上用品、脸盆、盆架、水桶、电话、茶杯、烟灰缸、清洁球、喷壶、痰盂、制图工具、玻璃台板、文件夹、档案盒、钟表、纸篓、台历、日历、胸牌、印刷品、印泥、计算器、灭害灵等；

6、书写用品、笔、墨、纸、笔记本、账本、橡皮、档案袋、图钉、订书机、胶水、刀片、胶带、曲别针、复写纸、铅笔刀等。 二、职责划分

1、综合服务办公室为矿办公用品管理部门； 2、综合服务办公室负责办公用品采购管理； 三、分类管理要求

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1、办公用品，由使用单位提出申请，再由综合服务办公室核实后，报经营矿长和矿长批准后方可配置，配置后，综合服务办公室建立管理台账，明确使用单位管理责任人。损坏、丢失要追究责任，并给予处罚和赔偿。 2、个人配置物品 （1）配置范围与更换年限

详见部室、区队办公人员办公用品配置标准。 （2）个人配置办公用品申请程序

个人提出申请 单位主管签字 劳资（政工）组手续齐全

综合服务办公室根据规定给予配备

（3）个人配置办公用品应在服务年限期满后给予更换，不到期者按原值的30％-50％进行赔偿，丢失的按原值赔偿，手续由综合服务办公室出具后到矿财务组交款，综合服务办公室见交款凭证后给予配置。

（4）个人配置办公用品在领用时，由领用人认真在库房检验，如属产品质量有问题，由综合服务办公室负责与供货商联系退货或进行更换。

3、大宗办公用物品管理规定

办公用品范围1、2、3、4项等有关办公物品按规定程序配置后，由使用人或负责人登记上卡片，并负责保管，如有造成损失、丢失，按原值的40％-70％进行赔偿，手续由综合服务办公室出具后，由责任人到矿财务组交款，综合服务办公室见收款凭证后，再按有关规定

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程序配置。

4、办公低值易耗品的管理规定

（1）配置范围：部室管理人员、队长、副队长、技术员、办事员、材料员、核算员。

以上各种管理人员由劳资组统一列出各部室、各区队使用办公用品人员名单、数量，报有关矿领导批准后，综合服务办公室按审批人员数量给予配置发放，办公低值易耗品每月考核费用10元/人，按规定限额发放，不预存，不结存。

（2）办公低值易耗品范围

文件夹、档案袋、印泥、笔、墨、纸、笔记本、橡皮、图钉、订书机、胶水、刀片、胶带、曲别针、复写纸、铅笔刀、电池（5#、7#）、大万能、小万能、作业规程纸、铁夹子、领料单等。 四、其他规定

1、按文件规定，属于个人配置的物品、公用办公用品、易耗品分别由综合服务办公室按规定进行审批发放，并对个人配置用品和公用物品建立管理台账，跟踪管理，做到帐、卡、物相符。综合服务办公室库房保管员在发放材料时，应根据物品价格和各部室、区队总金额进行核算发放，超发部分按原值从库房管理员当月工资中扣除。 2、综合服务办公室每月25日前，将库存报表和领料单分类整理，按财务组要求上报。

3、综合服务办公室根据库存和各单位办公需要提出办公用品采购计划，审批程序为：

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编制 经理 分管副矿长 经营分管矿长审批后，按规定程序进行采购

4、办公用品范围1、2、3、4项一般为零库存，各单位需要时，按规定程序审批后，再进行采购。

5、需要加工印刷品的单位，审批程序为：

需用单位 分管矿领导 本业务分管矿领导或经营矿长

综合服务办公室

综合服务办公室建立印刷品台账，使用单位出具领料单到综合服务办公室审批领取，私自印刷的，综合服务办公室不办理入库和结算手续，费用个人负责。

6、电器类用品在规定的保质期内发生质量问题的，有采购单位负责联系更换、维修和退货。

7、因升职、离职、调离原岗位人员，应主动及时到综合服务办公室办理个人帐卡物清退移交手续，在调离通知日起，3天内不办理清退手续的，对所配办公用品按原值进行扣交款，综合服务办公室出具手续，矿财务科进行扣款。不办理上述手续者，劳资科不得给予办理离矿手续。

8、大件办公用品（文件柜、办公桌、椅子、电话、档案盒、盆架等），在人员调离时，只转卡片、转账，不得将此类办公用品带走，否则按原值进行扣款。

五、本制度自审核通过后颁布执行。

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安阳永安黑玉煤矿有限公司

档案管理制度

为了加强我矿档案管理，有效地保护和利用档案，为我矿的经营和发展服务，进而带动我矿档案管理水平上个台阶，结合我矿实际情况，制定本管理办法。

一、归档范围

1、凡是反映我矿工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

2、我矿设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

3、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）

4、我矿制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、我矿决定等）；

5、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

6、我矿签定的各类合同； 7、我矿有效证照、证件、印章； 8、具有法律效力及保存价值的文件；

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9、员工电脑中与我矿有关的电子版资料、文件等； 10、其他有必要归档管理的资料。 二、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 三、档案管理人员职责

1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护我矿档案的完

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整与安全。

四、 档案的保管

1、我矿各类档案由综合服务办公室档案管理员集中统一保管。保持归档文件的完整、系统、准确的反映我矿各项经营管理活动的面貌，符合统一规范。

2、我矿档案管理部门应加强档案资料的收集工作，并对接收到的档案分门别类系统整理、登记和安全保管。

3、对案卷保存情况应定期检查，发现破损等情况，应立即报告领导并及时采取抢救措施。

4、档案管理人员调动工作时，严格做好移交手续。 5、严禁在档案柜内存放易燃易爆物品。

6、档案柜是重要机要柜，未经管理人员许可，其他工作人员不得擅自开柜。档案柜应随手关锁，妥善保管好档案柜钥匙，下班前要做检查。

五、档案的借阅

1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

2、我矿各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任批准。

3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带

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档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经我矿负责人批准。

5、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

6、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

7、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按我矿有关保密规定办理。

六、档案的统计

1、档案的统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠、内容齐全。

2、档案数量统计：

（一）对本我矿案卷按档案的门类分别进行数量统计； （二）对档案破损情况进行统计；

（三）按类别、保管期限做好销毁档案数量统计。 3、档案利用效果统计： 档案借阅人次、卷次统计； 七、奖励制度

我矿在每年年底对档案管理工作进行验收。验收主要从以下几个方面进行：

（一）档案管理工作的领导负责制以及专人专岗的推行落实情况；

（二）根据制定的档案管理岗位职责，对我矿的档案管理情况进

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行评定；

（三）检查我矿档案管理制度的制定情况，是否达到制度配套、齐全；

（四）我矿对档案管理中的档案工作列入对档案管理员的绩效考核内容，并给予奖励。

八、本制度自审核通过后颁布执行。

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物资供应管理制度

为健全和完善本矿的物资供应管理工作，规范物资供应管理行为，提高物资供应管理的工作效率，确保全矿工作的顺利进行，有效控制采购物资的质量、降低生产成本费用，现结合本矿实际，特制订本制度。

一、组织机构成员的职责 （一）供应负责人职责

1、负责市场信息调研工作，了解和掌握市场价格动态及行业新产品发展趋势；

2、加强计划管理，严格按生产经营消耗定额指标及基本建设项目预算为依据编制物资采购计划；

3、负责物资储备定额的制定及监控管理； 4、负责物资供应的全过程管理； 5、负责本矿范围内物资采购工作的组织； 6、负责全部进库物资的验收组织及验收；

7、随时向领导汇报，反映物资计划、供应、管理、使用情况； 8、服从本矿综合服务办公室对物资供应工作的管理及指导； 9、服从本矿生产技术部对物资计划工作的领导与指导；

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10、与相关业务单位保持密切的联系与相互合作关系。 （二）计划员岗位职责

1、深入生产一线调查研究，熟悉和掌握产品生产对物资的实际需求状况；

2、深入仓库调查了解，各类物资的动态及静态情况，为汇编计划收集第一手资料；

3、负责编制物资采购计划及报审； （三）采购人员岗位职责 1、负责按计划、按要求采购物资； 2、负责市场调研、询价、选择供应商；

3、负责向供应负责人报告采购工作前期调研情况； 4、得到许可后负责采购工作；

5、负责会同保管员及其它相关人员验收经办采购的物资。 6、负责与供应商核对范围内业务往来帐目； 7、负责向供应商索要发票； （四）保管员岗位职责

1、坚守工作岗位，端正服务态度为生产建设服务。 2、保持库内清洁卫生，将物资摆放整齐。

3、规范办公，搞好仓库标准化工作，账务处理要准确，各种手续填写完整。

4、与验收员密切配合，搞好验收与单据传递，坚持入库及时，及时反映库存动态。

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5、物资发放坚持先入先出，易损先发的原则。 6、发料单据及时记账，坚持日清月结。

7、保管员在上班后、下班前要查看库房门窗，确保企业财产不受损失。

8、保管员离岗五天以上必须经领导批准，离岗前做好交接手续后，方可离岗。

9、按时完成领导交办的其他任务。 二、物资采购的计划

（一）本矿所需的各种大型设备和材料，由本矿所需部室提出申请，计划员按申请做计划，于每月20-25日报本矿生产技术部，经本矿经营副经理审核后，报总经理批准，报本矿供应部门集中采购。

（二）本矿日常所用的所有易损材料和零配件，各使用科室，每月定时将所需材料的名称、规格型号和数量，用书面形式报综合服务办公室，然后由计划员统一汇总填写计划，严格按所报材料的名称、规格型号、数量、厂家及到货时间汇总成册，经营副经理审批后交本矿专职采购员集中采购。

三、购置原则及合格供应商选择 （一）购置原则

1、建立供应商信息库，是经矿领导班子会议研究决定，诚信有资质的单位。

2、采购员根据前几年对供应商进行综合考评，对其供应商生产能力、质量保证、付款要求，售后服务、产品特点等进行比较，并以

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报告形式上报本矿领导，经矿领导班子会议研究决定纳入供应商信息库，方可对其物资进行采购。

3、采购计划一般由总经理审批，大型的采购计划要经矿领导班子会议研究决定。

4、本矿所有员工均有权推荐优秀的供应商，经矿领导班子会议研究，总经理审批以后，方可纳入本矿材料设备信息库。

5、采购方式：标准件、低值易耗品按议定价每年直接与供货商签订合同（长期合作伙伴）；对大宗设备配件采取询价，原则上供应商不得少于三家，如有必要，可以采用多轮洽商，多次谈判等方式进行，以便降低本矿的投资成本，在此过程中采购员必须做好记录，最后上报本矿领导审批，审批以后要与供应商签订采购合同；对量小的特别材料由采购员自行采购。

6、采购人员必须坚持“五不购”和“三比一算”的原则： ⑴、没有书面提供采购计划，未经领导审批的不准采购。 ⑵、材料、设备规格不符；质量不合格，价格不合适的不购。 ⑶、无煤安标志和产品合格证的不购。 ⑷、凡考评不合格的产品不购。 ⑸、仓库中有能够代用的材料不购。

三比一算：比质量、比价格、比售后服务、算成本。 四、采购合同的管理

（一） 按照本矿要求，超过1000元以上的设备（材料）采购不得采用现金支付形式，必须签订正式的采购合同。

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（二）材料负责人编制的并经总经理审定批准的材料购置计划表是采购设备（材料）的唯一依据。

（三）消耗性材料的采购一般采用定点采购的形式进行，采购点的确定必须经过本矿主管领导确认同意，方可签定长期定点采购合同。（消耗性材料购置计划表由材料负责人汇总编制并经经营副经理审定）。

（四）合同签订必须包含以下内容：

合同签订前必须完成对供货商的资格审查工作。 1、产品的规格型号， 2、产品数量 3、产品的质量标准 4、产品价格和支付方式 5、产品供货日期

6、双方违约责任

（五）合同必须按项目和编号进行管理 编号管理原则：

XXX（采购计划人员姓名汉字拼音的第一个字母）—XXXXX（单位名称的汉语拼音的第一个字母）—001

1、合同签订后，正本必须采购人员统一归档。 2、交保管员复印件一份。

3、项目结束后，由采购人员自行整理成卷报本矿综合服务办公室存档。

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（六）供应负责人是采购合同执行人和监督人，对合同的履约负有完全的责任，负责监督执行，发现问题及时向本矿主管领导汇报，及时做好换货、退货或终止合同的工作。

五、设备材料的验收

（一）按本矿总经理批准的采购计划合同详细核实，对无计划、无合同的物资未经领导批准不能验收入库。

（二）保管员按供应随货通知单逐项验收，检查有关证件是否齐全，属于机电设备的经机电部门技术员共同验收，合格后方可入库。 （三）验收中发现差错，限期三天，由供应负责人交涉处理。 （四）坚持验收入库单一式四份，采购、保管、永安公司善应核算中心、供货商各一份。

（五）督促保管员办理入库手续，单据传递限期三天，并建立单据传递台帐。

（六）所有到货物资材料，供应和保管人员必须对照合同首先清点件数，分别采取抽样、称斤、检尺、求积、点数理论换算等方式进行数量验收，并应对规格、型号、质量等进行验收，对其性能划分应由仓库委托技术部门进行鉴定，全面验收无误后，方可入库。

六、设备材料的出入库管理 （一）入库的管理

新购材料入库必须和批准购置计划的名称、数量、规格型号、厂家相吻合，有关证件必须齐全;供应部门配合相关部室负责人验收合格后，保管员清点数量与送货单一致后方可入库，及时归类、上架、

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编码及时根据送货单或发货票（增值税专用发票）登记台帐。 （二）出库的管理

1、各部室所需用的各种材料，及时开具出库单，经部门负责人审查签字，经营副经理批准后方可出库。

2、保管员发料后，要及时登记台帐，每日必须确保帐、物一致。 3、未经领导批准，任何人不得私自外借。

4、月末保管员进行账物核对，并由保管员、部室负责人、经营副经理签字确认。

七、本制度自审核通过后颁布执行。

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早调会制度

为了及时相互了解掌控安全生产及相关工作情况，协调解决问题，安排当天和近期工作，提高工作效率，保证企业政令信息通畅；实现制度规范、科学管理，加强各级管理人员的任务目标意识，加大检查、监督、执行工作的力度；确保全矿思想、行为的统一；特制定本制度。

一、早会时间

每日07:30分准时召开。（特殊情况临时通知） 二、早会的组织和地点

由矿综合服务办公室组织各部室负责人及相关人员在会议室或矿井现场召开。

三、早会程序及内容 a) 早会程序：

开始→点名→各部室及相关人员汇报工作→矿领导总结讲评并安排工作→结束 b) 早会内容

1、由矿长助理进行点名清点出席情况，参会人员签到。 2、由生产矿长主持会议。 3、汇报、点评、部署工作：

⑴各部室及相关人员汇报前一天的工作任务完成情况及当天工作安排。

⑵矿领导按职责分工点评汇报人员的工作情况，协调解决工作中的问题，安排部署当天及近期工作，特别是安全工作。

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4、考核纪律、执行力、制度落实情况。 5、纪检组按绩效考核办法对各项工作考核。 6、贯彻学习公司、上级有关指示要求。 7、其它事项。 四、早会的记录

早会由综合服务办公室负责记录，并做好保存、传达和学习。 五、 具体要求及考核办法

（一）参会人员应于每日早会五分钟前到达会议现场，不得迟到、早退或空手参会，否则处罚50元，月内累计二次违反制度将写出深刻检讨，并给予三倍处罚，月内累计违反三次停职学习，屡教不改者，将降职，免职或撤职。

（二）有事请假，不得无故缺席，否则写出深刻检讨并给予100元处罚，累计二次停职检查，直至降职、免职或撤职。

（二）会议期间要严格遵守会场纪律，保持肃静，不得有手机铃声，不得吵闹、接打电话或随意走动。否则一次处罚50元。 （三）参会人员若因事不能出席会议的，应及时安排本部门相关人员参加，并做好会议内容的交接和安排，否则给予每次50元的经济处罚。

（四）以上要求望遵照执行。 六、本制度从下发之日起执行。

七、其它会议的违纪处罚、处分比照早调会处理。 八、本制度自审核通过后颁布执行。

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请销假管理办法

第一章 总则

第一条 为进一步规范我矿请销假管理，明确矿各项休假福利政策，明确各级请销假审批权限及审批程序，根据国家及集团公司相关政策并结合我矿实际，特制定本办法。

第二条 本办法适用于矿所有员工的休假请销假。

第二章 组织机构

第三条 成立黑玉煤矿请销假管理领导小组 组 长：高俊明

副组长：林继伦、李秋礼、解海、段少锋、张保庆

成 员：李喜林、路玉文、司更辰及各部室副职

领导小组下设请销假管理办公室，办公室设在综合服务办公室，吴旺生兼任办公室主任，倪磊任副主任，负责具体工作，办公室成员由综合部相关人员组成，具体负责矿的请销假管理工作。

第三章 假期管理

第四条 事假

员工有事必须于工作日亲自办理的，应事先写请假条请假，具体管理办法见附件一、二。

第五条 病假

员工非因公受伤或患疾病需要住院或卧床治疗时，可以请病假，具体管理办法见附件一、二。

第六条 其他假期

工伤假、婚嫁、丧假、产假及其他假期按照国家及集团公司相关规定执行，具体管理办法见附件一、二。

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第七条 假期待遇

事假、病假、工伤假、婚嫁、丧假、产假及其他假期工资待遇按照国家级集团公司相关规定执行，具体标准见附件二。

第四章 请销假程序

第八条 各类假期请假、销假、续假必须到综合服务办公室备案，具体管理办法见附件一。

第九条 员工请销假原则上必须由本人亲自办理相关手续，不准捎假、代销假；未办理请假手续先行离岗和未销假者，以旷工论处；确有急事来不及提前请假者，可电话请假或委托他人请假，事后须补办请假手续，否则视为旷工。

第十条 请假条一式两份，一份交本人所在部门负责人备案作为当月考勤依据，并于每月5号前请假条和考勤表交综合服务办公室审核存档；一份留综合服务办公室，作为考勤和核算工资核对依据。

第五章 责任管理

第十一条 各部门负责人作为员工请销假管理的责任人，要严格执行请销假管理。综合服务办公室将不定期对各单位请销假管理工作抽查，对各类带薪假期的证明材料进行调查、核实，如发现有弄虚作假者，按照《河南煤化集团员工奖惩管理条例》追究相关责任。

第十二条 本办法下发后，各单位应及时向本部门员工传达，并要求本单位员工在学习记录上签字。以后凡有新员工培训，本办法均作为公司规章制度进行培训并要求新员工签字知晓。

第十三条 本办法自下发之日起执行，解释权归矿所属。矿其它规章制度与本办法不一致的，按本办法执行。

附件一：《矿请销假审批流程图》 附件二：《矿各类假期管理表》

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附件一

矿请销假审批流程图

2天(含)以内 填写请假条 部门负责人审批 假满部门考勤员处销假 一般员工 3天-7天 填写请假条 部门负责人签字 综合服务办公室审批 假满综合服务办公室销假 8天-35天 填写请假条 部门负责人签字 综合服务办公室审批 假满综合服务办公室销假 分管领导审批 特殊情况 填写请假条 部门负责人签字 综合服务办公室审批 假满综合服务办公室销假 矿领导审批 分管领导审批 副科级及以上干部 2天（含）以上 填写请假条 矿领导签字批准 综合服务办公室备案 1天以内 打电话、发短信或当面报告 矿领导批准 假满到综合服务办公室销假领导审批

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附件二

矿各类假期管理表

类别 请假期限 出差、公派外出学习人员必须持有派差单。请假2个小时以上者，按半天事假考事假 勤；每天累计超过4小时的，按1天事假考勤。无特殊原因一次请事假不得超过7天，全年累计天数不得超过35天，否则调离岗位，进入矿内部劳务市场待岗。 病假经批准后的按带薪病假处理，未批准的按事假处理。 病假工资待遇根据员工在本单位服务的非住院情况下，如无特殊原因，病假一次病假 不同年限享受工资待遇，作如下计算：县（区）级以上医一般不得超过7天，全年累计一般不得超工作年限不满4年，发本人基本工资的院的诊断证明书过180天，休病假的时限一般不得超过诊40%；工作年限满4年，不满8年，发本或者病例证明或断证明书建议时限。 人基本工资的60%；工作年限满8年，不者住院证明 满10年，发本人基本工资的80%；工作年限满10年以上的，发本人基本工资的100%。 工伤假 根据工伤情况和医院开具的休假证明天数确定工伤假期 员工到达法定结婚年龄可享受婚假3天，晚婚（由计生单位出具证明）可享受晚婚婚假 假15天(含3天法定婚假)。 再婚的可享受法定婚假，不能享受晚婚假。 遇有父母、岳父母、公婆、配偶、子女丧丧假 亡的，可休丧假3天；遇有祖父母、外祖父母、兄妹丧亡的，可休丧假1天。 女职工产假为90天,其中产前休假15天，难产的增加产假15天；多胞胎生育的,每产假 多生育一个婴儿,增加产假15天； 夫妇双方实行晚婚生育的可享受6个月的产假，并给予其配偶1个月护理假。 其他按照国家及集团公司相关规定执行 假期 工资待遇按照本人所在岗位岗位工资相关标准执行 结婚证、准生证明和身份证等相关材料 工资待遇按照本人所在岗位岗位工资相关标准执行 相关证明材料 工资待遇按照本人所在岗位岗位工资相关标准执行 结婚证明、计生单位开具的晚婚证明 按照国家及集团公司相关规定执行 工伤鉴定证明、工伤事故登记表 除出差、公派外出学习按正常考勤发工资外，事假期间不发放工资 派差单等证明材料 休假期间工资待遇 相关证明材料 按照国家及集团公司相关规定执行 相关证明材料 40

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