需求规格说明书 - v1.0.0.26

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物资管理系统

需求规格说明书

编制：审核：批准：

日期： 2012-04-18 版本： V1.0.0.00

福建XXX软件有限公司

二零壹二年四月

修订

下表汇总了[项目名称]的需求规格说明书的修订历史，注明了历次修订的原因，以及修订后的版本。版本 1.0.0.01 更新内容初始版本

修改人审阅批准《物资管理系统》

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第1章引言 ............................................................................................................................ 1 1.1 编写目的 ........................................................................................................................ 1 1.2 背景 ............................................................................................................................... 1 1.3 术语 ............................................................................................................................... 1 1.4 参考资料 ........................................................................................................................ 2 第2章任务概述 ..................................................................................................................... 3 2.1 目标 ............................................................................................................................... 3 2.1.1 XXX管理信息系统开发意图...................................................................................... 3 2.1.2 XXX管理信息系统目标............................................................................................. 3 2.1.3 XXX管理信息系统作用范围...................................................................................... 3 2.1.4 XXX管理信息系统与其它软件关系 ........................................................................... 4 2.2 用户的特点 .................................................................................................................... 4 2.2.1 操作人员 ................................................................................................................. 4 2.2.2 维护人员 ................................................................................................................. 4 2.2.3 软件使用频度 .......................................................................................................... 4 2.3 假定和约束 .................................................................................................................... 4 第3章系统要求与规定........................................................................................................... 5 3.1 系统业务说明 ................................................................................................................. 5 3.2 性能要求 ........................................................................................................................ 5 3.2.1 软件基本要求 .......................................................................................................... 5 3.2.2 精度及数据合法性约束 ............................................................................................ 5 3.2.3 时间特性要求和并发性要求 ..................................................................................... 5 3.2.4 标准设置的灵活性 ................................................................................................... 6 3.2.5 数据管理能力要求 ................................................................................................... 6 3.2.6 故障处理能力要求 ................................................................................................... 6 3.2.7 数据安全与保密要求 ............................................................................................... 6 3.2.8 对数据统计的要求 ................................................................................................... 6 3.2.9 对数据的表现形式要求 ............................................................................................ 7 3.3 功能要求 ........................................................................................................................ 7 第4章运行环境 ..................................................................................................................... 8 4.1 运行设备 ........................................................................................................................ 8

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4.2 支持软件 ........................................................................................................................ 8 4.3 外部接口 ........................................................................................................................ 9 4.3.1 指纹接口 ................................................................................................................. 9 4.3.2 电信接口 ................................................................................................................. 9 4.3.3 移动接口 ................................................................................................................. 9 4.3.4 银行接口 ................................................................................................................. 9 4.3.5 税务接口 ............................................................................................................... 10 第5章需求描述 ....................................................................................................................11 5.1 系统说明 .......................................................................................................................11 5.1.1 业务管理软件 .........................................................................................................11 5.1.2 外部接口 ............................................................................................................... 12 5.2 业务对照表 .................................................................................................................. 12 5.3 汽贸进销存 YW-JXC .................................................................................................... 13 5.3.1 汽车采购订货合同YW-JXC-01 .............................................................................. 14 5.3.2 汽车入库业务YW-JXC-02 ..................................................................................... 15 5.3.3 汽车出库业务YW-JXC-03 ..................................................................................... 17 5.4 汽贸汽服财务 YW-CW ................................................................................................. 19 5.4.1 汽贸财务 YW-CW-QM .......................................................................................... 19 5.4.2 销售发票 YW-CW-XF ........................................................................................... 28 5.5 管理内容 YW-GL ......................................................................................................... 31 5.5.1 考勤管理 YW-GL-KQ ........................................................................................... 31 5.5.2 汽贸服务 YW-GL-FWXNB .................................................................................... 35 5.5.3 汽车销售服务合作合同 YW-GL-HZHT .................................................................. 37

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第1章引言

1.1 编写目的

此需求规格说明书编制目的是通过它来全面了解整个系统的软件功能和性能方面的要求，同时在系统软件功能和性能方面和用户形成一致的理解和确认，为后续软件的设计和开发提供一个双方都认同的框架基础。

1.2 背景

? ? ? ?

软件名称：物资管理系统项目任务提出者：XXX集团公司

项目任务用户：XXX集团公司（总公司及其下属机构（子公司、托管公司））计算机网络：

校园局域网络和Internet，以及与电信网络、移动网络、邮政网络等的接口。

1.3 术语

1．效能

效就是时限，效率；能就是质量的好坏，通过效能来决定个人的工作能力和工作报酬并从中衡量公司的工作效率和人力安排并把员工的人工管理纳入规范计算机量化管理；

2．查询项目

业务、财务名目或单元单位至最小不可区分的名目、单元、单位。

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1.4 参考资料

1. 《1.基于WEB的航班查询和订票系统软件需求说明书》 2. 《需求规格说明书_v1.0.0.26》

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第2章任务概述

2.1 目标

2.1.1 物资管理系统开发意图

通过物资管理系统的使用将集团总部及其下属公司的物资的采购、审核、入库以及人员管理内容用计算机来管理，提高公司工作人员的工作效率，提升公司的管理水平和核心竞争力，实现不见面服务。

2.1.2 物资管理系统目标

短期目标

? ?

实现集团物资和人员的计算机管理；提升集团的管理水平和人员的工作效率；

最终目标

? ? ?

实现网络管理处理模式；

为集团提供更高效，实现跨地域的远程服务；提升集团核心竞争力；

2.1.3 物资管理系统作用范围

物资管理系统的使用对象是集团总部以及下属分公司。

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2.1.4 物资管理系统与其它软件关系

物资管理系统是一个独立的软件，除了与电信网络、邮政网络以及移动网络之间的接口之外，其它内容全部自含。

2.2 用户的特点

2.2.1 操作人员

开发人员计算机操作水平已经能满足管理物资系统平台的建设并由此产生符合软件系统操作所要求的适应性和可操作性。

2.2.2 维护人员

维护人员较为熟悉集团业务流程，能够配合承担软件开发的厂商提供最直接的业务和技术支持，能够独立维护系统出现的一些简单的问题。

2.2.3 软件使用频度

物资管理系统由于是涉及集团核心业务的物资入库管理系统，因此使用频度将较为频繁，特别是物资的入库和审核过程将非常频繁的发生。

2.3 假定和约束

开发时间：1个月；

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第3章系统要求与规定

3.1 系统业务说明

物资管理系统从功能上可以分为物资入库管理和人员管理两部分。物资入库管理包括物资信息的存储、物资入库的审核、物资入库的审批。人员管理包括采购人员信息管理和物资供应商信息管理等。

3.2 性能要求

3.2.1 软件基本要求

体现集团的物资管理理念，融入集团管理原则，严格落实集团管理措施、规章制度。

3.2.2 精度及数据合法性约束

由于物资入库的所有业务依赖计算机管理，所以，由此产生的业务数据、财务数据必须准确。由于涉及大量的录入工作，所以对于数据的合法性以及准确性的要求必须进行限制，保证合法的数据才可以进入数据库并尽可能的防止张冠李戴，建议录入工作必须有复核性检测。

3.2.3 时间特性要求和并发性要求

员工的效能考核依赖于员工的操作时间和效率，因此要求具体业务操作响应时间以及业务处理的更新时间小于10秒。

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物资入库处理有可能并发进行操作，对于电脑的流水号、入库物资批号必须表内唯一，确保数据一致性。

3.2.4 标准设置的灵活性

物资入库系统要求软件系统能方便地设置以便适应企、区、子、点、托的运行。：

3.2.5 数据管理能力要求

本系统要适应于集团本部及分公司的物资入库系统，要求采用数据集中的方式，各地的数据储存进行透明处理。要求集团能够查询各处物资的管理情况明细。

3.2.6 故障处理能力要求

要求系统具备故障处理能力，在系统出现软硬件故障的时候能够对系统在最短的时间内恢复正常，保证物资入库继续开展。要求系统能够具备对数据进行备份的能力。

3.2.7 数据安全与保密要求

重要的数据必须加密，如密码等。要求系统具备操作人员分级审查和授权的功能，对每个岗位进行角色授权以便隔离不同业务部门的操作权限，达到分部门业务操作分离的目的。

对于员工和密切客户（车主、驾驶员）必须提供指纹身份认证。

3.2.8 对数据统计的要求

要求能够实现业务数据与业务数据可统计、量化、排列、塔化的要求，以便领导决策统计需要。

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3.2.9 对数据的表现形式要求

业务、财务必须分别建立企、子公司七账、报表、效能账。

3.3 功能要求

一、要求提供业务数据自动结转财务凭证的功能；二、要求提供业务、财务数据的相关七账二表：

1) 序时账

2) 明细账（不可分划的单位） 3) 总账

4) 量化账（指总、名、弃、应、已、未各的属时序时账） 5) 排列账（含序历账，一对一、一对多、多对一） 6) 塔化账（升序、降序）

7) 效能账（业务按件计时效、计质量与奖酬挂勾）

8) 统计表（含图形的功能：直方图、面积图、绝对数分析法、对比、趋势分析法等） 9) 量化表

三、汽贸进销存功能要求：

1) 采购订单要电脑进行录入审核打印； 2) 采购订单的交接排列账；

3) 提供变更车辆厂型的功能（车辆合格证的变更）；

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第4章运行环境

4.1 运行设备

目前公司网络系统已经建成，电信光纤已经铺设到公司机房，公司已经具有8个固定IP地址可以与外部进行通讯，与下属的分公司可以通过CISCO 2600路由器进行，或者通过Internet互联。

公司局域网采用3Com100兆交换机，所有的连接节点已经具备桌面100兆的交换能力。公司服务器系统采用浪潮双服务器集群磁盘陈列的方式运行。

4.2 支持软件

服务器操作系统：Microsoft Windows 2000 Advanced Server；客户端：操作系统：Windows 98’2000’XP；系统前台开发工具：Borland Delphi 7.0；系统后台数据库系统：数据库系统： Oralce 10g；

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4.3 外部接口

4.3.1 指纹接口

指纹接口提供考勤系统和业务系统的指纹初始化与指纹认证，实现指纹与员工的一一对应。

4.3.2 电信接口

电信接口是由电信提供固定IP，实现公司内部网络与外部Internet的接口。另外通过电信接口实现呼叫中心与客户的连接。

4.3.3 移动接口

? 车辆定位接口

车辆定位接口实现定位车辆当前的位置；公司可以通过司机的移动电话查询司机对应车辆所在的省市区域。 ? 短信通知接口

短信通知接口实现由公司业务系统发送短信到移动电话，将信息提供给车户或公司内部员工。

? 短信查询接口

短信查询接口实现由公司员工发送短信到移动查询效能工资等信息。

4.3.4 银行接口

手工对账接口

手工对账接口提供可让财务人员直接通过操作界面将银行交易账目录入电脑，与实际业务账目对账。

银行存款通知接口

银行存款通知接口实现车户直接将银存入银行或通过转账办理业务。 ?

收费窗口实时扣款接口

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收费窗口实时扣款接口实现车户公司收费窗口通过收费终端刷卡机刷卡，刷卡后通过接口与银行进行交易，交易成功后办理业务。

网上实时扣款接口

网上实时扣款是实现车户直接通过Internet服务办理业务，车户要办理业务可登录公司网站，车户可在网站交易窗口中登记办理业务详细信息，同时要输入银行账户与密码，通过接口实现与银行交易，并办理业务。

实时对账接口

实时对账是考虑到数据的安全性问题，确保银行与公司交易的账目一一对应；对账时有对总账与明细账，由公司通过接口发送对账请求给银行（有日期限制），银行将交易信息返回给公司进行对账。

4.3.5 税务接口

实时报税接口实现与税务机关联网，通过接口进行实时车辆报税业务。

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第5章需求描述

5.1 系统说明

XXX管理信息系统由业务管理软件、财务管理软件、业务财务接口软件、外部接口四个部分组成；

5.1.1 业务管理软件

XXX业务管理软件由汽贸进销存、档案管理、模板定制、考勤管理、客户管理（CRM）、效能管理、报表中心、公司网站、系统管理这十四个模块组成。

? ? ? ? ?

汽贸进销存模块主要实现车辆采购、入库销售和库存管理等功能；

档案管理模块主要实现各种业务档案的管理，包括档案的录入、定位和检索等等功能；模板定制模块主要实现系统各种合同、单证模板的设置和调整功能。考勤管理模块主要实现公司员工考勤管理以及员工考勤结果与效能的结合；

客户管理（CRM）模块主要实现客户资料、公司相关营销政策的管理，提供客户情况分

析报表为公司决策提供数据基础； ?

报表中心模块主要实现系统各种报表的查询和统计功能，分为业务账目报表和相关信息

报表两大类； ?

公司网站模块主要实现XXX物流网的框架设计、物流信息管理以及一些基本的功能，为

客户提供相关信息的检索，为公司领导层提供数据支持； ?

系统管理模块主要实现整个系统后台功能，包括基础资料管理、人员管理、用户管理、

标准管理、参数设置和接口设置这几个部分的功能；业务管理软件结构如下图所示：

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5.1.2 外部接口

外部接口是指XXX管理系统和外部机构或者外部设备的接口；主要包括银行接口、电信接口、移动接口、税务接口和指纹接口这五个部分；

外部接口银行接口电信接口移动接口税务接口指纹接口

5.2 业务对照表

汽贸业务、财务性质编号 1 进销存 2 3 4 5 6 1 2 3 4 汽贸财务 6 7 8 9 10 11

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业务名称对应目前业务汽车采购订货合同汽车供货交接单汽车入库验收单汽车出库单供车方去款凭证供车方结算凭证销售凭证汽车采购订货合同YW-JXC-01 汽车入库业务YW-JXC-02 汽车入库业务YW-JXC-02 汽车出库业务YW-JXC-03 供车方去款凭证 YW-CW-QM-01 供车方结算凭证 YW-CW-QM-02 销售凭证 YW-CW-QM-03 汽贸分期付款合同和付款汽贸分期付款合同和付款单YW-CW-QM-04 单汽贸分期付款（汽贸收款汽贸收款单YW-CW-QM-05 单）定金收、付销售费用管理费用财务费用 5 收定金 YW-CW-QM-06 付定金 YW-CW-QM-07 销售费用 YW-CW-QM-088 管理费用 YW-CW-QM-099 财务费用 YW-CW-QM- 《物资管理系统》

12 1 冲正 2 3 批减挂账 1 2 1 2 1 销售发票归档 2 3 1 进销存凭证财务凭证汽贸分期收款汽贸分期收款领购使用核销以上凭证

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错误！未找到引用源。错误！未找到引用源。错误！未找到引用源。PJ 错误！未找到引用源。PJ 销售发票领购 YW-CW-XF-01 销售发票使用 YW-CW-XF-02 销售发票核销 YW-CW-XF-03 错误！未找到引用源。

5.3 汽贸进销存 YW-JXC

汽贸进销存，主要管理汽车贸易（采购、销售等过程）过程所发生的全部业务。包括采购订货合同签订、车辆验收入库、车辆出库这几个业务。汽贸业务总体流程描述如下： 1. 根据车户购车请求或领导要求，汽贸部与厂商签订汽车采购订货合同； 2. 厂商将车辆送到公司时，提交汽车供货交接单；

3. 仓库根据汽车供货交接单进行验收，产生汽车入库验收单，车辆入库（仓库）； 4. 汽贸人员根据汽车入库验收单填写汽车入库单，车辆入库（系统）； 5. 汽贸部执行某些认证业务时，车辆自动出库（系统）；

6. 车户根据机动车销售统一发票提车联到仓库提车，车辆出库（仓库）；

汽贸进销存总体流程厂商仓库汽车入库业务BD-XXXX汽车采购订货合同BD-XXXX汽车供货交接单汽贸部BD-XXXX汽车入库验收单BD-XXXX汽车入库单车户BD-XXXX汽车出库单

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5.3.1 汽车采购订货合同YW-JXC-01

? 业务ID：YW-JXC-01

? 业务名称：汽车采购订货合同 ? 业务说明：

汽贸人员根据公司董事会的指令或者车户购买车辆的请求，和厂商签定汽车采购订货合同； ? 前置条件

? 无；

? 涉及标准和表单：

? BD①：〖汽贸服务效能表：BD-XXXX〗 ? BD②：〖采购订单：BD-XXXX〗（输入） ? 参与者：

? 认证人员 ? 涉及部门：

? 认证部门 ? 业务处理：

1、判断业务来源：

1）领导购车要求：整理领导购车内容； 2）车户购车：〖汽贸服务效能表：BD-XXXX〗；

2、汽贸主管根据领导要求和〖汽贸服务效能表：BD-XXXX〗填写由供车方提供的〖汽

采购订单：BD-XXXX〗； 3、报请领导审批；

4、领导在〖采购订单：BD-XXXX〗上签字、盖公司章；

5、〖采购订单：BD-XXXX〗→〖流程：LC-GG-01录入审核公共流程1〗； 6、〖采购订单：BD-XXXX〗》传真到供车单位； 7、业务结束； ? 流程图：

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LC-YW-JXC-01 汽车采购订货合同开始：领导要求开始：车户购车领导购车要求内容BD－XXXX《汽贸服务效能表》BD①汽贸主管根据领导要求和BD-XXXX《汽贸服务效能表》填写由供车方提供的BD-XXXX《采购订单》BD②报请领导审批BD－XXXX《采购订单》LC-GG-01录入、审核公共流程1BD②领导在BD-XXXX《采购订单》上签字、盖公司章BD②将BD-XXXX《采购订单》传真到供车单位BD②结束

5.3.2 汽车入库业务YW-JXC-02

? 业务ID：YW-JXC-02 ? 业务名称：汽车入库业务 ? 业务说明：

厂商根据汽车采购订货合同，将车辆送到公司仓库，仓管人员根据厂商提供的〖汽车供货交接单：BD-XXXX〗进行验收，并填写〖汽车入库验收单：BD-XXXX〗，将〖汽车供货交接单：BD-XXXX〗、〖汽车入库验收单：BD-XXXX〗和〖增值税专用发票：BD-XXXX〗（或〖周转票：BD-XXXX〗）交给汽贸部，由汽贸部进行入库登记（生成〖汽车入库单：BD-XXXX〗）和做账； ? 前置条件

? 无

? 涉及标准和表单：

? BD①：〖汽车供货交接单：BD-XXXX〗（输入） ? BD②：〖汽车入库验收单：BD-XXXX〗（输入）

? BD③

〖车辆合格证：BD-XXXX〗

? 〖机动车注册技术参数表：BD-XXXX〗 ? BD④：

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〖增值税专用发票：BD-XXXX〗（输入）

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〖周转票：BD-XXXX〗

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? 参与者：

? 认证人员、仓管员 ? 涉及部门：

? 认证部门、仓库 ? 业务处理：

1、供车方将车辆送到公司仓库；

2、仓管根据〖汽车供货交接单：BD-XXXX〗进行验收； 3、验收完成后填写〖汽车入库验收单：BD-XXXX〗；

4、仓管整理档案给汽贸部：〖机动车注册技术参数表：BD-XXXX〗、〖车辆合格证：

BD-XXXX〗、《临时牌》、《说明书》、《保修卡》、〖汽车供货交接单：BD-XXXX〗、〖汽车入库验收单：BD-XXXX〗等等； 5、认证人员根据车辆相关单证增加货物信息

6、〖汽车供货交接单：BD-XXXX〗→〖流程：LC-GG-01录入审核公共流程1〗； 7、〖汽车入库验收单：BD-XXXX〗→〖流程：LC-GG-01录入审核公共流程1〗； 8、系统保存增加车辆库存信息；

9、判断当前厂商有没有过来〖增值税专用发票：BD-XXXX〗；

1）有：〖增值税专用发票：BD-XXXX〗→〖流程：LC-GG-01录入审核公共流程

1〗；

2）没有：〖周转票：BD-XXXX〗→〖流程：LC-GG-01录入审核公共流程1〗； 10、业务结束； ? 流程图：

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LC-YW-JXC-02 车辆入库业务流程开始BD－XXXX《汽车供货交接单》供车方将车辆送到公司仓库BD①LC-GG-01录入、审核公共流程1仓管根据BD－XXXX《汽车供货交接单》进行验收BD①验收完成后填写BD－XXXX《汽车入库验收单》BD②仓管整理档案给汽贸部：BD－XXXX《机动车注册技术参数表》《合格证》《临时牌》BD③《说明书》《保修卡》《汽车供货交接单》《汽车入库验收单》等等BD-XXXX《汽车入库验收单》BD②LC-GG-01录入、审核公共流程1系统保存库存信息是BD-XXXX《增值税专用发票》或BD-XXXX《周转票》BD④LC-GG-01录入、审核公共流程1根据车辆相关单证增加货物信息结束

5.3.3 汽车出库业务YW-JXC-03

? 业务ID：YW-JXC-03 ? 业务名称：汽车出库业务 ? 业务说明：

车户到公司购买车辆，在汽贸部办理完认证业务后，车户凭《机动车销售统一发票》提车联到仓库提车，仓库办理出库手续，汽贸人员对汽车出库进行登记，产生〖出库单：BD-XXXX〗；

如果车辆质量出现问题或者其它原因导致公司要将车辆退回给厂商的时也要执行汽车出库业务； ? 前置条件

? 公司有从税务部门领取的〖出库单：BD-XXXX〗； ? 涉及标准和表单：

? BD①：〖出库单：BD-XXXX〗 ? 参与者：

? 汽贸人员、仓管员； ? 涉及部门：

? 汽贸部； ? 业务处理：

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1、判断业务来源：

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1）认证业务：系统自动产生出库记录；

2）其他业务：〖出库单：BD-XXXX〗→〖流程：LC-GG-01录入审核公共流程1〗； 2、系统账面库存减少； 3、打印〖出库单：BD-XXXX〗 4、车辆出库，实际库存减少； 5、判断是否车辆销售出库：

1）是：业务继续； 2）否：业务结束；

6、汽贸部门将〖机动车销售统一发票：BD-XXXX〗交给车户； 7、车户凭〖机动车销售统一发票：BD-XXXX〗到仓库提车； 8、业务结束； ? 流程图：

LC-YW-JXC-03 车辆出库业务流程开始：认证业务开始：其他业务系统自动产生出库记录BD-XXXX《出库单》LC-GG-01BD①录入、审核公共流程1系统账面库存减少BD-XXXX《销售出库单》BD①汽贸部门将〖机动车销售统一发票：BD-XXXX〗交给车户BD②是车辆出库，实际库存减少车户凭〖机动车销售统一发票：BD-XXXX〗到仓库提车BD②销售出库？否结束

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5.4 汽贸汽服财务 YW-CW

5.4.1 汽贸财务 YW-CW-QM

5.4.1.1 供车方去款凭证 YW-CW-QM-01

? 业务ID：YW-CW-QM-01 ? 业务名称：供车方去款凭证 ? 业务说明：

供车方去款凭证是在XXX公司和厂商签定采购订货合同时向厂商提供银行承兑汇票时所产生的凭证，厂商以收到的银行承兑汇票作为XXX公司向厂商提供的去款凭证； ? 管理要求

要求提供对银行承兑汇票的管理来实现业务和财务双重体现，包括承兑汇票录入和承兑汇票到期两个方面。承兑汇票录入业务实现承兑汇票的录入以及财务凭证的生成；承兑汇票到期业务实现承兑汇票的到期管理以及财务凭证的生成。 ? 前置条件：

? 公司和厂商签定采购订货合同； ? 涉及标准和表单：

? 〖银行承兑汇票（副本）：BD-XXXX〗（输出） ? 〖银行承兑汇票（正本）：BD-XXXX〗（输入） ? ? ? ?

〖中国农业银行现金交款凭证：BD-XXXX〗（输入）〖中国银行进账单：BD-XXXX〗（输入）〖中国农业银行收款凭证：BD-XXXX〗（输入）〖中国农业银行特种转账借方传票：BD-XXXX〗（输入）

? 〖中国农业银行特种转账贷方传票：BD-XXXX〗（输入）

? 记账凭证：

1．〖PZ：承兑汇票凭证〗借：预付账款贷：应付票据 2．〖PZ：保证金凭证〗用银行存款支付

借：银行存款 — 保证金户贷：银行存款 — 基本账户

用现金支付借：银行存款 — 保证金户

贷：现金

3．〖PZ：手续费凭证〗借：财务费用 — 手续费

财务费用 — 工本费贷：银行存款（或现金）

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4．〖PZ：保证金归还凭证〗借：银行存款 — 基本账户贷：银行存款 — 保证金户 5．〖PZ：承兑汇票结算凭证〗借：应付票据贷：银行存款 ? 参与者：

? 出纳、财务； ? 涉及部门：

? 收款部、财务部； ? 业务处理：

1、业务部门提出用款申请； 2、公司领导授权审批；

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3、财务人员根据用款审批单办理向银行申请银行承兑汇票有关手续；（打印银行承兑汇

票申请书）

4、财务人员拿着〖银行承兑汇票（副本）：BD-XXXX〗、银行承兑汇票申请书和公司

公章到银行办理银行承兑汇票业务；

5、财务人员和银行签定办理承兑汇票业务协议，缴纳保证金和手续费； 6、银行开具〖银行承兑汇票（正本）：BD-XXXX〗；

7、财务人员将〖银行承兑汇票（正本）：BD-XXXX〗复印存档，将〖银行承兑汇票（正

本）：BD-XXXX〗邮寄给厂商；

8、判断是以现金还是银行存款缴纳保证金和手续费；

1）现金缴纳：〖中国农业银行现金交款凭证：BD-XXXX〗→〖流程：LC-GG-01

录入审核公共流程1〗；（缴纳保证金） 2）银行存款缴纳：〖中国银行进账单：BD-XXXX〗→〖流程：LC-GG-01录入审

核公共流程1〗；（缴纳保证金）

9、〖中国农业银行收款凭证：BD-XXXX〗→〖流程：LC-GG-01录入审核公共流程1〗；（缴纳手续费和工本费） 10、〖银行承兑汇票（正本）：BD-XXXX〗→〖流程：LC-GG-01录入审核公共流程1〗； 11、承兑汇票到期后，银行通知公司去交还承兑款项（或公司自行去办理）；

12、〖中国农业银行特种转账贷方传票：BD-XXXX〗→〖流程：LC-GG-01录入审核

公共流程1〗；

13、〖中国农业银行特种转账借方传票：BD-XXXX〗→〖流程：LC-GG-01录入审核

公共流程1〗； 14、业务结束；

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5.4.1.2 供车方结算凭证 YW-CW-QM-02

? 业务ID：YW-CW-QM-02 ? 业务名称：供车方结算凭证 ? 业务说明：

? 供车方结算凭证是指公司和厂商之间进行业务结算时产生的凭证。厂商每隔一段时

间就会将已经发货的车辆的增值税专用发票邮寄到公司，公司财务人员根据增值税专用发票进行记账。

? 如果XXX公司向供车方购车，车辆过来的时候增值税发票并没有过来，而只是过来周转票（单上没有确定金额），这个时候也要做记账凭证，等到增值税发票过来之后将上述记账凭证进行冲红，再做一张新的凭证。 ? 立账之前车辆出现问题：

? ?

配件缺少：要求厂商补齐配件，问题车辆不验收；质量差：

1．要求厂商补发车辆过来； 2．要求厂商重新开《增值票》

? 立账之后车辆出现问题导致要退货：

? 去税务部门开冲红证明，将凭证冲红； ? 管理要求：

? 要求提供周转票和增值税发票的管理，通过对周转票和增值税发票的管理实现财务业务同时体现与厂商的结算情况。 ? 前置条件：

? 无； ? 涉及标准和表单：

? 〖周转票：BD-XXXX〗； ? 〖增值税票：BD-XXXX〗

? 〖车辆验收入库单：BD-XXXX〗 ? 记账凭证：

1．〖PZ：结算凭证〗借：库存商品应交税金贷：预付账款

? 参与者：

? 财务人员、汽贸人员； ? 涉及部门：

? 财务部、汽贸部； ? 业务处理：

1、厂商将车辆送到公司（驾驶员随身带〖周转票：BD-XXXX〗或〖增值税票：

BD-XXXX〗）； 2、仓库人员填写〖车辆验收入库单：BD-XXXX〗，验收入库后，将〖车辆验收入库单：

BD-XXXX〗和〖周转票：BD-XXXX〗（或〖增值税票：BD-XXXX〗）提交给财务人员；

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3、判断当前厂商提供的是〖周转票：BD-XXXX〗还是〖增值税票：BD-XXXX〗；

1）〖周转票：BD-XXXX〗：〖周转票：BD-XXXX〗→〖流程：LC-GG-01录入审

核公共流程1〗； 2）〖增值税票：BD-XXXX〗：

A、〖增值税票：BD-XXXX〗→〖流程：LC-GG-01录入审核公共流程1〗； B、冲正原来的由〖周转票：BD-XXXX〗产生的原始凭证（〖PZ：结算凭证〗）

和业务记录；

4、系统生成财务凭证（〖PZ：结算凭证〗）； 5、业务结束；

5.4.1.3 销售凭证 YW-CW-QM-03

? 业务ID：YW-CW-QM-03 ? 业务名称：销售凭证 ? 业务说明：

销售凭证是指财务做的关于车辆销售的凭证。它是财务人员根据总出纳提供的〖汽贸分期付款合同：BD-XXXX〗、〖汽贸分期付款补充协议：BD-XXXX〗、〖机动车销售统一发票：BD-XXXX〗来记账的。 ? 管理要求：

要求提供车辆销售确认模块来实现财务与业务同时体现车辆销售情况。车辆销售确认之后自动产生记账凭证（销售凭证）。 ? 前置条件：

? 车户从公司购买车辆。 ? 涉及标准和表单：

? 〖汽贸分期付款合同：BD-XXXX〗 ? 〖汽贸分期付款补充协议：BD-XXXX〗 ? 〖机动车销售统一发票：BD-XXXX〗 ? 记账凭证

1．〖PZ：汽车销售凭证〗

1) 没有贷款情况借：银行存款（现金）

贷：主营业务收入应交税金 2) 有贷款情况

借：银行存款（现金）应收账款贷：主营业务收入应交税金

2．〖PZ：保证金凭证〗（一次性收取）

借：银行存款（现金）

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贷：其他应付款

? 参与者：

? 总出纳、财务人员； ? 涉及部门：

? 收款部、财务部； ? 业务处理：

1、车户向公司购买车辆；

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2、车户汇款到公司或者直接缴纳现金给出纳（首期款）； 3、现金出纳（银行出纳）和总出纳之间进行结算；

4、总出纳每隔一段时间将〖汽贸分期付款合同：BD-XXXX〗、〖汽贸分期付款补充协

议：BD-XXXX〗、〖机动车销售统一发票：BD-XXXX〗整理交给财务人员； 5、财务人员对〖汽贸分期付款合同：BD-XXXX〗、〖汽贸分期付款补充协议：

BD-XXXX〗、〖机动车销售统一发票：BD-XXXX〗进行确认，产生财务凭证； 6、业务结束；

5.4.1.4 汽贸分期付款合同和付款单YW-CW-QM-04

? 业务ID：YW-CW-QM-04

? 业务名称：汽贸分期付款合同和付款单 ? 业务说明：

主办出纳根据公司和车户签订的《汽贸分期付款合同》提出付款申请，经过财务和公司领导审批之后，正式付款； ? 管理要求：

? 无 ? 前置条件： ? 无；

? 涉及标准和表单：

? 〖付款单：BD-XXXX〗（输入） ? 记账凭证：

1．〖PZ：付款凭证〗借：应收账款贷：银行存款（现金） ? 参与者：

? 出纳、总出纳、财务人员； ? 涉及部门：

? 收款部、财务部； ? 业务处理：

1、汽贸部将《汽贸分期付款合同》提交给主办出纳； 2、主办出纳审核《汽贸分期付款合同》；

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3、主办出纳根据《汽贸分期付款合同》提出付款申请（生成付款单）； 4、财务人员（或公司领导）审批； 5、主办出纳付款给相关单位（或个人）；

6、月底主办出纳将《付款单》汇总提交给财务人员； 7、财务人员审核《付款单》，系统自动生成财务记账凭证； 8、业务结束；

5.4.1.5 汽贸收款单YW-CW-QM-05

? 业务ID：YW-CW-QM-05 ? 业务名称：汽贸收款单 ? 业务说明：

车户缴纳分期款，收款部打印〖收款单：BD-XXXX〗，将〖收款单：BD-XXXX〗和分期款交到总出纳处，总出纳每隔一段时间将〖收款单：BD-XXXX〗提交到财务人员处记账； ? 管理要求：

? 要求提供收款单的确认功能，以便从业务这边生成财务凭证； ? 前置条件： ? 无；

? 涉及标准和表单：

? 〖收款单：BD-XXXX〗（输入） ? 记账凭证：

2．〖PZ：分期款凭证〗借：银行存款（现金）贷：应收账款 3．〖PZ：保证金凭证〗借：银行存款（现金）贷：其他应付款 ? 参与者：

? 出纳、总出纳、财务人员； ? 涉及部门：

? 收款部、财务部； ? 业务处理：

1、车户缴纳分期款，系统产生〖收款单：BD-XXXX〗； 2、出纳将〖收款单：BD-XXXX〗交给总出纳进行结算；

3、总出纳在月底之前将本月发生的〖收款单：BD-XXXX〗给财务人员；

4、财务人员对〖收款单：BD-XXXX〗进行审核确认，分门别类进行归集汇总，自动产

生财务凭证； 5、业务结束；

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5.4.1.6 收定金 YW-CW-QM-06

? 业务ID：YW-CW-QM-06 ? 业务名称：收定金 ? 业务说明：

? 车户向公司购买车辆时，由于公司库房没有车户所要的车型而向厂商临时采购时车

户要向公司支付定金，等车户正式买车时再将定金归还给车户； ? 管理要求：

? 要求提供收定金业务来实现财务业务两方面体现定金收付情况； ? 前置条件：

? 车户提出要从公司购买车辆，且公司库房中没有车户所要的车型； ? 涉及标准和表单：

? 〖定金收款单：BD-XXXX〗（输出） ? 记账凭证：

1．〖PZ：收定金凭证〗借：银行存款（现金）贷：其他应付款 ? 参与者：

? 业务人员、出纳、财务人员； ? 涉及部门：

? 汽贸部、收款部、财务部； ? 业务处理：

1、车户向公司提出购买车辆；

2、车户到现金出纳处缴纳定金或直接汇款到公司户头； 3、出纳和总出纳之间进行结算；

4、总出纳在月底之前将本月发生的〖定金收款单：BD-XXXX〗给财务人员； 5、财务人员对〖定金收款单：BD-XXXX〗进行确认产生财务凭证； 6、业务结束；

5.4.1.7 付定金 YW-CW-QM-07

? 业务ID：YW-CW-QM-07 ? 业务名称：付定金 ? 业务说明：

? 车户正式来公司买车时公司将车辆原来缴纳的定金返回给车户； ? 管理要求：

? 要求提供付定金业务来实现财务业务两方面体现定金收付情况； ? 前置条件：

? 车户原来缴纳过定金； ? 涉及标准和表单：

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? 〖定金付款单：BD-XXXX〗（输出） ? 记账凭证：

1．〖PZ：付定金凭证〗借：其他应付款贷：银行存款（现金） ? 参与者：

? 业务人员、出纳、财务人员； ? 涉及部门：

? 汽贸部、收款部、财务部； ? 业务处理：

1、车户向公司购买车辆；

2、出纳将已收的定金还给车户，出具〖定金付款单：BD-XXXX〗； 3、出纳和总出纳之间进行结算；

4、总出纳在月底之前将本月发生的〖定金付款单：BD-XXXX〗给财务人员； 5、财务人员根据〖定金付款单：BD-XXXX〗进行记账； 6、业务结束；

5.4.1.8 销售费用 YW-CW-QM-08

? 业务ID：YW-CW-QM-08 ? 业务名称：销售费用 ? 业务说明：

? 对汽贸业务所产生的销售费用进行报销而产生的凭证； ? 前置条件：

? 业务人员拿相关发票来报销； ? 涉及标准和表单：

? 《发票：BD-XXXX》 ? 参与者：

? 业务人员、总出纳、财务人员； ? 记账凭证：

1．〖PZ：销售费用凭证〗借：销售费用贷：银行存款（现金） ? 涉及部门：

? 汽贸部、收款部、财务部； ? 业务处理：销售费用

1、业务人员拿《发票：BD-XXXX》到总出纳处报销； 2、总出纳和业务人员结算清楚款项；

3、总出纳月底前将《发票：BD-XXXX》拿到财务人员处；

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4、财务人员对《发票：BD-XXXX》进行审核，分门别类进行归集汇总，系统自动生成

记账凭证； 5、业务结束；

5.4.1.9 管理费用 YW-CW-QM-09

? 业务ID：YW-CW-QM-09 ? 业务名称：管理费用

? 业务说明：

? 对汽贸业务所产生的管理费用进行报销而产生的凭证； ? 前置条件：

? 业务人员拿相关发票来报销； ? 涉及标准和表单： ? 《发票：BD-XXXX》 ? 记账凭证：

1．〖PZ：管理费用凭证〗借：管理费用贷：银行存款（现金） ? 参与者：

? 业务人员、总出纳、财务人员； ? 涉及部门：

? 汽贸部、收款部、财务部； ? 业务处理：

? 同业务处理：销售费用；

5.4.1.10 财务费用 YW-CW-QM-10

? 业务ID：YW-CW-QM-10 ? 业务名称：财务费用 ? 业务说明：

? 对汽贸业务所产生的财务费用进行报销而产生的凭证； ? 前置条件：

? 业务人员拿相关发票来报销； ? 涉及标准和表单： ? 《发票：BD-XXXX》 ? 记账凭证：

1．〖PZ：财务费用凭证〗借：财务费用贷：银行存款（现金）

2．〖PZ：财务费用凭证〗用利息冲减财务费用借：银行存款（现金）贷：财务费用 ? 参与者：

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? 业务人员、总出纳、财务人员； ? 涉及部门：

? 汽贸部、收款部、财务部； ? 业务处理：

? 同业务处理：销售费用；

5.4.2 销售发票 YW-CW-XF

销售发票主要是指涉及销售发票管理的业务。包括销售发票领购业务、销售发票使用业务、销售发票核销业务。

YW-CW-XF 销售发票发业务示意图YW-CW-XF 销售发票发业务示意图YW-CW-XF销售业务YW-CW-XF-01销售发票领购业务YW-CW-XF-02销售发票使用业务YW-CW-XF-03销售发票核销业务

5.4.2.1 销售发票领购 YW-CW-XF-01

? 业务ID：YW-CW-XF-01 ? 业务名称：销售发票领购 ? 业务说明：

? 提供销售发票的购买和领用登记； ? 前置条件

? 无；

? 涉及标准和表单：

? 〖机动车销售统一发票：BD-XXXX〗 ? 参与者：

? 财务人员、汽贸人员； ? 涉及部门：

? 财务部、汽贸部； ? 业务处理：

销售发票领购业务包含两个部分：

? 财务人员到税务部门购买销售发票；

? 汽贸人员到财务人员处领用销售发票；

购买销售发票：

1．财务人员带发票领购证到税务部门购买〖机动车销售统一发票：BD-XXXX〗； 2．财务人员记录发票购买信息（日期、本数、起止号码、购票人员）；

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领用销售发票：

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1．认证人员到财务人员处领取〖机动车销售统一发票：BD-XXXX〗； 2．认证人员记录发票领用信息（日期、本数、起止号码、领用人员）；

? 流程图：

LC-YW-CW-XF-01 销售发票领购流程LC-YW-CW-XF-01 销售发票领购流程销售发票购买（财务部）销售发票领用（汽贸部）开始开始财务人员带《发票购领证》到税务部门领取《机动车销售统一发票》汽贸人员到财务部门领取《机动车销售统一发票》BD①财务人员记录发票购买信息BD①认证人员记录发票领用信息结束结束

5.4.2.2 销售发票使用 YW-CW-XF-02

? 业务ID：YW-CW-XF-02 ? 业务名称：销售发票使用 ? 业务说明：

? 汽贸人员开具销售发票给车户； ? 前置条件

? 无

? 涉及标准和表单：

? 〖机动车销售统一发票：BD-XXXX〗（输入）； ? 参与者： ? 汽贸人员； ? 涉及部门：

? 汽贸部； ? 业务处理：

1．车户到公司购车；

2．〖机动车销售统一发票：BD-XXXX〗→〖流程：LC-GG-01录入审核公共流程1〗； 3．打印或手工填写〖机动车销售统一发票：BD-XXXX〗；

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? 流程图：

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LC-YW-CW-XF-02 销售发票使用流程LC-YW-CW-XF-02 销售发票使用流程开始车户到公司购车，认证人员开BD-XXXX《机动车销售统一发票》BD①BD①BD-XXXX《机动车销售统一发票》LC-GG-01录入、审核公共流程1结束

5.4.2.3 销售发票核销 YW-CW-XF-03

? 业务ID：YW-CW-XF-03 ? 业务名称：销售发票核销

? 业务说明：

? 财务人员到税务部门核销销售发票； ? 前置条件：

? 无；

? 涉及标准和表单：

? BD①：〖机动车销售统一发票：BD-XXXX〗；

? BD②：〖查验发票使用情况明细帐：BD-XXXX〗（输出）； ? 参与者：

? 财务人员； ? 涉及部门：

? 财务部； ? 业务处理：

1、销售发票使用完毕或销售发票到期，认证人员将〖机动车销售统一发票：BD-XXXX〗

发票本，提交给财务人员； 2、汽贸人员登记销售发票归还信息（日期、本数、起止号码、归还人员）； 3、打印〖查验发票使用情况明细帐：BD-XXXX〗；

4、财务人员带《发票购领证》、〖机动车销售统一发票：BD-XXXX〗发票本、〖查验发

票使用情况明细帐：BD-XXXX〗到税务部门办理销售发票核销； 5、财务人员领回核销完毕的〖机动车销售统一发票：BD-XXXX〗发票本；

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6、财务人员登记销售发票核销信息（日期、本数、起止号码、核销人员）； 7、将凭证装订成册，进行归档保管； 8、业务结束； ? 流程图：

LC-YW-CW-XF-03 销售发票核销流程LC-YW-CW-XF-03 销售发票核销流程开始发票使用完毕或发票到期，认证人员将BD-XXXX《机动车销售统一发票》发票本，提交给财务人员BD①认证人员登记销售发票归还信息财务人员带《发票购领证》、BD-XXXX《机动车销售统一发票》发票本、BD-XXXX《查验发票使用情况明细帐》到税务部门办理核销领回BD-XXXX《机动车销售统一发票》发票本（已核销）打印BD-XXXX《查验发票使用情况明细帐》BD②财务人员记录销售输发票核销信息结束

5.5 管理内容 YW-GL

5.5.1 考勤管理 YW-GL-KQ

考勤管理主要提供XXX公司员工考勤的记录、跟踪和汇总统计。考勤管理由以下几个部分组成：考勤参数设置、员工请假公差记录、员工基本工资设置、考勤数据下载、考勤数据上传、员工考勤查询与汇总。考勤管理结构如下图所示：

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考勤管理结构图考勤参数设置员工加班记录员工请假公差记录考勤管理员工考勤员工基本工资设置员工考勤查询汇总

5.5.1.1 考勤参数设置

考勤参数设置要求提供考勤相关参数（考勤制度）的设置；

目前公司基本考勤制度如下：

1．上午8；00上班、12；00下班；下午14；00上班、18；00下班； 2．员工一个月内有三天假期；

3．在这三天假期内出勤，每多出勤一天按照每天加30元计算； 4．请假超过三天，超出的每天按照60元扣减； 5．旷工每天扣减80元；

6．迟到早退每分钟扣除基本工资的0.1%，不封顶；

5.5.1.2 员工请假公差记录

员工请假公差记录要求提供员工请假（病、事、亲假等等）、出公差以及其他异常情况（忘记考勤的调整等等）的维护（增加、修改和删除）；

5.5.1.3 员工加班记录

要求提供员工加班信息的维护（增加、修改和删除）；

5.5.1.4 员工基本工资设置

员工基本工资设置要求提供员工基本工资信息的维护（增加、修改），为考勤效能提供基础数据；

5.5.1.5 员工考勤

要求提供员工每天上下班时的考勤功能；员工通过在指纹考勤机上按指纹，系统通过指纹考勤机自动获取员工考勤信息（员工工号、日期、考勤时间）；

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5.5.1.6 员工考勤查询汇总

员工考勤查询汇总要求提供公司考勤明细和汇总报表；

考勤明细要求提供每个员工在某一段时间范围之内的考勤明细记录的查询，提供〖福建XXX集团公司员工考勤明细表：BD-XXXX〗（输出）；

考勤汇总要求提供某段时间范围之内的员工考勤信息的汇总统计，提供提供〖福建XXX集团公司员工考勤汇总表：BD-XXXX〗（输出）；

5.5.1.7 岗位业务一览表 5.5.1.7.1 岗位列表

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 岗位财务操作员出纳打单复核开票首接外勤养勤业务员邮递员主办出纳计算机考核方式无时间、质量无时间、质量无无时间、质量质量、时间质量、时间质量、时间质量、时间无所属效能业务技能操作效能业务技能操作效能后督业务技能操作效能交办效能交办效能交办效能交办效能业务技能

5.5.1.7.2 业务岗位对照表

序号业务分类业务名称涉及操作车户认证业务表录入 1 汽贸认证业务车户认证业务表审核车户认证业务表复核合同录入 11 汽贸汽车采购订货合同合同审核车辆交接单录入 12 汽贸汽车入库业务车辆交接单审核入库验收单录入操作员操作员操作员操作员岗位操作员操作员复核操作员

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入库验收单审核入库单录入入库单审核车辆建档出库单录入需求规格说明书

操作员操作员操作员操作员操作员操作员财务操作员操作员财务操作员操作员财务打单出纳打单出纳打单主办出纳操作员操作员复核操作员操作员主办出纳财务开票打单出纳 13 汽贸汽车出库业务出库单审核财务办理承兑汇票 14 汽贸供车方去款凭证承兑汇票录入承兑汇票审核财务办理结算 15 汽贸供车方结算凭证增值税票录入增值税票审核 16 汽贸销售凭证财务录入凭证收费打单 17 汽贸汽贸收款单收款收费打单 18 汽贸收定金收款付费打单 19 汽贸付定金付款发票录入 20 汽贸销售/管理/财务费用发票审核发票复核付款录入付款审核 21 汽贸销售发票付款领购发票开票收费打单 22 汽服收代收费收款

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5.5.1.7.3 岗位业务对照表

序号岗位业务分类业务名称汽贸汽贸汽贸汽贸汽贸汽贸汽贸汽贸汽贸操作员汽贸汽贸汽贸汽贸汽贸汽贸汽贸汽贸汽贸汽贸汽贸 5 复核汽服汽贸汽服 6 7 8 开票首接出纳汽贸汽服汽贸汽贸汽车采购订货合同汽车采购订货合同汽车入库业务汽车入库业务汽车入库业务汽车入库业务汽车入库业务汽车入库业务汽车入库业务汽车出库业务汽车出库业务供车方去款凭证供车方去款凭证供车方结算凭证供车方结算凭证销售/管理/财务费用销售/管理/财务费用销售发票销售发票认证业务认证业务销售/管理/财务费用付管理/财务费用销售发票运输发票付定金销售发票涉及操作合同录入合同审核车辆交接单录入车辆交接单审核入库验收单录入入库验收单审核入库单录入入库单审核车辆建档出库单录入出库单审核承兑汇票录入承兑汇票审核增值税票录入增值税票审核发票录入发票审核付款录入付款审核车户认证业务表复核车户认证业务表复核发票复核发票复核开票首接付款付款

5.5.2 汽贸服务 YW-GL-FWXNB

汽贸服务是指车户在购买车辆之前与本公司汽贸部发生的业务洽谈过程以及车户业务认证过程的记录。业务洽谈过程产生〖汽贸服务效能表：BD-XXXX〗；

目前汽贸部主要设置有五个岗位：首接岗、采购岗、回复岗、业务岗和财务岗。 ? 其中首接岗负责接待要购买车的客户，包括客户来函、来电、来人进行询问；

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? 采购岗负责问询客户所要购买的车型的价格，主要向全国2~3家一级经销商进行询价，

向回复岗反馈；

? 回复岗再向另外2~3家一级经销商进行询价，最终确定车辆价格，向客户回复,如果客

户对价格不认同，则回复岗再向一级经销商询价，确认车辆价格，再向客户回复，直到客户对价格没有异议为止；

? 业务岗在客户确定要购买车辆后负责向经销商签定采购合同，进行车辆的采购和验收； ? 财务岗则收取客户缴纳的定金，进行登记，等到车辆由经销商送上门之后则通知客户前

来进行车户认证业务（或者预先和客户确定），认证业务完成后客户就可以将车辆领走了。