文件和档案管理制度（安全标准化）

安全生产文件和档案管理制度

1.目的

根据《中华人民共和国档案管理办法》的有关规定，为加强和完善江西省交通工程集公司（以下简称“公司”）的档案管理工作，保障档案的完整、准确、系统、安全，充分发挥档案的作用，加强公司安全文件和档案的统一归口管理，更好地为公司职业安全健康体系的监督审核、安全生产许可证的审验及日常安全生产管理工作的改进、更新、查阅、事故调查处理等诸多问题提供依据，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司、各项目部与安全生产有关文件和档案的管理。 3.引用标准

3.1《中华人民共和国安全生产法》 3.2《中华人民共和国档案法》 3.3《安全生产事故档案管理办法》 3.4《建设工程文件归档规范》 4.管理职责

4.1 安全文件和档案主要内容

（1）国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。

（2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。 （3）本单位安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。

（4）安全生产工作计划、总结、报告等。

（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。 （6）供应商、承包商相关材料。

（7）安全设施、特种设备检测、校验报告、运行记录等。 （8）职业健康安全评价报告。 4.2归口部门管理职责

（1）公司档案室负责安全往来文件的发布、存档工作。

（2）机务安全部负责安全技术、安全操作规程的编制、修订、存档工作，主持项目竣工资料的编制、交付工作。

（3）工程管理部负责设备、设施、材料的管理制度和临时用电方案的编制、修订、存档工作，负责特种设备和特种作业人员的验收、管理。

（4）机务安全部负责安全管理制度的编制、修订、存档及日常安全管理形成的基础资料的整理、存档工作；负责各类安全文件和档案的收集、汇总、归档、移交工作。

4.3安全文件和档案管理人员岗位职责

（1）对公司各部门和所属各单位的立卷工作进行指导、接收、整理、保管和统计，对文件材料的修改、补充进行指导和检查。

（2）编制多种检索工具并提出编研资料，积极开展档案的利用工作，为企业安全管理、生产建设和科学研究服务。

（3）会同有关部门对已超过保管期限的档案进行鉴定。

（4）参加有关部门组织召开的生产技术会议，有计划地参加工程竣工验收，参加科研成果评审、鉴定，参加仪器设备开箱的文件材料的验收工作。 （5） 根据上级档案管理部门的有关规定，向上级档案管理部门移交所需进馆的档案。

（6）有计划地参加有关档案管理培训，努力提高档案管理人员的思想政

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治水平和业务素质。

5.内容及要求

5.1安全文件和档案的整理

5.1.1公司安全文件和档案管理人员应根据有关规定将不同类别的资料

按期限、承建道路的等级归类整理、标注、编号存档。

5.1.2项目安全文件和档案管理人员应根据路面、路基、桥梁、隧道等施

工面，安全侧重点和资料管理分类的要求，将安全文件和档案分类装订存放，以利管理和移交存档。

5.1.3凡从财务部门收集的安全投入复印凭证连同伤亡事故报表一并整

理，编号存档。

5.2 安全文件和档案的接收

5.2.1安全文件和档案实行统一管理，服务于各项目安全生产工作。 5.2.2公司的一切安全文件和档案均由归口部门统一监管、审核，任何人

不得以任何借口拒绝进行移交。

5.2.3完工项目的安全文件和档案必须由该项目安全部负责人整理，并在

一个月内交公司安全部审核移交档案室。

5.2.4安全文件和档案交接必须建立清单，材料齐全，由交接双方签字移

交。

5.3 立卷

（1）立卷原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用；

（2）立卷方法：运用文件的主要特征进行立卷，多数案卷以问题为主立卷，案卷也可结合使用多个特征，使卷内文件联系更加紧密，以便于查找和利用，同时还应注意区分不同价值分别组卷；

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（3）文书档案应分门别类，区分不同保管期限，按年代、按组织机构进行排列；

（4）文件和密电按照其内容统一立卷；

（5）文书档案案卷卷皮、卷内文件目录、卷内备考表采用《交通文件材料立卷归档办法》所规定的式样；

（6）文书档案案卷内容排列顺序为案卷封面~卷内文件目录~文件材料~备考表~封底；

（7）卷内文件排列一般要求是：正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；方针政策性文件在前，业务性文件在后；转发件在前，被转发件在后；上级机关文件在前，公司文件在后；案件结论、决定性文件在前，依据性材料在后；重要法规性文件、历次修改稿依次排列在定稿之后。一个作者，一个问题的案卷，按时间先后排列；一个作者，几个问题的案卷，按问题重要程度，结合时间排列；几个作者，几个问题的案卷，先按问题集中，然后按重要程度，结合作者、时间排列；会议文件，按文件的形成次序或重要程度排列；

（8）归档文件定稿，要求文书处理部门手续必须完备，原稿上应有公司领导人签发，盖有公司印章，年、月、日清楚。复印文件一般不作为档案保存，复印文件加盖原印章后，可具有档案凭证作用，电传文件应复印后归档； （9）组卷后要填写“案卷分类目录”、“案卷保管目录”。

5.4安全文件和档案的保管

5.4.1存放的安全文件和档案必须标志明显，排放整齐，方便查找利用。 5.4.2 安全文件和档案在项目完工后存放年限按档案资料管理有关规定

执行，超过存档期的资料，需销毁的必须上报公司领导和公司安全生产管理部们批准，必要时做好销毁记录。

5.4.3 安全文件和档案的借阅必须做好登记，防止重要资料的缺损、丢失，

一经发现及时予以修补，保证资料的完整性。

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5.4.4 各施工项目部在施工期间，对安全和技术档案进行保管，竣工之后将相应的资料转到公司进行保管。

5.5安全档案资料的利用

5.5.1 积极了解各项目安全生产工作的实际需要，主动提供与项目施工相

关的安全文件和档案。

5.4.2根据工程施工的需要，组织安全生产管理人员研究、讨论、改进安

全生产管理工作。

5.5.3工程施工安全管理中有利于推广的安全管理资料报公司安全生产

和设备动力部审核后在全公司推广使用。

5.5.4各级安全管理人员要积极探索安全生产管理经验，搜集总结有利用

价值的安全文件和档案，为工程生产不断充实新的内容。

5.6安全档案资料管理的奖罚

5.6.1对符合下列规定之一者，应当给予奖励。

（1）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩者； （2）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩者； （3）对档案学研究做出重要贡献者；

（4）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出者。

5.6.2对有下列行为之一者应视情节轻重给予处分。

（1）损坏、丢失或者擅自销毁对国家和社会具有保存价值档案或者应当保密的档案；

（2） 将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有者 ； （3） 擅自提供、抄录、公布属于国家所有的档案，以及应当保密的档案

的；

（4） 涂改、伪造档案的；

（5）因玩忽职守，造成档案损失者。

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